Surat peminjaman ruangan biasanya digunakan untuk mengajukan permohonan pinjam ruangan di sebuah gedung atau tempat tertentu. Dalam surat peminjaman ini, harus mencantumkan nama instansi yang meminjam, alasan meminjam ruangan, tanggal dan waktu pemakaian ruangan, serta janji untuk menjaga kebersihan ruangan tersebut.
Untuk mempermudah pembaca dalam membuat surat peminjaman ruangan, di bawah ini terdapat beberapa contoh surat peminjaman ruangan yang bisa dijadikan referensi dan diedit sesuai kebutuhan.
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Pelatihan
Kepada Yth.
Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari Universitas Indonesia akan mengadakan pelatihan bagi guru-guru SMA Negeri 1 Jakarta pada tanggal 20 Maret 2022. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam ruangan kelas di SMA Negeri 1 Jakarta.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 6 jam pada pukul 08.00 – 14.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Pelatihan
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Acara Resmi
Kepada Yth.
Manajer Hotel Grand Indonesia
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC Indonesia akan mengadakan acara resmi pada tanggal 1 April 2022 di Jakarta. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam ballroom di Hotel Grand Indonesia.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 8 jam pada pukul 10.00 – 18.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula. Selain itu, kami akan membayar biaya sewa sesuai dengan tarif yang berlaku.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC Indonesia
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Seminar
Kepada Yth.
Manajer Gedung XYZ
Dengan hormat,
Kami dari Komunitas Pecinta Alam Indonesia akan mengadakan seminar tentang lingkungan hidup pada tanggal 1 Mei 2022. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam aula di Gedung XYZ.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 5 jam pada pukul 09.00 – 14.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Pecinta Alam Indonesia
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Rapat
Kepada Yth.
Ketua Pengurus RW 07
Dengan hormat,
Kami dari Pengurus RT 01 akan mengadakan rapat koordinasi pada tanggal 7 Juni 2022. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam ruang rapat di Kantor RW 07.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 2 jam pada pukul 19.00 – 21.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pengurus RT 01
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Acara Komunitas
Kepada Yth.
Ketua Pengurus Gereja Bethel
Dengan hormat,
Kami dari Komunitas Kreatifitas Anak akan mengadakan acara seni lukis pada tanggal 10 Juli 2022. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam ruang serbaguna di Gereja Bethel.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 4 jam pada pukul 10.00 – 14.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Kreatifitas Anak
Contoh Surat Peminjaman Ruangan untuk Acara Sekolah
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMP Negeri 1 Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari OSIS SMP Negeri 1 Surabaya akan mengadakan acara pentas seni pada tanggal 15 Agustus 2022. Oleh karena itu, kami memohon dengan hormat untuk dapat meminjam aula di SMP Negeri 1 Surabaya.
Kami akan menggunakan ruangan tersebut selama 5 jam pada pukul 16.00 – 21.00 WIB. Kami juga berjanji untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
OSIS SMP Negeri 1 Surabaya
Tips Membuat Surat Peminjaman Ruangan yang Baik
1. Cantumkan data lengkap tentang instansi yang meminjam, termasuk nama, nomor telepon, dan alamat email.
2. Sebutkan dengan jelas alasan meminjam ruangan.
3. Tuliskan jadwal pemakaian ruangan dengan detail, termasuk tanggal, waktu mulai, dan waktu selesai.
4. Jelaskan dengan singkat dan jelas kegiatan yang akan dilakukan di dalam ruangan tersebut.
5. Janjikan untuk menjaga kebersihan ruangan dan mengembalikannya dalam kondisi seperti semula.
6. Jangan lupa untuk menyertakan ucapan terima kasih sebagai penutup surat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meminjam ruangan?
Waktu yang dibutuhkan untuk meminjam ruangan tergantung dari kebijakan dan ketersediaan ruangan yang dimiliki oleh gedung atau tempat tersebut.
2. Apakah harus membayar biaya sewa jika meminjam ruangan?
Tergantung dari kebijakan tempat tersebut, ada beberapa tempat yang memungut biaya sewa dan ada juga yang tidak.
3. Apakah harus membuat surat peminjaman ruangan secara resmi?
Iya, karena dengan membuat surat peminjaman ruangan secara resmi dapat memudahkan dalam proses persetujuan dan juga untuk melindungi kedua belah pihak jika terjadi masalah.
4. Apakah bisa meminjam ruangan pada hari libur?
Tergantung dari kebijakan dan ketersediaan ruangan yang dimiliki oleh gedung atau tempat tersebut. Ada tempat yang tetap melayani peminjaman pada hari libur dan ada juga yang tidak.
5. Apa yang harus dilakukan jika ingin membatalkan peminjaman ruangan?
Sebaiknya menghubungi pihak yang memberikan persetujuan peminjaman ruangan secepat mungkin dan memberikan alasan yang jelas dan sopan.
6. Apakah bisa meminjam ruangan untuk kegiatan yang bersifat komersial?
Tergantung dari kebijakan dan ketersediaan ruangan yang dimiliki oleh gedung atau tempat tersebut. Ada tempat yang memperbolehkan dan ada juga yang tidak.
Kesimpulan
Surat peminjaman ruangan penting untuk memudahkan dalam proses peminjaman dan mencegah terjadinya masalah di kemudian hari. Dengan mengetahui contoh surat peminjaman ruangan dan tips dalam membuatnya, diharapkan dapat membantu pembaca dalam membuat surat peminjaman ruangan yang baik dan benar.