Jika seorang karyawan melakukan pelanggaran, surat peringatan biasanya diberikan sebagai tindakan awal sebelum diambilnya tindakan lebih lanjut. Berikut ini adalah beberapa contoh surat peringatan karyawan serta beberapa tips untuk membuatnya.
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Keterlambatan
Kepada,
Herman
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan tentang keterlambatan Anda yang terjadi pada tanggal 5 Agustus 2021. Keterlambatan kerja dapat memengaruhi efektivitas kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Kami harap Anda memperbaiki ketepatan waktu Anda dalam datang ke kantor.
Hormat kami,
Manajemen
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Kinerja Buruk
Kepada,
Desi
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan bahwa kinerja Anda selama beberapa bulan terakhir belum memenuhi standar yang diharapkan. Kami membutuhkan karyawan yang mampu bekerja dengan baik dan berkualitas, dan kami menegaskan pentingnya peningkatan kinerja dalam jangka waktu yang singkat.
Kami akan memberikan waktu selama satu bulan untuk peningkatan kinerja Anda. Setelah periode tersebut, kami akan mengevaluasi kemajuan yang telah dicapai dan memutuskan langkah selanjutnya.
Hormat kami,
Manajemen
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Pelanggaran Aturan
Kepada,
Andi
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan bahwa pada tanggal 10 Juli 2021, Anda melakukan pelanggaran aturan dengan menggunakan telepon seluler pribadi saat bekerja. Aturan ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan fokus dalam pekerjaan.
Kami meminta agar Anda tidak lagi melakukan pelanggaran seperti ini dan mematuhi aturan yang telah ditetapkan.
Hormat kami,
Manajemen
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Tidak Memakai Pakaian Kerja
Kepada,
Arin
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan bahwa pada tanggal 5 September 2021, Anda tidak memakai pakaian kerja sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Pakaian kerja penting untuk menjaga kesan profesional dan representatif selama bekerja.
Kami meminta agar Anda selalu memakai pakaian kerja saat bekerja dan mematuhi aturan yang telah ditetapkan.
Hormat kami,
Manajemen
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Kehadiran yang Kurang
Kepada,
Fajar
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan bahwa kehadiran Anda selama beberapa minggu terakhir kurang dari standar yang ditetapkan. Kehadiran yang baik merupakan komitmen Anda dan berdampak pada efisiensi dan efektivitas tim.
Kami mengharapkan bahwa Anda dapat meningkatkan kehadiran dan mengikuti jadwal kerja dengan disiplin. Kami akan mengevaluasi kemajuan Anda setelah satu bulan kedepan.
Hormat kami,
Manajemen
Contoh Surat Peringatan Karyawan: Tidak Menyelesaikan Tugas dengan Baik
Kepada,
Wahyu
Dengan hormat,
Kami ingin mengingatkan bahwa tugas yang Anda kerjakan belum memenuhi standar yang diharapkan. Kami menaruh perhatian pada kualitas kerja dan menegaskan pentingnya penyelesaian tugas dengan baik dan tepat waktu.
Kami meminta agar Anda melakukan peningkatan kinerja dalam penyelesaian tugas Anda. Kami akan mengevaluasi kemajuan Anda setelah waktu satu bulan kedepan.
Hormat kami,
Manajemen
Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan
Berikut ini adalah beberapa tips untuk membuat surat peringatan karyawan:
- Jelaskan pelanggaran yang dilakukan dengan jelas dan tegas
- Tetapkan batasan waktu untuk perbaikan perilaku karyawan
- Sertakan konsekuensi jika pelanggaran terus dilakukan
- Pastikan surat peringatan dikirim dalam waktu yang tepat
- Jaga profesionalisme dalam bahasa dan tone of voice
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Q: Berapa lama waktu yang harus diberikan untuk peningkatan kinerja karyawan?
A: Waktu yang diberikan untuk peningkatan kinerja karyawan dapat bervariasi tergantung pada situasi. Namun, waktu selama satu bulan biasanya cukup untuk memperbaiki perilaku atau kinerja yang buruk.
Q: Apa yang harus dilakukan jika karyawan tidak memperbaiki perilaku setelah diberikan surat peringatan?
A: Jika karyawan tidak memperbaiki perilaku setelah diberikan surat peringatan, maka langkah selanjutnya biasanya adalah memberikan surat peringatan kedua atau memberikan sanksi yang lebih tegas seperti pemecatan.
Q: Apakah surat peringatan boleh diberikan secara lisan?
A: Meskipun surat peringatan umumnya diberikan secara tertulis, tetapi dalam beberapa situasi, surat peringatan bisa diberikan secara lisan terlebih dahulu. Namun, penting untuk mencatat waktu dan tanggal ketika surat peringatan diberikan secara lisan.
Q: Apa yang harus dilakukan jika karyawan merasa tidak adil diberikan surat peringatan?
A: Jika karyawan merasa tidak adil diberikan surat peringatan, maka karyawan dapat mengajukan keberatan atau melakukan diskusi dengan manajemen perusahaan. Namun, penting untuk tetap santun dan profesional dalam mengemukakan pandangan.
Q: Apakah surat peringatan bisa dicabut?
A: Surat peringatan bisa dicabut jika karyawan telah memperbaiki perilaku atau kinerjanya. Namun, penting untuk memastikan bahwa perbaikan perilaku atau kinerja tersebut sudah sesuai dengan standar dan tidak hanya sementara saja.
Q: Apakah surat peringatan bisa digunakan sebagai bukti dalam proses hukum?
A: Surat peringatan bisa digunakan sebagai bukti jika terdapat proses hukum yang terjadi. Namun, penting untuk mengikuti prosedur dan aturan yang berlaku.
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan adalah tindakan awal dalam mengatasi perilaku atau kinerja buruk karyawan. Pemberian surat peringatan harus dilakukan dengan jelas dan profesional agar efektif dalam mencapai tujuan. Dengan contoh surat peringatan karyawan di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat surat peringatan yang tepat dan efektif.