Jika kamu sedang merencanakan sebuah kegiatan outbound, maka kamu perlu menulis surat untuk mengundang peserta dan menjelaskan detail acara tersebut. Berikut ini adalah beberapa contoh surat outbound yang dapat kamu pakai dan juga tips untuk menulisnya.
Contoh Surat Outbound 1: Undangan Outbound
Salam hangat,
Kami dari PT. Adventure Indonesia mengundang Anda untuk bergabung dalam kegiatan outbound yang akan diselenggarakan pada tanggal 15 Agustus 2021. Kegiatan ini bertujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan dan meningkatkan semangat kerja.
Kegiatan outbound akan diselenggarakan di lereng Gunung Salak dan akan melibatkan berbagai macam permainan dan tantangan yang seru. Kami akan menyediakan makanan dan minuman selama kegiatan berlangsung.
Harap konfirmasi kehadiran Anda paling lambat tanggal 10 Agustus 2021. Kami sangat mengharapkan kehadiran anda dalam acara tersebut.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Contoh Surat Outbound 2: Tawaran Kerjasama Outbound
Kepada Yth. Direktur Utama PT. ABC,
Kami dari PT. Adventure Indonesia menawarkan kerjasama dalam penyelenggaraan kegiatan outbound untuk karyawan perusahaan Anda. Kami akan menyediakan tempat, peralatan, serta tenaga pelatih yang berpengalaman.
Kegiatan outbound yang kami tawarkan dapat membantu mengembangkan potensi karyawan dalam berbagai aspek seperti kepemimpinan, kerjasama tim, dan pengambilan keputusan. Kami juga dapat menyesuaikan kegiatan dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda.
Jika Anda berminat untuk bekerja sama dengan kami, silahkan hubungi kami di nomor telepon yang tertera pada tanda tangan email ini. Kami akan dengan senang hati memberikan informasi lebih lanjut tentang tawaran kerjasama kami.
Terima kasih atas perhatiannya.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Contoh Surat Outbound 3: Pemberitahuan Jadwal Outbound
Kepada seluruh karyawan PT. Adventure Indonesia,
Kami ingin memberitahukan bahwa kegiatan outbound yang sebelumnya direncanakan pada tanggal 15 Agustus 2021 akan diundur menjadi tanggal 22 Agustus 2021. Hal ini dikarenakan kondisi cuaca yang kurang mendukung pada tanggal sebelumnya.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat perubahan jadwal ini. Kami akan memberikan informasi lebih lanjut tentang kegiatan outbound pada tanggal 22 Agustus melalui email dan WhatsApp group karyawan.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Contoh Surat Outbound 4. Permohonan Izin Kegiatan Outbound
Kepada Yth. Kepala Sekolah SMK ABC,
Kami dari PT. Adventure Indonesia ingin memohon izin untuk mengadakan kegiatan outbound di area lapangan olahraga SMK ABC pada tanggal 15 September 2021. Kegiatan outbound ini akan melibatkan peserta dari berbagai perusahaan di sekitar wilayah sekolah.
Kami sudah menyiapkan segala sesuatunya dan akan menjamin keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung. Kami juga akan membersihkan area setelah kegiatan selesai dan memperbaiki segala kerusakan yang mungkin terjadi.
Kami harap kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin untuk kegiatan ini. Terima kasih atas perhatiannya.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Contoh Surat Outbound 5: Pemberitahuan Pembatalan Kegiatan Outbound
Kepada seluruh peserta kegiatan outbound PT. Adventure Indonesia,
Kami sangat menyesal harus memberitahukan bahwa kegiatan outbound yang sebelumnya direncanakan pada tanggal 15 Agustus 2021 harus dibatalkan. Hal ini dikarenakan adanya peraturan pembatasan kegiatan di luar ruangan dari pihak pemerintah daerah.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat pembatalan ini. Kami akan memberikan informasi lebih lanjut tentang kegiatan outbound selanjutnya melalui email dan WhatsApp group peserta.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Contoh Surat Outbound 6: Pemberitahuan Lokasi Outbound
Kepada seluruh peserta kegiatan outbound PT. Adventure Indonesia,
Kami ingin memberitahukan bahwa kegiatan outbound yang sebelumnya direncanakan pada tanggal 15 Agustus 2021 akan diselenggarakan di area Taman Wisata Alam Gunung Salak. Kami akan menyediakan transportasi dari kantor perusahaan ke lokasi outbound.
Kami mohon agar peserta dapat berkumpul di halaman kantor pukul 07.00 WIB pada hari kegiatan outbound. Kami akan menunggu selama 15 menit sebelum keberangkatan. Jangan lupa membawa perlengkapan yang diperlukan seperti pakaian ganti, alas kaki yang nyaman, dan perlindungan dari sinar matahari.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi kami melalui nomor telepon yang tertera pada email ini.
Salam hormat,
PT. Adventure Indonesia
Tips Menulis Contoh Surat Outbound
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat outbound yang efektif:
- Tentukan tujuan surat outboundmu terlebih dahulu
- Pertimbangkan siapa target pembaca suratmu dan gunakan bahasa yang sesuai
- Jelaskan dengan jelas dan singkat tentang kegiatan outbound yang akan diadakan
- Sertakan informasi detail seperti tanggal, waktu, dan lokasi kegiatan outbound
- Sertakan informasi mengenai perlengkapan atau persiapan yang perlu dibawa oleh peserta
- Jelaskan manfaat dan tujuan dari kegiatan outbound
- Beri kesempatan bagi pembaca suratmu untuk bertanya atau memberikan feedback
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah surat outbound harus formal?
Tergantung pada konteks dan hubungan antara pengirim surat dan penerima surat. Jika kegiatan outbound diadakan di lingkungan kerja, maka surat outbound sebaiknya dikemas dengan bahasa dan gaya formal. Namun, jika kegiatan outbound diadakan untuk lingkungan sosial atau komunitas, maka surat outbound bisa lebih santai dan informal.
Bagaimana cara menentukan bahasa yang tepat untuk surat outbound?
Anda perlu mempertimbangkan siapa target pembaca surat dan juga konteks kegiatan outbound. Jika kegiatan outbound diadakan untuk lingkungan kerja, maka sebaiknya menggunakan bahasa yang formal. Namun, jika kegiatan outbound diadakan untuk lingkungan sosial atau komunitas, maka bahasa yang lebih santai dan akrab bisa digunakan.
Apa saja yang harus dijelaskan dalam surat outbound?
Anda perlu menjelaskan secara jelas dan rinci tentang kegiatan outbound yang akan diadakan, termasuk tanggal, waktu, dan lokasi kegiatan. Selain itu, juga perlu menjelaskan manfaat dan tujuan dari kegiatan outbound yang akan diadakan serta persiapan atau perlengkapan apa yang perlu dibawa oleh peserta.
Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan jadwal atau lokasi kegiatan outbound?
Anda perlu segera memberitahukan peserta kegiatan tentang perubahan jadwal atau lokasi. Berikan informasi yang jelas dan rinci serta berikan alternatif solusi jika diperlukan. Pastikan juga peserta mendapatkan informasi tersebut secepatnya.
Bolehkah mengirim surat outbound melalui email atau WhatsApp?
Tentu saja. Dalam era digital seperti saat ini, mengirim surat outbound melalui email atau WhatsApp bisa menjadi pilihan yang lebih efektif dan efisien. Namun, pastikan peserta kegiatan sudah menyetujui penggunaan media tersebut dan pastikan juga format surat outbound yang dikirim sesuai dengan format email atau WhatsApp.
Apakah perlu menambahkan kalimat penutup pada surat outbound?
Ya, perlu. Kalimat penutup pada surat outbound bisa berupa kalimat singkat yang mengucapkan terima kasih atas perhatiannya atau kalimat yang memberikan kesempatan bagi peserta untuk bertanya atau memberikan feedback. Pastikan kalimat penutupmu sesuai dengan konteks dan tujuan surat outbound yang kamu buat.
Kesimpulan
Menulis surat outbound tidaklah sulit jika kamu sudah mengetahui tujuan, target pembaca, dan bahasa yang tepat untuk digunakan. Beberapa contoh surat outbound di atas bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhanmu. Selain itu, pastikan selalu memberikan informasi yang jelas dan rinci pada surat outbound serta memberikan kesempatan bagi peserta untuk bertanya atau memberikan feedback.