Surat EIR (Equipment Interchange Receipt) adalah surat yang digunakan dalam proses pengiriman barang secara internasional. Surat ini adalah bukti penerimaan barang oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pengiriman barang tersebut. Di bawah ini kami berikan 7 contoh surat EIR yang bisa dijadikan referensi bagi Anda:
Contoh Surat EIR #1: Penerimaan Barang Dalam Kondisi Baik
Hormat kami,
Kami dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-123 dalam kondisi baik tanpa ada kerusakan pada tanggal 10 Juni 2021. Barang tersebut akan segera kami proses dan akan kami kirim kembali ke pabrik kami.
Hormat kami,
Contoh Surat EIR #2: Penerimaan Barang dengan Kerusakan
Kepada Yth,
Dengan ini kami menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-456 dalam kondisi yang tidak sempurna pada tanggal 15 Juni 2021. Ada beberapa kerusakan pada produk yang kami terima. Kami akan segera menghubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah ini.
Terima kasih,
Contoh Surat EIR #3: Penerimaan Barang dengan Keterlambatan
Kepada Bagian Pengiriman,
Kami dengan ini memberitahukan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-789 dengan keterlambatan lebih dari satu hari pada tanggal 20 Juni 2021. Kami sangat membutuhkan barang tersebut untuk proses produksi kami. Kami berharap ke depannya dapat ditingkatkan kualitas pengirimannya.
Hormat kami,
Contoh Surat EIR #4: Penerimaan Barang dalam Jumlah Kurang
Kepada Bagian Pengiriman,
Dengan ini kami menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-101 dalam jumlah yang kurang pada tanggal 25 Juni 2021. Kami hanya menerima 9 dari 10 produk yang kami pesan. Kami akan segera menghubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah ini.
Terima kasih,
Contoh Surat EIR #5: Penerimaan Barang dengan Kondisi Rusak Parah
Kepada Bagian Pengiriman,
Kami dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-246 dalam kondisi yang sangat buruk pada tanggal 30 Juni 2021. Produk yang kami terima rusak parah dan tidak bisa digunakan. Kami akan segera menghubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah ini.
Hormat kami,
Contoh Surat EIR #6: Penerimaan Barang yang Tidak Sesuai Pesanan
Kepada Bagian Pengiriman,
Kami dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan yang tidak sesuai dengan pesanan kami pada tanggal 5 Juli 2021. Kami menerima produk yang berbeda dengan nomor PO-369. Kami akan segera menghubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah ini.
Terima kasih,
Contoh Surat EIR #7: Penerimaan Barang dalam Kondisi Yang Memuaskan
Kepada Bagian Pengiriman,
Kami dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima barang pesanan kami dengan nomor PO-852 dalam kondisi yang memuaskan pada tanggal 10 Juli 2021. Kami puas dengan layanan yang diberikan oleh pihak pengirim. Kami akan merekomendasikan jasa pengiriman ini ke rekan bisnis kami.
Hormat kami,
Tips dalam Menulis Surat EIR
Ada beberapa tips yang bisa Anda gunakan dalam menulis surat EIR:
- Pastikan Anda menuliskan nomor PO dengan jelas dan benar.
- Detail kondisi barang harus dijelaskan secara akurat.
- Tandatangan pada surat EIR harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.
- Surat EIR harus disimpan dengan baik sebagai bukti penerimaan barang.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Mengenai Surat EIR
Q: Apa fungsi dari surat EIR?
Surat EIR berfungsi sebagai bukti penerimaan barang oleh pihak yang bertanggung jawab dalam proses pengiriman barang internasional.
Q: Apakah surat EIR harus disertai dengan dokumen lainnya?
Tidak wajib. Namun, surat EIR dapat disertai dengan dokumen pengiriman lainnya seperti packing list atau invoice.
Q: Siapa yang harus menandatangani surat EIR?
Surat EIR harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.
Q: Apakah surat EIR harus disimpan?
Ya, surat EIR sebaiknya disimpan sebagai bukti penerimaan barang.
Q: Apa yang harus dilakukan jika terdapat kerusakan pada barang yang diterima?
Jika terdapat kerusakan pada barang yang diterima, segera hubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah tersebut.
Q: Apa yang harus dilakukan jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan?
Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, segera hubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah tersebut.
Kesimpulan
Surat EIR adalah surat yang digunakan sebagai bukti penerimaan barang dalam proses pengiriman barang internasional. Dalam menulis surat EIR, pastikan nomor PO dituliskan dengan jelas, detil kondisi barang dijelaskan secara akurat, dan surat EIR disimpan dengan baik sebagai bukti penerimaan barang. Anda bisa menggunakan contoh surat EIR di atas sebagai referensi. Jika ada masalah pada barang yang diterima, segera hubungi pihak pengirim untuk membicarakan mengenai masalah tersebut.