Surat dinas merupakan salah satu bentuk surat resmi yang sering digunakan dalam dunia bisnis maupun pemerintahan. Namun, terkadang kita kebingungan dalam membuat surat dinas yang baik dan benar. Oleh karena itu, berikut ini kami akan memberikan beberapa contoh surat dinas yang baik dan benar beserta tips dan triknya.
Contoh Surat Dinas Permohonan Izin Cuti
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka memenuhi kebutuhan pribadi, saya bermaksud mengajukan izin cuti selama 5 (lima) hari kerja, mulai tanggal 10-14 Agustus 2021. Adapun alasan saya mengajukan cuti adalah karena saya harus menghadiri acara keluarga yang bersifat mendesak di luar kota.
Demikianlah surat permohonan izin cuti ini saya ajukan, atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat saya,
John Doe
Contoh Surat Dinas Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, melalui surat ini kami bermaksud memberitahukan perubahan jadwal kerja karyawan. Berikut adalah daftar perubahan:
1. Hari Senin, 2 Agustus 2021: Jam kerja dimulai pukul 08.30 WIB (sebelumnya pukul 08.00 WIB).
2. Hari Selasa, 3 Agustus 2021: Libur.
3. Hari Rabu, 4 Agustus 2021: Jam kerja dimulai pukul 09.00 WIB (sebelumnya pukul 08.00 WIB).
4. Hari Kamis, 5 Agustus 2021: Jam kerja seperti biasa, dimulai pukul 08.00 WIB.
Demikian informasi yang dapat kami berikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABCDE
Bagian Kepegawaian
Contoh Surat Dinas Undangan Rapat
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka membahas rencana kerja tahunan perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 6 Agustus 2021
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat PT. ABCDE
Adapun agenda rapat adalah sebagai berikut:
1. Pembukaan oleh pimpinan perusahaan.
2. Pembahasan rencana kerja tahunan.
3. Penutupan oleh pimpinan perusahaan.
Demikian undangan rapat ini kami sampaikan, atas kehadiran dan perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABCDE
Contoh Surat Dinas Pemberitahuan Kenaikan Gaji
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, melalui surat ini kami bermaksud memberitahukan bahwa perusahaan kami akan memberikan kenaikan gaji untuk karyawan pada bulan depan. Adapun besaran kenaikan gaji adalah 10% dari gaji pokok saat ini.
Hal ini dilakukan sebagai bentuk apresiasi kami atas kerja keras dan kontribusi yang telah diberikan oleh seluruh karyawan selama ini. Kami berharap kenaikan gaji ini dapat memotivasi seluruh karyawan untuk terus bekerja dengan baik dan memberikan yang terbaik bagi perusahaan.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABCDE
Bagian Keuangan
Contoh Surat Dinas Permohonan Pengadaan Barang
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka peningkatan kualitas dan efektivitas kerja, kami bermaksud mengajukan permohonan pengadaan barang. Adapun barang yang kami butuhkan adalah sebagai berikut:
1. 10 unit laptop merk ASUS
2. 5 unit printer merk HP
3. 1 unit mesin fotocopy merk Canon
4. 1 unit meja kerja besar
Adapun rincian harga barang tersebut adalah sebagai berikut:
1. Laptop merk ASUS : Rp 10.000.000,-/unit
2. Printer merk HP : Rp 4.000.000,-/unit
3. Mesin fotocopy merk Canon : Rp 20.000.000,-/unit
4. Meja kerja besar : Rp 5.000.000,-/unit
Total biaya yang dibutuhkan adalah Rp 165.000.000,- (seratus enam puluh lima juta rupiah).
Demikian permohonan pengadaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABCDE
Bagian Pengadaan
Contoh Surat Dinas Penawaran Kerjasama
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami dari PT. ABCDE bermaksud menawarkan kerjasama dengan perusahaan Bapak/Ibu. Adapun bidang kerjasama yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan bahan baku
2. Penyediaan tenaga kerja
3. Jasa pengiriman barang
Adapun keuntungan yang dapat Bapak/Ibu peroleh dari kerjasama dengan kami adalah kualitas produk yang baik, harga yang kompetitif, dan pelayanan yang maksimal.
Demikian surat penawaran kerjasama ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABCDE
Bagian Pemasaran
Tips Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar
Membuat surat dinas yang baik dan benar memang tidaklah mudah. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam membuat surat dinas:
- Gunakan bahasa yang santun dan sopan.
- Sesuaikan format surat dinas dengan standar yang berlaku.
- Jangan menggunakan kata-kata yang bersifat subjektif atau emosional.
- Sertakan informasi yang relevan dan lengkap.
- Periksa ulang surat sebelum dikirim agar terhindar dari kesalahan penulisan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa itu surat dinas?
Surat dinas merupakan salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk kepentingan bisnis atau pemerintahan. Surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan pemberitahuan, permintaan, atau undangan.
2. Apa saja jenis-jenis surat dinas?
Jenis-jenis surat dinas antara lain surat pemberitahuan, surat permohonan, surat undangan, surat pengumuman, surat keputusan, dan surat edaran.
3. Apa yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas?
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas antara lain bahasa yang digunakan harus sopan dan santun, format surat harus sesuai dengan standar yang berlaku, dan informasi yang disampaikan harus relevan dan lengkap.
4. Bagaimana cara mengetahui format surat dinas yang benar?
Anda dapat mengetahui format surat dinas yang benar dengan mencari referensi dari buku panduan atau internet. Pastikan format surat yang digunakan sesuai dengan standar yang berlaku.
5. Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan penulisan dalam surat dinas?
Jika ada kesalahan penulisan dalam surat dinas, sebaiknya surat tersebut diperbaiki terlebih dahulu sebelum dikirimkan. Hal tersebut dilakukan agar surat yang dikirimkan benar-benar sesuai dengan yang dimaksud.
6. Apa yang harus dilakukan jika surat dinas tidak mendapatkan respons dari pihak yang dituju?
Jika surat dinas tidak mendapatkan respons dari pihak yang dituju, sebaiknya lakukan follow-up untuk memastikan apakah surat tersebut sudah diterima atau belum. Jika setelah dilakukan follow-up masih tidak mendapatkan respons, sebaiknya gunakan cara lain untuk menghubungi pihak yang dituju.
Kesimpulan
Membuat surat dinas yang baik dan benar memang tidak mudah, namun dengan mengikuti beberapa tips yang telah disebutkan di atas Anda dapat membuat surat dinas dengan mudah dan tepat sasaran. Selain itu, dengan mengikuti contoh-contoh surat dinas yang telah disediakan diatas, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat surat dinas yang efektif dan profesional.