Nota dinas adalah salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk kepentingan internal organisasi atau instansi. Dalam penulisan nota dinas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tersebut efektif dan jelas. Berikut adalah contoh nota dinas dan tips menulisnya:
Contoh Nota Dinas
Permohonan Izin Cuti
Salam hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, atas nama Bagian Keuangan PT. ABC, mengajukan permohonan izin cuti selama 7 hari kerja, mulai dari 1 Januari 2022 hingga 10 Januari 2022. Saya akan kembali bekerja pada 11 Januari 2022. Permohonan ini saya ajukan untuk keperluan pribadi yang tidak dapat ditunda.
Demikian permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian dan persetujuan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Nama Lengkap
Undangan Rapat
Kepada Yth.,
Dalam rangka mengadakan rapat koordinasi, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada:
- Hari/Tanggal: Senin, 3 Januari 2022
- Waktu: 09.00 WIB – selesai
- Tempat: Ruang Rapat Perusahaan PT. XYZ
Adapun agenda rapat sebagai berikut:
- Laporan keuangan triwulan pertama
- Pembahasan program kerja kedepan
- Lain-lain
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama Lengkap
Jabatan
Surat Pemberitahuan Cuti Bersama
Kepada seluruh karyawan PT. LMN,
Dalam rangka menyambut hari raya Natal dan Tahun Baru, direksi PT. LMN memberikan cuti bersama kepada seluruh karyawan pada:
- Hari/Tanggal: 24 Desember 2021 – 3 Januari 2022
Selama cuti bersama, seluruh kegiatan operasional perusahaan akan dihentikan sementara. Kami harap karyawan dapat memanfaatkan waktu cuti bersama ini dengan baik.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
PT. LMN
Direksi
Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja
Kepada seluruh karyawan PT. DEF,
Berdasarkan surat edaran dari dinas kesehatan, perusahaan akan menerapkan jam kerja terbaru sebagai berikut:
- Jam Masuk: 08.00 WIB
- Jam Istirahat: 12.00 – 13.00 WIB
- Jam Pulang: 17.00 WIB
Perubahan jam kerja ini akan berlaku mulai tanggal 3 Januari 2022. Mohon perhatian dan kerjasamanya untuk mengikuti jadwal kerja yang baru.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
PT. DEF
Direksi
Pemberitahuan Perubahan Gaji
Kepada seluruh karyawan PT. GHI,
Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan karyawan, perusahaan telah meninjau kembali besaran gaji yang diberikan. Berikut adalah daftar gaji yang baru:
- Manager: Rp. 10.000.000,-
- Supervisor: Rp. 7.500.000,-
- Karyawan: Rp. 5.000.000,-
Perubahan gaji ini akan berlaku mulai tanggal 1 Januari 2022. Mohon perhatian dan kerjasamanya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
PT. GHI
Direksi
Surat Pernyataan Kehilangan
Kepada Yth.,
Dengan ini saya yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama: Nama Lengkap
- Jabatan: Jabatan
- Perusahaan: PT. MNO
- Alamat: Alamat Kantor
Menyatakan bahwa saya kehilangan:
- Jenis Barang: Laptop Lenovo Thinkpad T440
- No. Seri: 12345678
- Tanggal Kehilangan: 1 Januari 2022
- Tempat kehilangan: Ruang Kerja Saya
Mohon agar pihak terkait dapat memberikan bantuan dan kerjasamanya untuk menemukan barang yang hilang.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Nama Lengkap
Tips Menulis Nota Dinas
Pilih Format yang Tepat
Pilih format nota dinas yang sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa format nota dinas yang umum digunakan, seperti tanda terima, surat perintah, surat edaran, dan lain sebagainya. Pastikan format yang dipilih memudahkan pembaca untuk memahami isi surat.
Pilih Gaya Bahasa yang Tepat
Gaya bahasa yang digunakan dalam nota dinas harus resmi dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau membuat pembaca bingung. Gunakan kalimat yang singkat dan padat.
Gunakan Bahasa yang Sopan
Gunakan bahasa yang sopan dan menghormati pembaca. Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau tidak pantas. Jangan lupa menambahkan salam pembuka dan penutup pada nota dinas.
Sertakan Informasi yang Jelas
Sertakan informasi yang jelas dan lengkap pada nota dinas. Tulis tujuan surat, tanggal, nomor surat, dan lain-lain dengan jelas dan terperinci. Pastikan informasi yang disampaikan lengkap dan tidak menimbulkan kebingungan bagi pembaca.
Periksa Kembali Sebelum Mengirimkan
Periksa kembali nota dinas sebelum mengirimkannya. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau kesalahan informasi. Periksa juga tata bahasa dan ejaan agar tidak menimbulkan kesalahan pemahaman.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu nota dinas?
Nota dinas adalah salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk kepentingan internal organisasi atau instansi. Nota dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, perintah, atau permohonan yang berkaitan dengan kegiatan atau operasional suatu instansi.
Bagaimana cara menulis nota dinas yang baik dan benar?
Untuk menulis nota dinas yang baik dan benar, pilih format yang tepat, gunakan bahasa yang sopan dan jelas, sertakan informasi yang lengkap dan jelas, dan pastikan periksa kembali sebelum mengirimkannya.
Apa saja jenis-jenis nota dinas?
Jenis-jenis nota dinas antara lain: surat perintah, surat edaran, tanda terima, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat undangan, dan lain sebagainya.
Apa yang harus disertakan dalam nota dinas?
Dalam nota dinas harus disertakan tujuan surat, tanggal, nomor surat, pembukaan, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
Bagaimana cara memberikan nomor surat pada nota dinas?
Nomor surat pada nota dinas diberikan secara berurutan, misalnya nomor surat 001/ND/2022 untuk surat pertama pada tahun 2022. Nomor surat biasanya diletakkan di pojok kanan atas surat.
Apakah nota dinas harus menggunakan kop surat?
Nota dinas sebaiknya menggunakan kop surat agar terlihat lebih resmi dan profesional. Kop surat berisi informasi seperti nama perusahaan, alamat, logo, dan kontak yang dapat dihubungi.
Kesimpulan
Menulis nota dinas memerlukan ketelitian dan kejelasan dalam penyampaian informasi. Dalam menulis nota dinas, perlu memperhatikan format, gaya bahasa, dan informasi yang disampaikan agar efektif dan jelas. Dengan menggunakan contoh-contoh nota dinas dan tips yang ada di atas, diharapkan dapat membantu dalam menulis nota dinas yang baik dan benar.