Surat dinas singkat adalah jenis surat resmi yang biasa digunakan untuk memberikan informasi secara singkat dan padat. Surat ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti undangan, pemberitahuan, permintaan maaf, atau permohonan izin. Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat dinas singkat beserta tips menulisnya.
Contoh Surat Dinas Singkat
Undangan Rapat
Hormat kami,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 14 September 2020
Waktu: 09.00 – 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu paling lambat Jumat, 11 September 2020.
Terima kasih.
Hormat kami,
Manajer Keuangan
Pemberitahuan Cuti
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa saya akan mengambil cuti pada:
Hari/Tanggal: Rabu – Jumat, 23 – 25 September 2020
Untuk keperluan pribadi.
Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi selama saya tidak berada di kantor. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Supervisor Produksi
Permohonan Izin
Kepada Yth.,
Melalui surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan izin pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 10 September 2020
Alasan: Saya harus menemani anak saya yang sedang sakit ke dokter.
Saya berjanji akan menyelesaikan tugas-tugas saya sebelum dan setelah izin. Mohon izin dari Bapak/Ibu untuk tidak hadir di kantor pada hari tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
Asisten Administrasi
Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Kepada Yth.,
Bersama ini kami sampaikan bahwa jadwal meeting yang semula dijadwalkan pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 17 September 2020
Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 2
telah berubah menjadi:
Hari/Tanggal: Jumat, 18 September 2020
Waktu: 11.00 – 13.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 3
Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Manajer Proyek
Pemberitahuan Pengunduran Diri
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bermaksud untuk mengundurkan diri dari jabatan:
Jabatan: Asisten Akuntansi
Perusahaan: PT. ABCD
Alasan: Saya mendapat tawaran pekerjaan yang lebih baik di perusahaan lain.
Saya akan menyelesaikan tugas-tugas saya selama masa pengunduran diri ini dan siap membantu dalam proses pergantian pengganti saya.
Terima kasih atas pengalaman berharga yang saya dapatkan selama bekerja di PT. ABCD dan mohon maaf atas segala ketidaknyamanan yang terjadi selama saya bekerja di sini.
Hormat saya,
Asisten Akuntansi
Permintaan Maaf
Kepada Yth.,
Dalam kesempatan ini, saya ingin memohon maaf atas keterlambatan dalam menyelesaikan tugas:
Tugas: Laporan Keuangan Triwulan II
Alasan: Saya mendapat tugas tambahan dari atasan yang harus segera diselesaikan.
Saya berjanji akan menyelesaikan tugas tersebut secepat mungkin dan menghindari keterlambatan yang sama di masa yang akan datang.
Terima kasih atas pemahaman dan kesempatannya untuk bekerja di perusahaan ini.
Hormat saya,
Analis Keuangan
Pemberitahuan Kenaikan Gaji
Kepada Yth.,
Bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan kami telah menyetujui kenaikan gaji bagi karyawan di seluruh divisi:
Waktu: Mulai dari gaji bulan September 2020
Presentase kenaikan: 10%
Kami berharap kenaikan ini dapat meningkatkan semangat dan motivasi kerja Bapak/Ibu dalam mendukung perkembangan perusahaan kami. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Manajemen SDM
Tips Menulis Surat Dinas Singkat
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat dinas singkat yang efektif:
1. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat
Pastikan bahasa yang digunakan mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dipahami atau berbelit-belit.
2. Sertakan informasi yang penting
Sertakan informasi yang penting dan relevan dengan keperluan surat. Hindari informasi yang tidak penting atau kurang relevan.
3. Gunakan format yang rapi
Guna mempermudah pembaca, gunakan format yang rapi dan mudah dipahami. Pisahkan antara bagian-bagian surat dengan jelas, seperti bagian pembuka, isi surat, dan penutup.
4. Periksa kembali kesalahan penulisan
Periksa kembali surat sebelum dikirimkan, pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau tata bahasa yang salah. Hal ini dapat membantu meningkatkan kesan profesionalitas surat.
Pertanyaan Umum
Bagaimana cara memulai penulisan surat dinas singkat?
Untuk memulai penulisan surat dinas singkat, tentukan terlebih dahulu tujuan surat dan informasi yang ingin disampaikan secara singkat dan jelas.
Apakah wajib menyertakan tanda tangan pada surat dinas singkat?
Secara umum, surat dinas singkat tidak wajib menyertakan tanda tangan. Namun, tergantung pada kebijakan perusahaan atau lembaga yang menerbitkan surat, tanda tangan dapat diminta atau tidak diminta.
Berapa jumlah total kata yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas singkat?
Jumlah total kata yang disarankan dalam surat dinas singkat adalah antara 40-50 kata. Pastikan informasi yang disampaikan singkat, jelas dan mudah dipahami.
Bagaimana cara mengetahui alamat tujuan surat dinas singkat?
Alamat tujuan surat dinas singkat biasanya tertera pada bagian atas kiri surat. Pastikan alamat yang tercantum benar dan lengkap agar surat dapat sampai pada alamat yang dituju.
Apakah ada format baku untuk surat dinas singkat?
Tidak ada format baku yang harus diikuti dalam penulisan surat dinas singkat. Namun, gunakan format yang rapi dan mudah dipahami agar surat dapat dengan mudah dipahami oleh pembaca.
Apakah surat dinas singkat harus menggunakan bahasa formal?
Ya, surat dinas singkat harus menggunakan bahasa formal. Pastikan bahasa yang digunakan mudah dipahami, sopan dan menghormati pihak yang dituju.
Kesimpulan
Menulis surat dinas singkat memang membutuhkan keahlian dan pengalaman. Dengan mengikuti beberapa tips yang kami berikan di atas, diharapkan akan membantu Anda menulis surat dinas singkat yang efektif dan profesional. Ingat bahwa informasi yang disampaikan harus jelas, singkat dan mudah dipahami oleh pembaca.