Contoh surat SDM atau Surat Keputusan Karyawan adalah salah satu dokumen resmi yang paling sering digunakan dalam dunia kerja. Surat ini digunakan untuk memberikan keputusan atau pemberitahuan tertentu kepada karyawan. Dokumen ini harus ditulis secara profesional dan jelas, sehingga tidak menimbulkan salah paham atau kesalahpahaman di antara para pihak yang terkait. Berikut adalah 7 contoh surat SDM untuk berbagai keperluan yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat SDM untuk Pengangkatan Karyawan Baru
Salam sejahtera,
Kami dengan ini memberitahukan bahwa setelah melalui tahap seleksi dan wawancara, kami memutuskan untuk mengangkat Saudara/Saudari [nama] sebagai karyawan baru di [nama perusahaan].
Sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku, Saudara/Saudari akan ditempatkan pada posisi [jabatan] dengan gaji awal sebesar [nominal].
Kami yakin bahwa Saudara/Saudari memiliki kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut secara profesional. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Saudara/Saudari untuk mencapai tujuan perusahaan bersama-sama.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Contoh Surat SDM untuk Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth. [Nama]
Dengan surat ini kami memberitahukan bahwa kami telah memutuskan hubungan kerja dengan Saudara/Saudari efektif mulai tanggal [tanggal].
Keputusan ini diambil berdasarkan beberapa pertimbangan, termasuk [alasan pemutusan hubungan kerja]. Oleh karena itu, mohon Saudara/Saudari dapat segera mengembalikan semua aset perusahaan yang masih berada di bawah kendali Anda.
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi Saudara/Saudari selama bekerja di [nama perusahaan] dan kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi sebagai akibat dari keputusan ini.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Contoh Surat SDM untuk Meminta Cuti
Salam sejahtera,
Dengan surat ini, saya ingin mengajukan permohonan cuti selama [jumlah hari] hari, mulai dari tanggal [tanggal awal] hingga tanggal [tanggal akhir], dikarenakan [alasan cuti].
Saya akan memastikan bahwa semua tugas dan pekerjaan saya akan terselesaikan sebelum saya meninggalkan kantor. Saya juga telah meminta persetujuan dari rekan kerja saya untuk menangani pekerjaan saya selama saya sedang cuti.
Saya berharap agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dan dapat segera mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama dan Tanda Tangan karyawan]
Contoh Surat SDM untuk Menyampaikan Kenaikan Gaji
Salam sejahtera,
Kami dengan ini ingin memberitahukan bahwa perusahaan telah memutuskan untuk memberikan kenaikan gaji kepada Anda sebesar [nominal] per bulan, efektif mulai tanggal [tanggal].
Keputusan ini diambil berdasarkan penilaian kinerja dan kontribusi Anda terhadap perusahaan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Kami sangat mengapresiasi kerja keras dan dedikasi Anda dalam menjalankan tugas-tugas yang diberikan.
Dengan kenaikan gaji ini, kami berharap Anda semakin termotivasi dan terdorong untuk memberikan performa terbaik Anda di tempat kerja. Selamat atas kenaikan gaji Anda!
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Contoh Surat SDM untuk Menyampaikan Pemberhentian
Kepada Yth. [Nama]
Dalam rangka efisiensi dan peningkatan kinerja, kami dengan ini memberitahukan bahwa perusahaan akan menghentikan penggunaan jasa [nama produk/jasa] mulai tanggal [tanggal].
Keputusan ini diambil setelah melakukan evaluasi dan analisis terhadap penggunaan produk/jasa selama kurun waktu tertentu, dan kami menemukan bahwa produk/jasa tersebut tidak lagi dibutuhkan oleh perusahaan.
Kami berterima kasih atas kerja sama yang telah terjalin selama ini dan kami berharap dapat terus menjalin hubungan baik di masa depan.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Contoh Surat SDM untuk Menyampaikan Pemberitahuan Kehadiran Karyawan
Kepada Yth. [Nama]
Dengan surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa pada hari [hari], tanggal [tanggal], Anda tidak hadir di kantor tanpa pemberitahuan sebelumnya. Kehadiran Anda pada hari tersebut sangat penting untuk kelancaran proses kerja di divisi Anda.
Kami mengharapkan agar kejadian seperti ini tidak terulang di masa yang akan datang. Kami juga menyarankan agar Anda selalu memberikan pemberitahuan sebelumnya kepada pihak yang terkait jika Anda tidak dapat hadir di kantor.
Kami berharap agar Anda dapat segera memperbaiki keadaan dan kembali bekerja dengan semangat dan dedikasi seperti sebelumnya.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Contoh Surat SDM untuk Menyampaikan Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja
Salam sejahtera,
Dengan surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa terdapat perubahan jadwal kerja untuk pekan ini, mulai dari tanggal [tanggal awal] hingga tanggal [tanggal akhir].
Perubahan tersebut terjadi karena [alasan perubahan jadwal kerja]. Mohon agar Saudara/Saudari dapat memperhatikan jadwal kerja yang baru agar tidak terjadi ketidaknyamanan atau keterlambatan di tempat kerja.
Jadwal kerja yang baru akan disiapkan dan didistribusikan pada hari ini, dan kami memastikan bahwa semua karyawan akan mendapatkannya tepat waktu.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan atasan langsung]
Tips untuk Menulis Surat SDM yang Efektif
Menulis surat SDM yang efektif memerlukan beberapa keterampilan dan strategi khusus. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat SDM yang efektif:
- Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan profesional
- Tentukan tujuan surat dengan jelas
- Sertakan informasi yang spesifik dan relevan
- Gunakan format surat yang benar
- Sertakan informasi kontak yang jelas
- Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat
- Gunakan kalimat positif dan menginspirasi untuk memotivasi karyawan
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Surat SDM
Bagaimana cara menulis surat SDM yang baik dan benar?
Untuk menulis surat SDM yang baik dan benar, pastikan Anda menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan profesional. Selain itu, sertakan informasi yang spesifik dan relevan, gunakan format surat yang benar, dan periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat.
Bagaimana cara menentukan tujuan surat SDM?
Untuk menentukan tujuan surat SDM, pikirkan tentang informasi apa yang ingin Anda sampaikan kepada karyawan dan apa yang ingin dicapai dengan surat tersebut. Misalnya, apakah Anda ingin memberikan informasi tentang pemutusan hubungan kerja atau kenaikan gaji?
Apakah saya harus menyertakan informasi kontak dalam surat SDM?
Ya, sangat penting untuk menyertakan informasi kontak yang jelas dalam surat SDM, seperti nomor telepon atau alamat email. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau kebutuhan informasi tambahan.
Apakah saya perlu menggunakan kalimat positif dalam surat SDM?
Ya, sangat penting untuk menggunakan kalimat positif dan menginspirasi dalam surat SDM. Hal ini membantu memotivasi karyawan dan menjaga semangat kerja yang tinggi di tempat kerja.
Apa yang harus saya lakukan jika ingin mengirimkan surat SDM melalui email?
Jika ingin mengirimkan surat SDM melalui email, pastikan Anda menggunakan format yang tepat dan menyertakan subjek email yang jelas. Selain itu, lampirkan file surat SDM yang telah ditulis dengan format PDF atau Microsoft Word agar mudah dibuka dan dibaca oleh karyawan.
Apakah saya perlu meminta persetujuan karyawan sebelum memberikan surat SDM?
Tidak selalu. Namun, dalam beberapa kasus seperti pemutusan hubungan kerja atau perubahan jadwal kerja, Anda mungkin perlu meminta persetujuan karyawan sebelum memberikan surat SDM. Pastikan Anda sudah memperhatikan aturan atau kebijakan perusahaan sebelum mengambil tindakan tersebut.
Kesimpulan
Contoh surat SDM atau Surat Keputusan Karyawan adalah salah satu dokumen resmi yang paling sering digunakan dalam dunia kerja. Surat ini dapat digunakan untuk memberikan keputusan atau pemberitahuan tertentu kepada karyawan. Dalam menulis surat SDM yang efektif, pastikan Anda menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan profesional, serta periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat. Semoga contoh surat SDM di atas dapat membantu Anda menulis surat yang lebih baik dan efektif di masa depan.