Terkadang, dalam menyelesaikan suatu tugas, kita membutuhkan persetujuan dari orang lain. Dalam hal ini, surat approval bisa menjadi solusi untuk meminta persetujuan secara tertulis. Berikut ini adalah beberapa contoh surat approval yang dapat membantu Anda dalam menyelesaikan tugas sehari-hari.
Contoh Surat Approval Pembelian Alat Kantor
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja di Departemen Pemasaran, kami bermaksud untuk membeli beberapa alat kantor seperti printer, scanner, dan mesin fotokopi. Kami telah melakukan survey dan menemukan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan kami. Untuk itu, kami memohon persetujuan dari pihak pimpinan untuk membeli alat-alat tersebut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu atas permohonan kami. Kami berharap keputusan ini dapat segera ditindaklanjuti.
Hormat kami,
Departemen Pemasaran
Contoh Surat Approval Cuti
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Saya, yang bertanda tangan di bawah ini, bermaksud untuk mengajukan cuti selama seminggu pada tanggal 1-7 Oktober 2021. Cuti tersebut saya ajukan karena alasan keluarga yang tidak dapat saya tunda. Saya telah menyelesaikan semua pekerjaan saya sebelum cuti dan menyerahkan pekerjaan saya kepada rekan kerja yang bertanggung jawab selama cuti saya.
Demikian permohonan saya untuk cuti selama seminggu ini. Saya sangat menghargai perhatian Bapak/Ibu pimpinan dalam hal ini.
Hormat saya,
Nama Anda
Contoh Surat Approval Penambahan Kuota Internet
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Kami merasa bahwa kuota internet yang diberikan saat ini tidak mencukupi kebutuhan kami dalam menjalankan tugas sehari-hari. Oleh karena itu, kami memohon persetujuan Bapak/Ibu untuk menambah kuota internet kami menjadi 10GB per bulan.
Kami yakin bahwa dengan penambahan kuota internet ini, kami dapat menyelesaikan tugas-tugas kami dengan lebih efisien dan efektif.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu atas permohonan kami. Kami siap menjelaskan lebih lanjut jika diperlukan.
Hormat kami,
Departemen IT
Contoh Surat Approval Pengadaan Barang Promosi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Dalam rangka mempromosikan produk kami, kami bermaksud untuk membeli beberapa barang promosi seperti kaos, mug, dan tas. Barang-barang tersebut akan kami distribusikan kepada pelanggan kami sebagai bentuk apresiasi atas loyalitas mereka.
Kami telah melakukan survey dan menemukan vendor yang menyediakan barang-barang tersebut dengan kualitas dan harga yang baik. Oleh karena itu, kami memohon persetujuan dari pihak pimpinan untuk membeli barang-barang promosi tersebut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu atas permohonan kami. Kami berharap keputusan ini dapat segera ditindaklanjuti.
Hormat kami,
Departemen Pemasaran
Contoh Surat Approval Penambahan Anggaran
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Kami merasa bahwa anggaran yang telah disetujui tidak mencukupi kebutuhan kami dalam menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. Oleh karena itu, kami memohon persetujuan dari Bapak/Ibu untuk menambah anggaran sebesar 20% dari anggaran awal.
Kami yakin bahwa dengan penambahan anggaran ini, kami dapat menyelesaikan proyek dengan lebih baik dan tepat waktu.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu atas permohonan kami. Kami siap menjelaskan lebih lanjut jika diperlukan.
Hormat kami,
Nama Anda
Contoh Surat Approval Kenaikan Gaji
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
Saya telah bekerja di perusahaan ini selama 3 tahun dan telah memberikan kontribusi yang signifikan dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, saya memohon persetujuan dari Bapak/Ibu untuk kenaikan gaji sebesar 15%.
Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan oleh perusahaan ini dan berharap dapat terus memberikan kontribusi yang terbaik bagi perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu atas permohonan saya. Saya siap menjelaskan lebih lanjut jika diperlukan.
Hormat saya,
Nama Anda
Tips Menulis Contoh Surat Approval yang Efektif
Agar surat approval yang Anda tulis efektif dan mendapat persetujuan, berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda:
- Jelaskan secara jelas dan singkat alasan mengapa Anda membutuhkan persetujuan.
- Sampaikan manfaat yang akan didapatkan dengan persetujuan tersebut.
- Minta persetujuan dengan sopan dan jelas, serta sertakan rincian yang dibutuhkan.
- Minta persetujuan dengan cara yang profesional dan menghargai waktu Bapak/Ibu pimpinan.
- Gunakan bahasa yang sopan dan jelas.
- Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi jika diperlukan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Mengenai Contoh Surat Approval
Apa itu surat approval?
Surat approval adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta persetujuan tertulis dari pihak yang berwenang atas suatu tindakan atau keputusan yang akan diambil.
Bagaimana cara menulis surat approval yang baik dan efektif?
Anda dapat menulis surat approval yang baik dan efektif dengan memperhatikan alasan yang jelas dan singkat, manfaat yang akan didapatkan, serta cara yang sopan dan menghargai waktu pihak yang berwenang. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan dan jelas serta sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi jika diperlukan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan setelah mengirim surat approval?
Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan setelah mengirim surat approval dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas permohonan dan tingkat kesibukan pihak yang berwenang. Namun, Anda dapat menanyakan perkembangan permohonan Anda secara berkala untuk memastikan agar persetujuan dapat diperoleh dalam waktu yang sesingkat mungkin.
Apakah surat approval dapat ditolak?
Ya, surat approval dapat ditolak jika permohonan yang diajukan tidak dapat dipenuhi atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Namun, biasanya pihak yang berwenang akan memberikan alasan yang jelas untuk penolakan tersebut.
Apakah surat approval hanya digunakan untuk keperluan bisnis?
Tidak, surat approval tidak hanya digunakan untuk keperluan bisnis. Surat approval dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti permohonan cuti, kenaikan gaji, dan pengadaan barang promosi.
Apakah surat approval harus dicetak dan ditandatangani atau dapat dikirim melalui email?
Hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, biasanya surat approval harus dicetak dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai bukti persetujuan tertulis.
Kesimpulan
Dalam menyelesaikan tugas sehari-hari, surat approval dapat menjadi solusi untuk meminta persetujuan secara tertulis dari orang yang berwenang. Untuk menulis surat approval yang efektif, pastikan Anda memperhatikan alasan yang jelas dan singkat, manfaat yang akan didapatkan, serta cara yang sopan dan menghargai waktu pihak yang berwenang. Selain itu, jangan lupa untuk sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi jika diperlukan. Semoga contoh surat approval di atas dapat membantu Anda dalam menyelesaikan tugas sehari-hari.