Tulisan ini akan membahas tentang contoh surat pesanan OOT atau out of town. Surat pesanan OOT biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi ketika ingin melakukan perjalanan keluar kota untuk keperluan bisnis atau acara. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat pesanan OOT, seperti menyebutkan tanggal dan durasi perjalanan, tujuan, jumlah peserta, serta rincian keperluan yang dibutuhkan selama perjalanan.
Pembaca dapat menemukan beberapa contoh surat pesanan OOT di bawah ini dan mengeditnya sesuai kebutuhan masing-masing.
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Kunjungan Bisnis
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami dari PT. ABC mengajukan permohonan izin kunjungan bisnis ke Surabaya pada tanggal 12-14 Agustus 2021. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan di Surabaya dan membicarakan rencana pembukaan cabang baru di wilayah tersebut.
Kami akan membawa 5 orang karyawan dan perlu diberikan fasilitas transportasi selama di Surabaya. Selain itu, kami juga memerlukan akomodasi selama 2 malam dan diharapkan bisa dipesan di hotel yang strategis dan nyaman untuk pertemuan bisnis.
Demikian surat permohonan ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Pelatihan
Kepada Yth,
Salam Sejahtera,
Kami dari Dinas Pendidikan Kabupaten XYZ akan mengirimkan 10 orang peserta untuk mengikuti pelatihan guru di Kota Bandung pada tanggal 20-22 Oktober 2021. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan di wilayah Kabupaten XYZ.
Kami memerlukan fasilitas transportasi selama di Bandung dan akomodasi selama 3 malam di hotel yang terdekat dengan tempat pelatihan. Selain itu, kami juga memerlukan sarapan, makan siang, dan makan malam selama di Bandung.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Dinas Pendidikan Kabupaten XYZ
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Konferensi
Kepada Yth,
Salam Hormat,
Kami dari Komunitas Seni XYZ akan mengirimkan 3 orang perwakilan untuk mengikuti konferensi nasional di Kota Yogyakarta pada tanggal 5-7 November 2021. Konferensi ini bertujuan untuk memperluas wawasan dan memperkenalkan seni daerah Kabupaten XYZ ke publik nasional.
Kami memerlukan fasilitas transportasi selama di Yogyakarta dan akomodasi selama 3 malam di hotel yang nyaman dan strategis. Selain itu, kami juga memerlukan ongkos makan selama di Yogyakarta.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Seni XYZ
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Seminar
Kepada Yth,
Salam Sukses,
Kami dari Organisasi Karang Taruna XYZ akan mengirimkan 7 orang peserta untuk mengikuti seminar nasional di Kota Bandar Lampung pada tanggal 13-15 Desember 2021. Seminar ini bertujuan untuk memperkuat jaringan kerjasama antar organisasi karang taruna di seluruh Indonesia.
Kami memerlukan fasilitas transportasi selama di Bandar Lampung dan akomodasi selama 3 malam di hotel yang strategis dan nyaman. Selain itu, kami juga memerlukan ongkos makan selama di Bandar Lampung.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi Karang Taruna XYZ
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Training
Kepada Yth,
Salam Hangat,
Kami dari PT. XYZ akan mengirimkan 15 orang karyawan untuk mengikuti training di Kota Surabaya pada tanggal 10-12 Januari 2022. Training ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas kerja dan pengetahuan karyawan dalam bidang teknologi informasi.
Kami memerlukan fasilitas transportasi selama di Surabaya dan akomodasi selama 3 malam di hotel yang strategis dan nyaman. Selain itu, kami juga memerlukan ongkos makan selama di Surabaya.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Contoh Surat Pesanan OOT untuk Pameran
Kepada Yth,
Salam Berkah,
Kami dari Galeri Seni ABC akan mengirimkan 5 orang perwakilan untuk mengikuti pameran seni di Kota Malang pada tanggal 17-19 Februari 2022. Pameran ini bertujuan untuk memperkenalkan seni rupa daerah ke masyarakat luas dan memperkuat ikatan antar seniman di Indonesia.
Kami memerlukan fasilitas transportasi selama di Malang dan akomodasi selama 3 malam di hotel yang strategis dan nyaman. Selain itu, kami juga memerlukan ongkos makan selama di Malang.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Galeri Seni ABC
Tips Menulis Surat Pesanan OOT
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menulis surat pesanan OOT:
- Pastikan menyebutkan tanggal dan durasi perjalanan dengan jelas
- Sertakan tujuan dan rincian kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan
- Jelaskan jumlah peserta yang akan ikut serta serta kebutuhan fasilitas yang diperlukan selama perjalanan
- Gunakan bahasa formal dan sopan dalam penulisan surat
- Periksa kembali surat sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang jelas
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara menulis surat pesanan OOT yang baik dan benar?
Untuk menulis surat pesanan OOT yang baik dan benar, pastikan menyebutkan tanggal dan durasi perjalanan dengan jelas, sertakan tujuan dan rincian kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan, jelaskan jumlah peserta yang akan ikut serta serta kebutuhan fasilitas yang diperlukan selama perjalanan, gunakan bahasa formal dan sopan dalam penulisan surat, serta periksa kembali surat sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang jelas.
Apakah harus menyertakan alasan dalam surat pesanan OOT?
Ya, sebaiknya sertakan alasan mengapa perjalanan OOT tersebut perlu dilakukan, misalnya untuk keperluan bisnis, pelatihan, atau pameran. Hal ini akan memudahkan pihak yang menerima surat untuk memahami tujuan perjalanan tersebut.
Berapa lama sebaiknya waktu pemberitahuan sebelum melakukan perjalanan OOT?
Sebaiknya beritahukan paling tidak 2 minggu sebelum jadwal perjalanan untuk memberikan waktu bagi pihak yang menerima surat untuk mempersiapkan kebutuhan selama perjalanan.
Apakah harus menyebutkan rincian biaya dalam surat pesanan OOT?
Tidak perlu menyebutkan rincian biaya dalam surat pesanan OOT. Namun, sebaiknya sertakan kebutuhan fasilitas yang diperlukan selama perjalanan, seperti transportasi, akomodasi, dan ongkos makan, sehingga pihak yang menerima surat dapat memperkirakan biaya yang diperlukan.
Apakah surat pesanan OOT harus ditandatangani?
Iya, surat pesanan OOT harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan atau organisasi yang mengajukan permohonan.
Apakah surat pesanan OOT dapat dikirimkan melalui email?
Ya, surat pesanan OOT dapat dikirimkan melalui email dengan menyertakan tanda tangan digital atau scan tanda tangan asli.
Kesimpulan
Menulis surat pesanan OOT membutuhkan perhatian yang serius agar tujuan perjalanan dapat tercapai dengan baik. Pastikan mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap, serta gunakan bahasa formal dan sopan dalam penulisannya. Semoga contoh surat pesanan OOT dan tips yang disampaikan di atas dapat membantu pembaca dalam menulis surat pesanan OOT yang baik dan benar.