Surat resmi atau official style dapat digunakan dalam berbagai situasi, mulai dari mengajukan permohonan, memberikan informasi penting, hingga mengonfirmasi sebuah pertemuan. Namun, dalam penulisan surat resmi, terdapat aturan yang harus diikuti agar terlihat profesional dan sopan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat official style baru beserta tips dan pertanyaan yang sering diajukan mengenai hal ini.
Contoh Surat 1: Permohonan Izin Cuti
Kepada Yth,
Direktur PT. ABCD
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Sarah Kurniawan
Jabatan: Staff Administrasi
Divisi: Keuangan
Memohon izin cuti selama 3 hari kerja, mulai tanggal 3-5 Agustus 2021. Saya akan mengatur jadwal pekerjaan saya sehingga tidak mengganggu kinerja divisi. Saya juga sudah menyiapkan laporan kerja selama saya cuti. Terlampir saya sertakan surat pengajuan cuti dan laporan kerja.
Demikian permohonan saya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Sarah Kurniawan
Staff Administrasi
Divisi Keuangan
Tips Menulis Surat Official Style Baru
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat official style baru yang baik:
- Perhatikan format penulisan yang benar, termasuk alamat, tanggal, dan salam pembuka.
- Gunakan bahasa yang sopan dan jelas, hindari penggunaan bahasa yang kurang formal atau slang.
- Pastikan isi surat berisi informasi yang jelas dan lengkap, serta mendukung tujuan Anda dalam menulis surat.
- Jangan lupa menyertakan informasi kontak Anda (nomor telepon dan email) untuk memudahkan pihak yang menerima surat untuk menghubungi Anda jika diperlukan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Kapan sebaiknya saya menggunakan surat official style?
Surat official style sebaiknya digunakan ketika Anda ingin mengirimkan pesan yang penting dan memerlukan respon tertulis yang resmi. Contohnya, surat official style dapat digunakan untuk mengirimkan undangan, mengajukan permohonan, memberikan informasi penting, atau mengonfirmasi sebuah pertemuan.
2. Apa yang harus saya tulis di salam pembuka surat?
Di salam pembuka surat, sebaiknya Anda menyebutkan nama atau jabatan penerima surat. Bentuk salam yang umum digunakan dalam surat official style adalah “Kepada Yth.” atau “Yang Terhormat”.
3. Berapa panjang surat official style yang ideal?
Surat official style sebaiknya ditulis dengan singkat dan padat. Idealnya, surat official style memiliki panjang antara 3-4 paragraf dengan total 40-50 kata per paragraf. Pastikan semua informasi penting yang ingin disampaikan telah tercakup dalam surat tersebut.
4. Apa yang harus saya tulis di bagian penutup surat?
Di bagian penutup surat, sebaiknya Anda menyertakan kalimat penutup yang sopan dan singkat, serta menambahkan tanda tangan dan nama lengkap Anda. Contoh kalimat penutup yang umum digunakan dalam surat official style adalah “Demikian surat ini saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.”
5. Apakah saya perlu mengetik surat official style menggunakan mesin ketik?
Tidak selalu. Anda dapat mengetik surat official style menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word. Namun, pastikan font yang digunakan mudah dibaca dan ukuran font yang digunakan konsisten.
6. Apakah saya perlu mencantumkan lampiran dalam surat official style?
Jika terdapat lampiran yang mendukung isi surat, sebaiknya Anda mencantumkan lampiran tersebut. Pastikan lampiran yang Anda sertakan relevan dengan isi surat dan mudah dipahami oleh penerima.
Kesimpulan
Dalam menulis surat official style baru, perlu diperhatikan format penulisan yang benar, bahasa yang sopan, serta isi surat yang jelas dan lengkap. Dengan mengikuti tips yang telah disebutkan dalam artikel ini, diharapkan Anda dapat menulis surat official style yang baik dan mendapatkan respon yang diinginkan.