Surat eksternal adalah surat yang ditujukan kepada pihak luar perusahaan, seperti pelanggan, pemasok, atau instansi lainnya. Dalam menulis surat eksternal, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pesan yang ingin disampaikan dapat terkirim dengan baik. Berikut ini adalah beberapa contoh surat eksternal beserta tips menulisnya.
Contoh Surat Eksternal 1: Permintaan Informasi Produk
Hormat Kami,
Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin antara perusahaan Anda dengan kami. Saat ini, kami tengah mencari informasi terkait produk-produk terbaru yang ditawarkan oleh perusahaan Anda.
Apabila memungkinkan, kami ingin mendapatkan brosur atau katalog produk beserta daftar harga terbaru dari perusahaan Anda. Kami berharap surat ini dapat direspon dengan cepat.
Hormat kami,
Tim Marketing
Contoh Surat Eksternal 2: Pengaduan Pelanggan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Customer Service,
Saya sebagai pelanggan yang setia merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda. Saya telah mencoba menghubungi customer service melalui telepon dan email, namun hingga saat ini belum mendapatkan jawaban yang memuaskan.
Saya berharap perusahaan dapat segera menanggapi pengaduan saya ini dan memberikan solusi terbaik. Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Hormat saya,
David Tan
Contoh Surat Eksternal 3: Permohonan Kemitraan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Marketing,
Kami dari PT. ABC, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi, tertarik untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Anda. Kami mengetahui bahwa perusahaan Anda memiliki kompetensi yang mumpuni dalam bidang yang sama dengan kami.
Kami berharap dapat menjalin kemitraan dengan perusahaan Anda dalam pengembangan produk dan layanan yang dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak. Kami siap untuk membicarakan lebih lanjut tentang kerjasama ini.
Hormat kami,
Tim Business Development
Contoh Surat Eksternal 4: Permohonan Donasi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur,
Kami dari Yayasan XYZ, sebuah lembaga sosial yang bergerak di bidang pendidikan dan kesehatan, memohon bantuan donasi dari perusahaan Anda. Dalam program kami yang akan datang, kami akan membagikan beasiswa kepada anak-anak kurang mampu dan memberikan bantuan kesehatan kepada masyarakat yang membutuhkan.
Kami berharap perusahaan Anda dapat memberikan dukungan dalam bentuk donasi untuk program ini. Segala bentuk donasi akan sangat bermanfaat bagi kami dan masyarakat yang kami bantu.
Hormat kami,
Tim Penggalangan Dana
Contoh Surat Eksternal 5: Penawaran Kerjasama
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur,
Kami dari PT. Virtual, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan aplikasi, ingin menawarkan kerjasama kepada perusahaan Anda. Kami memiliki pengalaman yang cukup dalam pengembangan aplikasi mobile dan web untuk berbagai jenis usaha.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Anda dalam pengembangan aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Kami siap membantu dalam setiap tahap pengembangan aplikasi dan menawarkan harga yang bersaing.
Hormat kami,
Tim Business Development
Contoh Surat Eksternal 6: Pemberitahuan Perubahan Harga
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pemasok,
Kami ingin memberitahukan bahwa terdapat perubahan harga pada produk-produk yang dipesan dari perusahaan Anda. Hal ini disebabkan oleh kenaikan biaya bahan baku dan pengiriman dari pemasok kami.
Kami berharap perusahaan Anda dapat memahami kondisi ini dan bersedia untuk menyesuaikan harga sesuai dengan perubahan yang terjadi. Kami tetap berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
Tim Purchasing
Contoh Surat Eksternal 7: Undangan Rapat Bisnis
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur,
Kami dari PT. ABC, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, ingin mengundang perusahaan Anda untuk menghadiri rapat bisnis yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 1 Januari 20XX
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Hotel XYZ, Jalan Sudirman No. 1, Jakarta
Agenda rapat adalah membahas kerjasama antara kedua perusahaan dalam proyek konstruksi yang sedang berjalan. Kami berharap perusahaan Anda dapat hadir dalam rapat ini.
Hormat kami,
Tim Business Development
Tips Menulis Surat Eksternal
Untuk menulis surat eksternal yang baik, perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
1. Gunakan bahasa yang profesional dan sopan
Bahasa yang digunakan dalam surat haruslah profesional dan sopan agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang menerima.
2. Jelaskan tujuan surat dengan jelas
Jelaskan dengan jelas tujuan dari surat yang ditulis agar penerima dapat memahami pesan yang ingin disampaikan.
3. Sertakan informasi yang relevan
Sertakan informasi yang relevan dengan tujuan surat yang ditulis agar penerima dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang hal yang dibicarakan.
4. Tampilkan identitas pengirim
Sertakan identitas pengirim pada surat agar penerima dapat menghubungi pengirim apabila diperlukan.
5. Periksa kembali kesalahan penulisan
Periksa kembali surat sebelum dikirimkan untuk memastikan tidak terdapat kesalahan penulisan dan tata bahasa yang salah.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
1. Apakah surat eksternal harus menggunakan bahasa formal?
Ya, surat eksternal sebaiknya menggunakan bahasa formal dan sopan agar pesan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang menerima.
2. Apa yang harus ditulis pada bagian greeting?
Pada bagian greeting, sebaiknya ditulis dengan menyebutkan nama penerima atau instansi yang dituju dan diikuti dengan kata sapaan yang sopan.
3. Berapa banyak paragraf yang sebaiknya ditulis pada letter body?
Sebaiknya letter body ditulis dalam 2 paragraf yang terdiri dari kalimat yang jelas dan ringkas.
4. Apa yang harus ditulis pada bagian complimentary close?
Pada bagian complimentary close, sebaiknya ditulis dengan menyebutkan kata-kata yang sopan seperti “hormat kami” atau “terima kasih” diikuti dengan tanda tangan pengirim.
5. Bagaimana cara membuat surat eksternal yang baik?
Untuk membuat surat eksternal yang baik, perlu memperhatikan penggunaan bahasa yang profesional dan sopan, menjelaskan tujuan surat dengan jelas, menyertakan informasi yang relevan, menampilkan identitas pengirim, dan memeriksa kembali kesalahan penulisan.
6. Apakah surat eksternal harus ditandatangani secara manual?
Tidak selalu harus ditandatangani secara manual, namun bisa juga menggunakan tanda tangan digital atau dikirim melalui email dengan mencantumkan nama dan jabatan pengirim.
Kesimpulan
Menulis surat eksternal membutuhkan perhatian khusus agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang menerima. Dalam menulis surat eksternal, perlu memperhatikan penggunaan bahasa yang profesional dan sopan, menjelaskan tujuan surat dengan jelas, menyertakan informasi yang relevan, menampilkan identitas pengirim, dan memeriksa kembali kesalahan penulisan. Dengan mengikuti tips tersebut, diharapkan surat eksternal yang ditulis dapat terkirim dengan baik dan pesan dapat tersampaikan dengan jelas.