Surat arsip aktif merupakan dokumen-dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan atau organisasi. Agar lebih memudahkan dalam pengelolaannya, surat arsip aktif perlu diatur dan diorganisir dengan baik. Berikut ini adalah beberapa contoh surat arsip aktif yang dapat digunakan:
Contoh Surat Permohonan Izin Kerja
Kepada Yth Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC,
Dalam rangka mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan Profesional, saya bermaksud mengajukan izin kerja selama 3 hari pada tanggal 5, 6, dan 7 Agustus 2021. Adapun pekerjaan yang harus saya lakukan selama izin kerja ini, telah saya delegasikan kepada rekan kerja saya.
Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Diana
Contoh Surat Pemberitahuan Cuti Tahunan
Kepada Yth Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ,
Dengan hormat, saya selaku karyawan PT XYZ bermaksud mengajukan cuti tahunan pada tanggal 10 September sampai dengan 20 September 2021. Saya berharap permohonan ini dapat diberikan persetujuan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
David
Contoh Surat Pemberitahuan Rapat Internal
Kepada Yth Seluruh Karyawan PT PQR,
Dengan ini kami ingin mengundang saudara/i untuk menghadiri rapat internal PT PQR yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 13 September 2021
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT PQR
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Rapat
Contoh Surat Pengumuman Perubahan Jadwal Kerja
Kepada Yth Seluruh Karyawan PT LMN,
Dengan ini kami sampaikan perubahan jadwal kerja sebagai berikut:
Tanggal: 15-30 Agustus 2021
Waktu: 08.00-17.00 WIB
Hari Kerja: Senin-Sabtu
Hari Libur: Minggu dan Tanggal Merah
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Ketua Bagian SDM
Contoh Surat Pernyataan Tidak Melakukan Plagiat
Kepada Yth Pimpinan PT OPQ,
Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Fitri
Jabatan : Karyawan
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir dengan judul “Peranan Teknologi Informasi dalam Peningkatan Kinerja Bisnis” yang saya ajukan merupakan karya asli dan bukan hasil jiplakan atau plagiat dari karya orang lain. Apabila ditemukan kesamaan konten dalam tugas akhir saya dengan karya orang lain, saya bersedia menerima sanksi yang diberikan oleh PT OPQ.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Hormat saya,
Fitri
Contoh Surat Pengunduran Diri
Kepada Yth Bapak/Ibu Pimpinan PT RST,
Dengan hormat, melalui surat ini saya mengajukan pengunduran diri sebagai karyawan PT RST dengan alasan personal dimulai tanggal 30 September 2021. Saya berterima kasih atas kesempatan yang diberikan selama ini untuk berkerja di PT RST.
Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Andi
Tips dalam Mengelola Surat Arsip Aktif
1. Buat kategori atau tipe surat yang diarsipkan, seperti surat masuk, surat keluar, surat izin, surat pemberitahuan, dan lainnya.
2. Berikan kode atau nomor urut pada setiap surat agar dapat dilacak kembali.
3. Simpan surat dalam rak atau kabinet yang mudah diakses dan dilacak.
4. Buat daftar surat aktif yang telah diarsipkan dalam bentuk excel atau aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan arsip.
5. Lakukan pengarsipan secara teratur dan rutin, minimal seminggu sekali.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu surat arsip aktif?
Surat arsip aktif adalah dokumen atau surat-surat yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan atau organisasi. Surat arsip aktif ini perlu diatur dan diorganisir dengan baik agar lebih memudahkan dalam pengelolaannya.
Bagaimana cara mengarsipkan surat arsip aktif?
Surat arsip aktif dapat diarsipkan dengan cara membuat kategori atau tipe surat yang diarsipkan, memberikan kode atau nomor urut pada setiap surat, menyimpan surat dalam rak atau kabinet yang mudah diakses dan dilacak, membuat daftar surat aktif, dan melakukan pengarsipan secara teratur dan rutin.
Apakah surat arsip aktif perlu diarsipkan?
Ya, surat arsip aktif perlu diarsipkan agar dokumen atau surat-surat yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan atau organisasi dapat lebih mudah diakses dan dicari.
Berapa lama surat arsip aktif perlu disimpan?
Surat arsip aktif perlu disimpan minimal selama 2 tahun sejak tanggal surat tersebut diterima atau dibuat. Namun, perusahaan atau organisasi dapat menentukan sendiri jangka waktu penyimpanan surat arsip aktif sesuai dengan kebutuhan.
Apakah surat arsip aktif dapat dihapus setelah jangka waktu penyimpanan habis?
Tidak semua surat arsip aktif dapat dihapus setelah jangka waktu penyimpanan habis. Surat arsip aktif yang berisi informasi penting atau strategis masih dapat digunakan sebagai referensi atau dokumen pendukung pada masa yang akan datang.
Apa saja manfaat dari pengelolaan surat arsip aktif yang baik?
Pengelolaan surat arsip aktif yang baik dapat memberikan manfaat seperti memudahkan dalam pencarian dokumen atau surat-surat, mempercepat dalam pengambilan keputusan, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan atau organisasi.
Kesimpulan
Dalam pengelolaan surat arsip aktif, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti membuat kategori atau tipe surat, memberikan nomor urut atau kode pada setiap surat, menyimpan surat dalam rak atau kabinet yang mudah diakses dan dilacak, membuat daftar surat aktif, dan melakukan pengarsipan secara teratur dan rutin. Dengan pengelolaan yang baik, surat arsip aktif dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi dalam kegiatan operasionalnya.