Undangan resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasi untuk mengundang tamu ke suatu kegiatan atau acara resmi. Namun, terkadang kita kesulitan dalam membuat surat undangan resmi. Oleh karena itu, kami akan memberikan beberapa contoh surat undangan resmi organisasi yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Anda juga dapat mengedit contoh surat tersebut sesuai kebutuhan Anda.
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Seminar
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan hormat,
Kami dari Panitia Seminar Nasional “Kreativitas Pemuda Indonesia” yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal : 12-13 Oktober 2021
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Gedung Serba Guna Jakarta
Tema : Meningkatkan Kreativitas Pemuda Indonesia
Adalah suatu kehormatan bagi kami untuk mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara yang kami selenggarakan.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Panitia Seminar Nasional “Kreativitas Pemuda Indonesia”
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Rapat
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara-saudara
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara-saudara untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Tanggal : 25 Oktober 2021
Waktu : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Kantor Pusat
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara-saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Rapat Koordinasi
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Pelatihan
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan hormat,
Kami dari Panitia Pelatihan Teknik Presentasi yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal : 2 November 2021
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Hotel Grand Central Jakarta
Materi : Teknik Presentasi yang Efektif
Adalah suatu kehormatan bagi kami untuk mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara yang kami selenggarakan.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Panitia Pelatihan Teknik Presentasi
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Acara Hari Besar
Yang terhormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-76, kami dari Panitia Merah Putih mengundang Bapak/Ibu/Saudara-saudara untuk menghadiri acara yang akan dilaksanakan pada:
Tanggal : 17 Agustus 2021
Waktu : 08.00 WIB – selesai
Tempat : Lapangan Merdeka Jakarta
Acara yang kami selenggarakan antara lain:
– Pawai Merah Putih
– Upacara Bendera
– Lomba Senam Kreasi Merdeka
– Lomba Mewarnai untuk Anak-anak
– Lomba Masak Nasi Goreng Merdeka
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara-saudara untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara kami, serta memeriahkan acara tersebut.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Merah Putih
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Launching Produk
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara-saudara
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC mengundang Bapak/Ibu/Saudara-saudara untuk menghadiri acara launching produk terbaru kami yang akan dilaksanakan pada:
Tanggal : 10 September 2021
Waktu : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Hotel XYZ Jakarta
Acara yang kami selenggarakan antara lain:
– Presentasi Produk Baru
– Demo Produk Baru
– Talkshow dengan Pakar Industri
– Doorprize dan Diskon Khusus
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara-saudara untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara kami, serta memeriahkan acara tersebut.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Konferensi Pers
Kepada Yth.
Para Pewarta,
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang saudara untuk menghadiri konferensi pers yang akan diselenggarakan oleh pihak kami pada:
Tanggal : 3 Oktober 2021
Waktu : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Konferensi Hotel Grand Central Jakarta
Adapun topik yang akan kami bahas antara lain:
– Peluncuran Produk Terbaru
– Strategi Pemasaran Produk
Kami mengharapkan kehadiran saudara dalam acara tersebut.
Atas perhatian dan kehadiran saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Konferensi Pers
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Graduation
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan hormat,
Kami dari Fakultas Teknik Universitas Terbuka mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara wisuda yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal : 15 November 2021
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Gedung Serbaguna Jakarta
Adalah suatu kehormatan bagi kami untuk mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dan memberikan doa restu kepada putra/putri kami yang akan diwisuda pada acara tersebut.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Panitia Wisuda Fakultas Teknik Universitas Terbuka
Tips Membuat Surat Undangan Resmi Organisasi
Berikut beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam membuat surat undangan resmi organisasi:
- Gunakan bahasa yang sopan dan jelas
- Sertakan informasi yang lengkap, seperti tanggal, waktu, dan tempat acara
- Sertakan tema atau topik acara
- Jangan lupa menyebutkan tujuan dari acara yang diadakan
- Sertakan kontak person yang dapat dihubungi jika terdapat pertanyaan atau keperluan lainnya
- Periksa kembali surat undangan sebelum dikirimkan untuk memastikan tidak terdapat kesalahan penulisan atau informasi yang kurang jelas
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa saja yang perlu disertakan dalam surat undangan resmi organisasi?
Beberapa hal yang perlu disertakan dalam surat undangan resmi organisasi antara lain tanggal, waktu, dan tempat acara, tema atau topik acara, tujuan dari acara yang diadakan, dan kontak person yang dapat dihubungi. Selain itu, pastikan juga penggunaan bahasa yang sopan dan jelas.
2. Bagaimana cara menyebutkan waktu pada surat undangan resmi organisasi?
Sebaiknya waktu pada surat undangan resmi organisasi disebutkan dengan format 24 jam, misalnya 09.00 WIB, 14.00 WIB, atau 19.30 WIB. Hal ini bertujuan agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dan diingat dengan mudah.
3. Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan pada surat undangan yang sudah terkirim?
Jika terdapat kesalahan pada surat undangan yang sudah terkirim, segera lakukan perbaikan dengan memberitahu pihak yang bersangkutan mengenai kesalahan tersebut. Jangan menunggu terlalu lama karena hal ini dapat mengganggu persiapan acara yang sudah dilakukan sebelumnya.
4. Apakah surat undangan resmi organisasi harus dicetak atau dapat dikirimkan secara elektronik?
Surat undangan resmi organisasi dapat dicetak atau dikirimkan secara elektronik, tergantung pada kebutuhan dan kesepakatan antara pihak penyelenggara dengan tamu yang diundang. Namun, sebaiknya jika jumlah undangan yang banyak, sebaiknya dilakukan pengiriman secara elektronik untuk menghemat biaya.
5. Apa yang harus dilakukan jika tamu yang diundang tidak dapat hadir?
Jika tamu yang diundang tidak dapat hadir, segera beritahu pihak penyelenggara mengenai hal tersebut agar dapat merencanakan kembali jumlah tamu yang akan diundang. Selain itu, juga jangan lupa memberikan ucapan terima kasih atas perhatiannya.
6. Berapa lama sebaiknya waktu penyampaian surat undangan resmi organisasi sebelum acara dilaksanakan?
Sebaiknya surat undangan resmi organisasi disampaikan minimal 2 minggu sebelum acara dilaksanakan. Hal ini bertujuan agar tamu yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan memastikan bahwa waktu yang sudah disediakan benar-benar dapat dipergunakan untuk menghadiri acara tersebut.
Kesimpulan
Dari beberapa contoh surat undangan resmi organisasi yang sudah disediakan, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat surat undangan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Jangan lupa untuk selalu menyampaikan informasi yang lengkap dan jelas, serta mengedepankan keramahan dan sopan santun dalam bahasa yang digunakan.