Surat berita acara kejadian adalah dokumen yang memuat penjelasan tentang kejadian, baik itu kejadian yang bersifat positif maupun negatif. Surat ini digunakan sebagai bukti tertulis yang akan digunakan sebagai acuan di kemudian hari. Berikut adalah beberapa contoh surat berita acara kejadian yang bisa dijadikan referensi dan disesuaikan dengan keperluan masing-masing:
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Pencurian
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian pencurian yang terjadi di ruang guru pada hari Selasa, 14 Januari 2020 pukul 10.00 WIB. Pencurian terjadi di meja kerja Bapak/Ibu Guru yang bertempat di sisi barat ruangan tersebut.
Kami sudah berkoordinasi dengan pihak kepolisian dan telah membuat laporan kejadian. Kami juga sudah memeriksa rekaman CCTV di sekitar ruangan tersebut.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Pengelola Keamanan
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Kecelakaan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian kecelakaan kerja yang terjadi pada hari Kamis, 1 Agustus 2019 pukul 14.00 WIB di lantai produksi. Kecelakaan terjadi akibat kurangnya perhatian dari karyawan yang bersangkutan dalam mengoperasikan mesin produksi.
Karyawan tersebut sudah mendapat penanganan medis dan saat ini dalam kondisi stabil. Kami juga sudah mengambil tindakan dengan memberikan sanksi kepada karyawan yang bersangkutan dan melakukan evaluasi keselamatan kerja secara menyeluruh.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Keselamatan Kerja
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Pembatalan Acara
Kepada Yth. Bapak/Ibu Ketua Panitia,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian pembatalan acara yang seharusnya diadakan pada hari Sabtu, 20 Maret 2021 pukul 19.00 WIB di Gedung Serbaguna. Pembatalan acara ini dikarenakan adanya peraturan baru dari pemerintah tentang pembatasan kerumunan di masa pandemi COVID-19.
Kami sudah mengajukan permohonan pengembalian biaya yang telah dibayarkan oleh peserta acara. Kami juga telah memberikan informasi mengenai pembatalan acara ini melalui media sosial dan pesan singkat.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Panitia Acara
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Perubahan Jadwal Pelatihan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Peserta Pelatihan,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian perubahan jadwal pelatihan yang seharusnya diadakan pada hari Senin, 5 April 2021 pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB di Ruang Seminar. Perubahan jadwal terjadi dikarenakan adanya perubahan kebijakan dari pihak sponsor pelatihan.
Jadwal pelatihan selanjutnya akan kami informasikan melalui media sosial dan pesan singkat. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Pelatihan
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Pengaduan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pengadu,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian pengaduan yang telah diterima pada hari Kamis, 27 Juni 2019 pukul 14.00 WIB. Pengaduan yang diterima terkait dengan pelayanan yang diberikan oleh customer service kami yang dianggap tidak memuaskan.
Kami sudah melakukan investigasi dan memberikan sanksi kepada karyawan yang bersangkutan. Kami juga akan meningkatkan kualitas pelayanan kami agar tidak terjadi hal serupa di masa mendatang.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Pengaduan Pelanggan
Contoh Surat Berita Acara Kejadian Keluhan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer,
Dengan ini kami sampaikan tentang kejadian keluhan yang telah diterima pada hari Senin, 1 Februari 2021 pukul 10.00 WIB. Keluhan yang diterima terkait dengan penundaan pengiriman barang yang seharusnya tiba pada hari yang sama.
Kami sudah melakukan investigasi dan memberikan penjelasan mengenai situasi yang terjadi. Kami juga akan meningkatkan koordinasi dengan pihak logistik agar tidak terjadi hal serupa di masa mendatang.
Demikianlah berita acara ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Layanan Pelanggan
Tips dalam Membuat Surat Berita Acara Kejadian
1. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
2. Sertakan waktu dan tempat kejadian secara rinci.
3. Jangan lupa untuk menyebutkan tindakan yang telah dilakukan.
4. Berikan informasi kontak untuk dapat dihubungi apabila diperlukan.
5. Pastikan surat berita acara kejadian ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa itu surat berita acara kejadian?
Surat berita acara kejadian adalah dokumen yang memuat penjelasan tentang kejadian, baik itu kejadian yang bersifat positif maupun negatif.
2. Untuk apa surat berita acara kejadian dibuat?
Surat berita acara kejadian digunakan sebagai bukti tertulis yang akan digunakan sebagai acuan di kemudian hari.
3. Apa yang harus disertakan dalam surat berita acara kejadian?
Waktu dan tempat kejadian, penjelasan tentang kejadian, tindakan yang telah dilakukan, dan informasi kontak untuk dapat dihubungi apabila diperlukan.
4. Siapa yang harus menandatangani surat berita acara kejadian?
Surat berita acara kejadian harus ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat.
5. Apa saja tips dalam membuat surat berita acara kejadian?
Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, sertakan waktu dan tempat kejadian secara rinci, jangan lupa untuk menyebutkan tindakan yang telah dilakukan, berikan informasi kontak untuk dapat dihubungi apabila diperlukan, dan pastikan surat berita acara kejadian ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat.
6. Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan pada kejadian yang sudah dijelaskan dalam surat berita acara kejadian?
Apabila terjadi perubahan, segera buat surat berita acara kejadian baru yang memuat penjelasan tentang perubahan tersebut.
Kesimpulan
Surat berita acara kejadian adalah dokumen yang penting dalam menjaga ketertiban dan keamanan dalam suatu institusi atau organisasi. Dalam membuat surat berita acara kejadian, pastikan untuk menjelaskan kejadian secara jelas dan rinci, serta sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi apabila diperlukan. Terakhir, pastikan semua pihak yang terlibat menandatangani surat berita acara kejadian sebagai bentuk kesepakatan bersama.