Contoh surat pjs organisasi sangat diperlukan ketika terdapat kekosongan posisi dalam suatu organisasi. Dalam surat tersebut, Anda perlu menjelaskan alasan mengapa Anda ditunjuk sebagai penjabat sementara dan apa yang akan dilakukan selama menjabat. Berikut adalah beberapa contoh surat pjs organisasi yang dapat Anda gunakan dan sesuaikan sesuai kebutuhan:
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Ketua
Hormat saya,
Saya dengan ini ingin memberitahu bahwa saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Ketua Organisasi XYZ, menggantikan kepala organisasi yang sedang cuti. Saya akan menjabat posisi ini selama kurang lebih tiga bulan ke depan.
Selama menjabat, saya berencana untuk mempertahankan kondisi organisasi yang baik dan memperkuat hubungan antar anggota. Saya akan memastikan bahwa tujuan organisasi tetap tercapai selama cuti kepala organisasi.
Hormat saya,
[Nama]
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Sekretaris
Kepada Yth.,
Dengan hormat, saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Sekretaris Organisasi XYZ selama enam bulan ke depan, menggantikan Sekretaris yang sedang mengambil cuti panjang.
Selama masa menjabat sebagai Sekretaris, saya akan menjamin kelangsungan kegiatan organisasi berjalan dengan lancar, memastikan arsip kegiatan tersimpan dengan baik dan dapat diakses oleh anggota organisasi, dan melaporkan secara rutin kepada pimpinan organisasi.
Hormat saya,
[Nama]
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Bendahara
Kepada Yth.,
Saya dengan ini memberitahu bahwa saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Bendahara Organisasi XYZ selama tiga bulan ke depan, menggantikan Bendahara yang sedang mengambil cuti panjang.
Selama masa menjabat, saya akan memastikan bahwa keuangan organisasi tercatat dengan baik dan transparan, serta melaporkan kondisi keuangan secara rutin kepada pimpinan organisasi. Saya juga akan memastikan bahwa kegiatan organisasi tetap berjalan seperti biasa.
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama]
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Kepala Bagian
Kepada Yth.,
Dengan hormat, saya ingin memberitahu bahwa saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Kepala Bagian Organisasi XYZ selama dua bulan ke depan, menggantikan Kepala Bagian yang sedang mengambil cuti panjang.
Selama menjabat, saya akan memastikan bahwa kegiatan bagian tetap berjalan dengan lancar dan anggota bagian dapat bekerja secara efektif. Saya juga akan memastikan bahwa arsip bagian terjaga dengan baik dan dapat diakses oleh anggota bagian maupun pimpinan organisasi.
Hormat saya,
[Nama]
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Koordinator Acara
Kepada Yth.,
Saya dengan ini memberitahu bahwa saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Koordinator Acara Organisasi XYZ selama enam bulan ke depan, menggantikan Koordinator Acara yang sedang mengambil cuti panjang.
Selama menjabat, saya akan memastikan bahwa acara yang diadakan oleh organisasi berjalan dengan lancar dan sesuai dengan tujuan organisasi. Saya akan bekerja sama dengan anggota komite acara untuk menciptakan acara yang menarik dan bermanfaat bagi anggota organisasi.
Hormat saya,
[Nama]
Contoh Surat Pjs Organisasi – Menjabat Sebagai Wakil Ketua
Kepada Yth.,
Saya dengan ini memberitahu bahwa saya telah ditunjuk sebagai penjabat sementara untuk posisi Wakil Ketua Organisasi XYZ selama empat bulan ke depan, menggantikan Wakil Ketua yang sedang cuti.
Selama menjabat, saya akan menciptakan hubungan kerja yang baik dengan anggota organisasi dan memastikan bahwa tujuan organisasi tetap tercapai selama cuti Wakil Ketua. Saya akan bekerja sama dengan pimpinan organisasi dan anggota untuk menciptakan program dan kegiatan yang bermanfaat bagi organisasi.
Hormat saya,
[Nama]
Tips Menulis Surat Pjs Organisasi
Berikut adalah tips dalam menulis surat pjs organisasi:
- Singkat dan jelas – Pastikan surat yang Anda tulis singkat, padat dan mudah dipahami oleh pembaca.
- Terbuka dan jujur – Jangan menutupi alasan di balik penunjukkan Anda sebagai penjabat sementara, dan jelaskan secara jujur apa yang akan Anda lakukan selama menjabat.
- Berikan solusi – Berikan solusi yang jelas kepada pimpinan atau anggota organisasi dalam menjalankan kegiatan selama kepala organisasi sedang cuti.
- Gunakan bahasa yang sopan – Gunakan bahasa yang sopan dan profesional dalam surat pjs organisasi.
- Periksa tata bahasa – Pastikan surat pjs organisasi yang Anda tulis sudah bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa saja informasi yang perlu dicantumkan dalam surat pjs organisasi?
Surat pjs organisasi harus mencantumkan informasi tentang posisi yang sedang dijabat, durasi penunjukkan sebagai penjabat sementara, dan alasan di balik penunjukkan tersebut.
Apakah surat pjs organisasi harus ditujukan kepada seseorang secara khusus?
Ya, sebaiknya surat pjs organisasi ditujukan kepada pimpinan organisasi atau anggota yang berwenang dalam menunjuk pengganti sementara.
Apakah surat pjs organisasi harus ditandatangani?
Ya, surat pjs organisasi harus ditandatangani oleh penjabat sementara dan disertai dengan tanda tangan digital atau manual.
Bagaimana cara menulis kalimat pembuka dengan sopan dalam surat pjs organisasi?
Anda dapat menulis “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.” sebagai kalimat pembuka yang sopan dalam surat pjs organisasi.
Apakah surat pjs organisasi harus ditulis dengan format tertentu?
Ya, sebaiknya surat pjs organisasi ditulis dengan format yang jelas dan mudah dibaca oleh pembaca. Gunakan font yang seragam, rapi dan jangan lupa cantumkan tanggal dan alamat organisasi.
Berapa lama penunjukkan seseorang sebagai penjabat sementara dalam surat pjs organisasi?
Penunjukkan seseorang sebagai penjabat sementara dapat bervariasi, tergantung pada situasi dan kebutuhan organisasi. Biasanya, durasi penunjukkan sebagai penjabat sementara adalah antara satu hingga enam bulan.
Kesimpulan
Surat pjs organisasi sangat penting dalam menjaga kelangsungan organisasi selama kepala organisasi sedang cuti. Dalam menulis surat tersebut, pastikan untuk mencantumkan informasi yang jelas dan terbuka, serta gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Dengan mengikuti contoh-contoh surat pjs organisasi di atas dan tips yang telah disebutkan, Anda dapat membuat surat pjs organisasi yang baik dan efektif.