Banyak situasi di mana kita perlu menulis surat dinas pendek. Misalnya, untuk mengundang peserta rapat, meminta keterangan dari pihak terkait, atau memberikan arahan singkat. Namun, menulis surat dinas pendek sesuai dengan format yang benar bisa menjadi tantangan tersendiri bagi sebagian orang. Oleh karena itu, berikut ini adalah beberapa tips untuk menulis surat dinas pendek yang baik dan benar, serta enam pertanyaan yang sering diajukan seputar contoh surat dinas pendek.
Tips Menulis Surat Dinas Pendek
Berikut ini adalah beberapa tips untuk menulis surat dinas pendek yang baik dan benar:
Undangan Rapat
Hormat Kami,
Sehubungan dengan rencana rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 13 September 2021
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Gedung A Lantai 2
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dan menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan topik rapat.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Permintaan Keterangan
Kepada Yth.
Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
PT. ABCD
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pengajuan nama-nama calon karyawan dari perusahaan Bapak/Ibu, kami membutuhkan keterangan mengenai :
1. Latar belakang perusahaan
2. Jenis pekerjaan yang dibutuhkan
3. Kualifikasi yang dibutuhkan
4. Alamat perusahaan
5. Nomor telepon dan fax perusahaan
6. Nama dan jabatan kontak person
Keterangan di atas akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam proses seleksi karyawan di perusahaan kami. Diharapkan Bapak/Ibu dapat memberikan keterangan tersebut dalam waktu satu minggu terhitung sejak diterimanya surat ini.
Terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Memberikan Arahan
Kepada Yth.
Seluruh Pegawai PT. ABCD
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini disampaikan arahan sebagai berikut :
1. Semua pegawai diharapkan mematuhi peraturan perusahaan yang berlaku.
2. Pada hari Selasa, 14 September 2021, seluruh karyawan wajib mengikuti acara pelatihan di ruang rapat gedung C lantai 3.
3. Apabila terdapat kendala atau hal-hal yang perlu diinformasikan terkait pelaksanaan tugas, dapat langsung berkonsultasi dengan atasan.
Demikian arahan yang disampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama seluruh pegawai.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Pemberitahuan Cuti
Kepada Yth.
Kepala Bagian Kepegawaian
PT. ABCD
Di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Kepala Bagian Produksi
Nomor Induk Karyawan : 123456
Memberitahukan bahwa saya akan mengambil cuti pada:
Tanggal: Kamis, 16 September 2021 – Jumat, 17 September 2021
Jumlah hari cuti : 2 (dua) hari kerja
Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
TTD
Budi Santoso
Permohonan Informasi
Kepada Yth.
Kepala Bagian Keuangan
PT. ABCD
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami ingin memohon informasi seputar:
1. Rincian anggaran untuk proyek X tahun 2021
2. Jumlah pengeluaran dan sisa anggaran hingga bulan Agustus 2021
3. Rencana penggunaan anggaran yang tersisa hingga akhir tahun
Informasi tersebut akan digunakan sebagai bahan evaluasi proyek, sehingga kami memohon informasi tersebut secepatnya. Demikian kami sampaikan, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat
Hormat Kami,
Dengan ini kami sampaikan bahwa jadwal rapat yang semula akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 15 September 2021
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Gedung B Lantai 3
Telah diundur menjadi:
Hari/Tanggal: Kamis, 16 September 2021
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Gedung B Lantai 3
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. ABCD
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa mulai tanggal 20 September 2021, kantor PT. ABCD akan berpindah alamat dari:
Jl. A. Yani No. 10, Jakarta Pusat
ke:
Jl. Sudirman No. 25, Jakarta Selatan
Bagi karyawan yang menggunakan transportasi umum dapat memanfaatkan angkutan umum yang tersedia. Sedangkan bagi karyawan yang menggunakan kendaraan pribadi, akan disediakan parkiran yang memadai di lokasi kantor yang baru.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian dan kerja samanya selama ini.
Hormat kami,
TTD
Nama dan Jabatan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara membuat header surat dinas pendek?
Untuk membuat header surat dinas pendek, terdapat beberapa informasi yang harus disertakan, yaitu:
1. Nama instansi atau perusahaan
2. Alamat instansi atau perusahaan
3. Nomor telepon dan fax
4. Nomor surat
5. Lampiran (jika ada)
6. Hal (maksimal 5 kata)
7. Tanggal pembuatan surat
Informasi tersebut dapat diletakkan di bagian atas kiri atau kanan surat dengan format yang rapi dan jelas.
Bagaimana cara membuat isi surat dinas pendek yang baik dan benar?
Isi surat dinas pendek harus singkat dan padat, namun tetap jelas dan mengandung informasi yang dibutuhkan. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat membuat isi surat dinas pendek antara lain:
1. Menjelaskan tujuan surat secara singkat dan jelas
2. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan padat dan tepat sasaran
3. Menyusun isi surat secara sistematis dan berurutan
4. Menggunakan bahasa yang sopan, lugas, dan mudah dipahami
5. Menghindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit
Bagaimana cara menutup surat dinas pendek dengan baik dan benar?
Cara menutup surat dinas pendek adalah dengan menggunakan ucapan terima kasih atau hormat kami, diikuti dengan tanda tangan dan nama jabatan penulis surat. Beberapa contoh tutupan surat dinas pendek yang umum digunakan antara lain:
1. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
2. Hormat kami,
3. Demikian surat ini kami sampaikan, terima kasih.
Apakah ada format khusus saat menulis surat dinas pendek?
Ya, ada format khusus saat menulis surat dinas pendek. Beberapa informasi yang harus disertakan dalam surat dinas pendek antara lain:
1. Header surat
2. Greeting atau pembuka
3. Isi surat
4. Complimentary close atau penutup
5. Tanda tangan dan nama jabatan penulis surat
Apakah ada contoh surat dinas pendek yang bisa dijadikan referensi?
Ya, ada banyak contoh surat dinas pendek yang bisa dijadikan referensi dan diunduh di internet. Selain itu, banyak juga buku panduan atau buku referensi yang dapat membantu dalam menulis surat dinas pendek yang baik dan benar.
Apakah surat dinas pendek harus menggunakan kop surat?
Tidak selalu. Surat dinas pendek dapat ditulis menggunakan kertas biasa tanpa kop surat, asalkan format dan informasi yang disertakan dalam surat tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku.
Kesimpulan
Menulis surat dinas pendek memang tidak selalu mudah, tetapi dengan mengikuti format yang benar dan memperhatikan tips-tips di atas, kita bisa membuat surat dinas pendek yang baik dan benar. Selain itu, dengan memperhatikan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan seputar contoh surat dinas pendek, kita juga dapat memperluas wawasan dan keterampilan dalam menulis surat dinas pendek yang efektif dan efisien.