Surat explanation adalah jenis surat yang digunakan untuk memberikan penjelasan atas suatu situasi atau keadaan. Surat ini dapat digunakan baik dalam lingkup pribadi maupun profesional. Bagi Anda yang sedang membutuhkan panduan dalam menulis surat explanation, berikut adalah beberapa contoh surat explanation yang dapat Anda gunakan dan tips menulisnya dengan baik.
Contoh Surat Explanation
Contoh Surat Explanation Pengajuan Cuti
Hormat Saya,
Melalui surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa saya akan mengajukan cuti selama seminggu pada tanggal 1 hingga 7 November 2021. Hal ini dikarenakan saya memiliki urusan keluarga yang harus segera diselesaikan.
Saya telah mengatur pekerjaan saya dengan rekan kerja dan akan memastikan bahwa seluruh pekerjaan saya akan ditangani dengan baik sebelum saya meninggalkan kantor. Saya juga telah berkoordinasi dengan rekan kerja saya untuk menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas tugas-tugas saya selama absen.
Saya berharap permohonan cuti saya dapat disetujui. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat Saya,
John Doe
Contoh Surat Explanation Keterlambatan Pembayaran
Kepada Yth,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai keterlambatan pembayaran tagihan bulan lalu. Saya memahami bahwa keterlambatan ini telah menyebabkan masalah bagi perusahaan Anda, dan saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan ini.
Saya mengalami beberapa masalah keuangan bulan lalu yang membuat saya kesulitan untuk membayar tagihan tepat waktu. Namun, saya telah mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah ini dan akan segera mentransfer dana yang masih belum saya bayar.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas keterlambatan ini dan menjamin bahwa hal ini tidak akan terjadi lagi di masa yang akan datang.
Salam Saya,
Jane Smith
Contoh Surat Explanation Absen dari Sekolah
Kepada Yth,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan atas absensi saya dari sekolah selama tiga hari terakhir. Saya memahami bahwa ketidakhadiran saya telah menyebabkan ketidaknyamanan pada pihak sekolah dan saya ingin memberikan penjelasan mengenai alasan saya tidak hadir.
Saya tidak bisa hadir di sekolah karena saya mengalami sakit dan harus dirawat di rumah sakit selama tiga hari. Saya telah mengirimkan sertifikat medis kepada sekolah untuk mendukung absensi saya.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidakhadiran saya dan berharap agar keadaan ini dapat dimaklumi.
Hormat Saya,
David Lee
Contoh Surat Explanation Tidak Dapat Hadir pada Acara Undangan
Hormat Saya,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai ketidakmampuan saya untuk hadir pada acara undangan yang telah diberikan kepada saya pada tanggal 12 November 2021.
Hal ini dikarenakan saya telah memiliki jadwal untuk menghadiri acara keluarga di kota lain pada tanggal yang sama. Saya sangat menyesal atas ketidakmampuan saya untuk hadir pada acara undangan tersebut, namun saya berharap Anda dapat memahami situasi yang saya hadapi.
Terima kasih atas undangan yang telah diberikan kepada saya, dan sekali lagi saya mohon maaf atas ketidakmampuan saya untuk hadir.
Hormat Saya,
Anna Kim
Contoh Surat Explanation Perubahan Jadwal Pertemuan
Kepada Yth,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai perubahan jadwal pertemuan yang telah kami sepakati sebelumnya. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah kami timbulkan dan berharap dapat memahami situasi yang kami hadapi.
Kami mengalami beberapa situasi yang tidak terduga yang membuat kami harus mengubah jadwal pertemuan yang telah kami sepakati sebelumnya. Namun, kami akan berusaha untuk menentukan jadwal baru yang sesuai dengan jadwal Anda secepat mungkin.
Sekali lagi, kami memohon maaf atas perubahan jadwal ini dan berharap dapat memahami situasi yang kami hadapi.
Hormat Saya,
Mark Johnson
Contoh Surat Explanation Tidak Dapat Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu
Kepada Yth,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai keterlambatan dalam menyelesaikan proyek yang telah kami sepakati sebelumnya. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah kami timbulkan dan berharap dapat memahami situasi yang kami hadapi.
Kami mengalami beberapa kendala yang tidak kami antisipasi sebelumnya yang membuat kami kesulitan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Namun, kami akan berusaha untuk menyelesaikan proyek ini secepat mungkin dan akan memberikan kompensasi yang sesuai atas keterlambatan ini.
Sekali lagi, kami memohon maaf atas keterlambatan ini dan berharap dapat memahami situasi yang kami hadapi.
Hormat Saya,
Tommy Williams
Contoh Surat Explanation Permohonan Izin Pindah Kantor
Kepada Yth,
Saya menulis surat ini untuk memberikan penjelasan mengenai permohonan izin pindah kantor yang saya ajukan. Saya memahami bahwa permintaan ini dapat menimbulkan banyak ketidaknyamanan, dan saya ingin memberikan penjelasan mengenai alasan saya mengajukan permohonan ini.
Alasan utama saya mengajukan permohonan ini adalah karena jarak antara kantor lama dengan tempat tinggal saya yang cukup jauh. Hal ini membuat saya kesulitan untuk berangkat dan pulang kerja setiap hari. Dengan memindahkan kantor ke lokasi yang lebih dekat dengan tempat tinggal saya, saya berharap dapat menjadi lebih produktif dan efisien dalam pekerjaan saya.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat permohonan izin pindah kantor ini dan berharap dapat memperoleh persetujuan dari pihak perusahaan.
Hormat Saya,
Michael Brown
Tips Menulis Surat Explanation dengan Baik
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat explanation dengan baik:
- Tentukan tujuan surat: Sebelum mulai menulis, tentukan terlebih dahulu tujuan surat Anda dan apa yang ingin Anda sampaikan kepada penerima surat.
- Jelaskan situasi dengan jelas: Pastikan penjelasan yang Anda berikan jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau sulit dipahami.
- Sertakan dokumen pendukung: Jika diperlukan, sertakan dokumen pendukung seperti sertifikat medis atau surat pernyataan sebagai bukti dari penjelasan yang Anda berikan.
- Buat surat singkat dan to the point: Usahakan untuk membuat surat Anda singkat dan to the point. Hindari pengulangan informasi yang tidak perlu dan buatlah surat Anda mudah dipahami.
- Minta maaf jika diperlukan: Jika situasi yang Anda jelaskan menyebabkan ketidaknyamanan bagi penerima surat, jangan ragu untuk meminta maaf dan menjamin bahwa hal tersebut tidak akan terjadi lagi di masa yang akan datang.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah surat explanation selalu harus disertai dengan dokumen pendukung?
Tidak selalu. Namun, jika Anda merasa perlu untuk memberikan bukti pendukung dari penjelasan yang Anda berikan, maka sebaiknya sertakan dokumen tersebut dalam surat.
Bagaimana cara menulis surat explanation untuk alasan yang sangat pribadi?
Jika alasan yang ingin Anda jelaskan sangat pribadi, sebaiknya Anda mempertimbangkan untuk tidak menuliskan detail yang terlalu rinci dalam surat. Jelaskan situasi secara singkat dan jelas, namun hindari memberikan terlalu banyak detail yang tidak perlu.
Apakah surat explanation selalu harus diakhiri dengan permintaan maaf?
Tidak selalu. Namun, jika situasi yang Anda jelaskan menyebabkan ketidaknyamanan bagi penerima surat, sebaiknya Anda meminta maaf dan menjamin bahwa hal tersebut tidak akan terjadi lagi di masa yang akan datang.
Bagaimana cara membuat surat explanation yang mudah dipahami?
Untuk membuat surat explanation yang mudah dipahami, hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau sulit dipahami. Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan mudah dipahami oleh penerima surat. Sertakan informasi yang dibutuhkan saja dan hindari pengulangan informasi yang tidak perlu.
Apakah surat explanation selalu harus ditulis dengan format resmi?
Tidak selalu. Namun, jika surat explanation ditujukan untuk keperluan bisnis atau profesional, sebaiknya Anda menuliskannya dengan format resmi.
Apakah surat explanation harus ditulis dengan tangan atau dapat ditulis dengan komputer?
Saat ini, surat explanation dapat ditulis dengan tangan atau dengan komputer. Namun, jika surat ditujukan untuk keperluan bisnis atau profesional, sebaiknya Anda menuliskannya dengan komputer untuk memastikan kesalahan penulisan dan tata bahasa dapat dihindari.
Kesimpulan
Menulis surat explanation dapat menjadi tantangan tersendiri, namun dengan mengikuti tips yang telah disebutkan di atas, Anda dapat menulis surat explanation yang baik dan mudah dipahami oleh penerima surat. Selain itu, pastikan untuk memberikan penjelasan yang jelas dan sederhana serta sertakan dokumen pendukung jika diperlukan. Dengan begitu, Anda dapat menyampaikan informasi dengan tepat dan menghindari kesalahpahaman yang tidak diinginkan.