Jika Anda merupakan anggota atau pengurus UKM, mungkin sudah familiar dengan contoh surat UKM. Surat UKM adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal organisasi UKM. Berikut ini adalah beberapa contoh surat UKM yang dapat Anda gunakan dan modifikasi sesuai kebutuhan.
Contoh Surat UKM – Permohonan Sponsorship
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari UKM ABC Universitas XYZ mengadakan acara Seminar Mahasiswa pada tanggal 20 Oktober 2021. Kami mengundang PT XYZ untuk menjadi sponsor dalam acara tersebut.
Acara ini akan dihadiri oleh lebih dari 100 mahasiswa dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi mereka. Sponsorship yang diberikan akan kami informasikan secara terbuka dan jelas pada materi acara.
Kami berharap PT XYZ dapat memberikan respon positif atas permohonan sponsorship ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
UKM ABC Universitas XYZ
Contoh Surat UKM – Undangan Meeting
Kepada Yth.
Seluruh Anggota UKM ABC Universitas XYZ
Dengan hormat,
Bersama ini kami undang seluruh anggota UKM ABC untuk menghadiri meeting rutin bulanan yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 25 Oktober 2021
Waktu : 15.00 – 17.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat UKM ABC
Agenda meeting meliputi :
- Pembahasan kegiatan UKM selama bulan lalu
- Perencanaan kegiatan UKM selama bulan ini
- Laporan keuangan UKM
- Lain-lain
Harap seluruh anggota dapat hadir tepat waktu dan membawa catatan serta ide-ide terkait agenda meeting. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Pengurus UKM ABC Universitas XYZ
Contoh Surat UKM – Penutupan Kegiatan
Kepada Yth.
Seluruh Anggota UKM ABC Universitas XYZ
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa kegiatan UKM ABC “Bakti Sosial Peduli Lingkungan” yang dilaksanakan pada tanggal 10 Oktober 2021 telah selesai.
Kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh anggota yang telah berpartisipasi dan memberikan kontribusi dalam kegiatan tersebut. Semoga kegiatan ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat dan lingkungan sekitar.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Pengurus UKM ABC Universitas XYZ
Tips untuk Menulis Surat UKM
Jika Anda ingin menulis surat UKM yang efektif dan profesional, berikut ini adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti:
- Tentukan tujuan surat dengan jelas.
- Gunakan bahasa yang sesuai dengan konteks dan penerima surat.
- Susun surat dengan format yang jelas dan terstruktur (pembukaan, isi, penutup).
- Periksa kembali tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sebelum mengirimkan surat.
- Jangan lupa mencantumkan informasi kontak yang dapat dihubungi jika diperlukan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Surat UKM
Apa itu surat UKM?
Surat UKM adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal organisasi UKM.
Bagaimana cara menulis surat UKM yang baik?
Cara menulis surat UKM yang baik adalah dengan menentukan tujuan surat dengan jelas, menggunakan bahasa yang sesuai dengan konteks dan penerima surat, serta menyusun surat dengan format yang jelas dan terstruktur (pembukaan, isi, penutup).
Kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan surat UKM?
Waktu yang tepat untuk mengirimkan surat UKM tergantung pada keperluan dan tujuan surat. Pastikan surat dikirimkan dalam waktu yang memungkinkan dan sesuai dengan jadwal kegiatan UKM.
Apakah harus mencantumkan kop surat pada surat UKM?
Tidak selalu harus mencantumkan kop surat pada surat UKM, namun jika diperlukan atau sesuai dengan kebijakan organisasi, maka kop surat dapat ditambahkan.
Apakah surat UKM harus ditandatangani oleh pimpinan UKM?
Surat UKM dapat ditandatangani oleh pengurus UKM atau sesuai dengan kebijakan organisasi. Namun, pastikan yang menandatangani surat memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sesuai.
Bagaimana cara mengetahui apakah surat UKM sudah diterima oleh penerima surat?
Anda dapat melakukan tindak lanjut dengan menghubungi penerima surat melalui kontak yang tertera pada surat atau dengan meminta konfirmasi dari penerima surat.
Kesimpulan
Dalam sebuah organisasi UKM, surat UKM merupakan hal penting untuk menyampaikan informasi, undangan, atau permohonan. Dengan mengikuti tips dan contoh surat UKM di atas, diharapkan Anda dapat menulis surat UKM yang efektif dan profesional.