Jika Anda sedang merencanakan untuk membeli barang atau jasa dari supplier, Anda memerlukan sebuah surat purchase order. Surat ini berisi permintaan untuk melakukan transaksi bisnis, dan harus berisi rincian yang spesifik mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah yang dibutuhkan, harga, dan tanggal pengiriman.
Berikut ini adalah beberapa contoh surat purchase order yang dapat Anda gunakan sebagai referensi atau mengeditnya sesuai kebutuhan:
Pembelian Barang Elektronik
Kepada:
Salam sejahtera,
Kami ingin memesan barang elektronik sebagai berikut:
- 10 unit kamera Canon EOS 90D
- 5 unit laptop Asus Zenbook UX425EA
- 3 unit printer HP LaserJet Pro MFP M148dw
Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengiriman ke alamat kami di bawah ini:
XYZ Company
Jl. Raya Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat kami,
Purchasing Manager
Pembelian Jasa Konsultasi
Kepada:
Halo,
Kami ingin memesan jasa konsultasi untuk membantu kami mengoptimalkan situs web kami. Berikut ini adalah rincian permintaan kami:
- Konsultasi SEO selama 1 bulan
- Konsultasi UX/UI selama 2 minggu
Kami akan mengirimkan pembayaran sebesar Rp10.000.000,- setelah menerima invoice Anda. Silakan kirimkan invoice dan jadwal konsultasi ke email kami di bawah ini:
info@xyzcompany.com
Terima kasih atas kerja samanya.
Salam hormat,
Marketing Director
Pembelian Bahan Baku
Kepada:
Salam sejahtera,
Kami ingin memesan bahan baku untuk produksi kami. Berikut ini adalah rincian permintaan kami:
- 500 kg tepung terigu protein tinggi
- 200 liter minyak goreng
- 50 kg garam halus
Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengiriman ke alamat kami di bawah ini:
ABC Bakery
Jl. Pahlawan No. 321
Surabaya
Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat kami,
Production Manager
Pembelian Bahan Kimia
Kepada:
Halo,
Kami ingin memesan bahan kimia sebagai berikut:
- 10 kg asam sulfat
- 5 kg natrium hidroksida
- 3 kg asam klorida
Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengiriman ke alamat kami di bawah ini:
XYZ Chemicals
Jl. Merdeka No. 456
Bandung
Terima kasih atas kerja samanya.
Salam hormat,
Lab Manager
Pembelian Perlengkapan Kantor
Kepada:
Salam sejahtera,
Kami ingin memesan perlengkapan kantor sebagai berikut:
- 50 buah kursi kantor
- 10 buah meja direktur
- 100 buah kertas A4
Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengiriman ke alamat kami di bawah ini:
ABC Corp
Jl. Veteran No. 789
Medan
Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat kami,
HR Manager
Pembelian Peralatan Industri
Kepada:
Halo,
Kami ingin memesan peralatan industri sebagai berikut:
- 5 unit mesin pengemas otomatis
- 3 unit mesin penggiling biji kopi
- 2 unit mesin pengemas teh celup
Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengiriman ke alamat kami di bawah ini:
XYZ Manufacturing
Jl. Gatot Subroto No. 123
Yogyakarta
Terima kasih atas kerja samanya.
Salam hormat,
Production Manager
Pembelian Jasa Konstruksi
Kepada:
Salam sejahtera,
Kami ingin memesan jasa konstruksi untuk membangun gedung kantor kami. Berikut ini adalah rincian permintaan kami:
- Pembangunan gedung kantor seluas 1000m2
- Pemasangan kaca jendela
- Pemasangan lift
Kami akan mengirimkan pembayaran sebesar Rp10.000.000.000,- setelah menerima invoice Anda. Silakan kirimkan invoice dan jadwal pengerjaan ke alamat kami di bawah ini:
ABC Realty
Jl. Sudirman No. 789
Denpasar
Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat kami,
Project Manager
Tips Menggunakan Contoh Surat Purchase Order
Sebelum menggunakan contoh surat purchase order di atas, pastikan untuk melakukan langkah-langkah berikut:
- Tentukan barang atau jasa yang Anda butuhkan dengan spesifik.
- Tentukan jumlah yang Anda butuhkan.
- Tentukan harga yang dapat diterima oleh perusahaan Anda.
- Tentukan tanggal pengiriman yang diinginkan.
- Periksa kembali seluruh informasi yang tercantum di dalam surat purchase order sebelum mengirimkannya kepada supplier.
Pertanyaan Umum tentang Contoh Surat Purchase Order
Bagaimana cara menulis surat purchase order?
Untuk menulis surat purchase order, Anda dapat menggunakan contoh surat purchase order di atas dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk mencantumkan rincian spesifik mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.
Apa yang harus dicantumkan dalam surat purchase order?
Dalam surat purchase order, Anda harus mencantumkan rincian spesifik mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman. Selain itu, Anda juga harus mencantumkan informasi mengenai perusahaan Anda dan supplier yang akan Anda beli.
Bagaimana cara memastikan surat purchase order saya diterima oleh supplier?
Setelah mengirimkan surat purchase order, pastikan untuk mengonfirmasi dengan supplier bahwa surat tersebut telah diterima dan diproses. Jika tidak ada konfirmasi dari supplier, sebaiknya hubungi mereka untuk memastikan bahwa surat Anda telah diterima.
Haruskah saya menandatangani surat purchase order?
Ya, Anda harus menandatangani surat purchase order sebagai konfirmasi bahwa Anda telah setuju dengan rincian yang tercantum di dalamnya.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat purchase order?
Waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat purchase order dapat bervariasi tergantung pada jumlah barang yang dipesan, ketersediaan barang, dan jarak pengiriman. Biasanya, supplier akan memberikan perkiraan waktu pengiriman ketika mereka mengirimkan invoice.
Apakah saya dapat mengubah surat purchase order setelah mengirimkannya ke supplier?
Anda dapat mengubah surat purchase order sebelum supplier mengirimkan barang atau memproses faktur. Namun, pastikan untuk segera memberitahu supplier jika ada perubahan atau membatalkan pesanan.
Kesimpulan
Surat purchase order sangat penting untuk memastikan kelancaran transaksi bisnis antara perusahaan dan supplier. Dengan menggunakan contoh surat purchase order di atas, Anda dapat membuat surat yang tepat dan spesifik untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Ingat untuk selalu mengonfirmasi dengan supplier agar surat Anda diproses dengan benar dan tepat waktu.