Surat swakelola adalah surat yang ditulis oleh organisasi atau lembaga untuk menghubungi pihak lainnya tanpa harus melalui perantara atau perwakilan. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan resmi seperti permohonan, pengajuan, atau pemberitahuan. Berikut ini adalah beberapa contoh surat swakelola yang dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Contoh Surat Swakelola 1: Permohonan Izin Acara
Salam hormat,
Kami dari Lembaga Pendidikan XYZ bermaksud untuk mengadakan acara tahunan untuk siswa dan masyarakat sekitar pada tanggal 1 Agustus 2021. Kami ingin memohon izin kepada Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan untuk menggunakan lapangan olahraga SMA ABC sebagai tempat acara tersebut.
Acara ini bertujuan untuk memperkenalkan sekolah kami kepada masyarakat dan memberikan kesempatan bagi siswa untuk menunjukkan bakat dan kreativitas mereka. Kami juga akan menyediakan stand informasi bagi siswa yang ingin mendaftar di sekolah kami.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Lembaga Pendidikan XYZ
Contoh Surat Swakelola 2: Pengajuan Proposal Proyek
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT. ABC
Dengan hormat,
Kami dari Lembaga Pengembangan Komunitas XYZ mengajukan proposal proyek pengembangan ekonomi masyarakat di wilayah Kabupaten XYZ. Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat melalui pelatihan dan pendampingan usaha kecil.
Kami telah melakukan survei kebutuhan dan memperoleh dukungan dari pemerintah setempat. Kami juga telah menjalin kerja sama dengan mitra lokal untuk memastikan keberhasilan proyek ini.
Kami memohon dukungan dan kerjasama PT. ABC untuk menjadi sponsor proyek ini. Kami yakin proyek ini akan memberikan manfaat yang besar bagi masyarakat dan juga citra positif bagi perusahaan Bapak/Ibu.
Demikian pengajuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Lembaga Pengembangan Komunitas XYZ
Contoh Surat Swakelola 3: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Acara
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Peserta Acara XYZ
Dengan hormat,
Kami dari panitia acara XYZ menginformasikan bahwa terdapat perubahan jadwal dalam acara yang akan diadakan pada tanggal 15 Agustus 2021. Jadwal tersebut adalah sebagai berikut:
- Pukul 09.00-10.00: Registrasi peserta
- Pukul 10.00-11.00: Sesi pembukaan
- Pukul 11.00-13.00: Seminar
- Pukul 13.00-14.00: Istirahat
- Pukul 14.00-16.00: Workshop
- Pukul 16.00-17.00: Penutupan
Perubahan jadwal ini dilakukan untuk memastikan kualitas acara yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan peserta. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang dapat terjadi akibat perubahan ini.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Panitia Acara XYZ
Contoh Surat Swakelola 4: Permohonan Donasi
Salam sejahtera,
Kami dari Lembaga Kemanusiaan XYZ ingin memohon bantuan donasi dari Bapak/Ibu untuk membantu korban bencana alam di wilayah ABC. Banjir yang terjadi beberapa hari yang lalu telah mengakibatkan kerusakan yang cukup besar dan banyak keluarga yang kehilangan tempat tinggal dan barang-barang berharga.
Kami akan menggunakan donasi yang diberikan untuk membeli kebutuhan pokok dan perlengkapan tidur untuk para korban. Kami juga akan bekerja sama dengan pemerintah setempat dan organisasi lain untuk mendistribusikan bantuan tersebut secara adil dan merata.
Kami sangat mengharapkan dukungan dan sumbangan dari Bapak/Ibu untuk membantu meringankan beban para korban. Setiap donasi yang diberikan akan sangat berarti bagi mereka.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Lembaga Kemanusiaan XYZ
Contoh Surat Swakelola 5: Pemberitahuan Pelaksanaan Tes Seleksi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Peserta Tes Seleksi XYZ
Dengan hormat,
Kami dari panitia seleksi XYZ menginformasikan bahwa tes seleksi akan dilaksanakan pada tanggal 1 September 2021 di Gedung ABC. Waktu pelaksanaan tes adalah sebagai berikut:
- Pukul 08.00-09.00: Registrasi peserta
- Pukul 09.00-10.00: Tes tulis
- Pukul 10.00-11.00: Tes wawancara
Kami mohon kepada Bapak/Ibu untuk datang tepat waktu dan membawa dokumen yang diperlukan. Kami juga mengingatkan agar peserta mengikuti protokol kesehatan yang berlaku untuk mencegah penyebaran COVID-19.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Panitia Seleksi XYZ
Contoh Surat Swakelola 6: Permohonan Sponsorship Event
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Marketing Manager PT. XYZ
Dengan hormat,
Kami dari panitia acara ABC yang akan diadakan pada tanggal 1 Oktober 2021 di Jakarta memohon dukungan dan sponsorship dari PT. XYZ. Acara ini akan dihadiri oleh lebih dari 1000 peserta dari berbagai kalangan dan menjadi ajang promosi yang baik bagi perusahaan Bapak/Ibu.
Sponsorship yang diberikan akan digunakan untuk membiayai kebutuhan acara seperti konsumsi, dekorasi, dan hadiah untuk peserta. Sebagai bentuk apresiasi, logo PT. XYZ akan kami tampilkan pada semua media promosi dan dokumentasi acara.
Kami meyakini bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Kami berharap PT. XYZ dapat menjadi bagian dari acara ini dan mendukung kegiatan positif untuk masyarakat.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Panitia Acara ABC
Tips dalam Menulis Surat Swakelola
Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam menulis surat swakelola:
- Tentukan tujuan surat dan sasaran pembacanya
- Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan formal
- Susun surat dengan format yang benar dan rapi
- Sertakan informasi yang relevan dan memadai
- Gunakan kalimat yang sopan dan menghormati pihak yang dituju
- Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim surat
Pertanyaan Umum tentang Surat Swakelola
Bagaimana cara mengetahui apakah surat swakelola sudah sampai ke pihak yang dituju?
Untuk mengetahui apakah surat swakelola sudah sampai ke pihak yang dituju, dapat dilakukan dengan beberapa cara. Pertama, dapat melakukan konfirmasi melalui telepon atau email kepada pihak yang dituju. Kedua, dapat memantau status pengiriman surat melalui layanan pos atau kurir yang digunakan.
Apakah surat swakelola harus dilampirkan dengan dokumen atau proposal terkait?
Tergantung pada keperluan dan tujuan surat swakelola. Jika surat swakelola digunakan untuk mengajukan proposal atau permohonan tertentu, maka dapat dilampirkan dokumen atau proposal terkait sebagai informasi tambahan. Namun, pastikan dokumen tersebut relevan dan memadai untuk mendukung tujuan surat.
Apakah surat swakelola dapat digunakan untuk keperluan pribadi?
Tidak, surat swakelola biasanya digunakan untuk keperluan resmi dan organisasi. Untuk keperluan pribadi, dapat menggunakan surat biasa atau email.
Apakah format surat swakelola sama dengan format surat resmi lainnya?
Secara umum, format surat swakelola sama dengan format surat resmi lainnya. Namun, terdapat beberapa perbedaan dalam penggunaan kalimat dan gaya bahasa yang disesuaikan dengan tujuan dan sasaran pembaca surat.
Apakah surat swakelola harus menggunakan kop surat?
Tidak, surat swakelola tidak harus menggunakan kop surat. Namun, disarankan untuk menyertakan logo atau nama organisasi pada bagian atas surat.
Bagaimana cara menulis salam pembuka yang tepat dalam surat swakelola?
Salam pembuka dalam surat swakelola dapat ditulis dengan format “Kepada Yth.” diikuti dengan gelar dan nama pihak yang dituju. Contohnya, “Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur PT. ABC”.
Kesimpulan
Surat swakelola adalah surat yang ditulis oleh organisasi atau lembaga untuk menghubungi pihak lainnya tanpa harus melalui perantara atau perwakilan. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan resmi seperti permohonan, pengajuan, atau pemberitahuan. Dalam menulis surat swakelola, penting untuk menentukan tujuan surat dan sasaran pembacanya, menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan formal, serta menyertakan informasi yang relevan dan memadai. Dengan mengikuti tips dan contoh-contoh surat swakelola yang telah disediakan, diharapkan dapat membantu dalam menulis surat yang tepat dan efektif untuk keperluan organisasi atau lembaga.