Memorandum atau memo adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang digunakan untuk memberikan instruksi, informasi, atau komunikasi singkat antara sesama karyawan atau antar departemen di sebuah perusahaan. Memo resmi memiliki aturan dan format yang harus diikuti. Berikut adalah contoh memo resmi yang dapat dijadikan referensi dan tips untuk membuatnya.
Opening
Berikut adalah contoh memo resmi dan tips untuk membuatnya.
Contoh Memo Resmi
Permintaan Pengadaan Peralatan Kantor Baru
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin meminta pengadaan peralatan kantor baru yang meliputi 5 meja, 10 kursi, dan 5 lemari arsip. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan kenyamanan kerja karyawan. Mohon agar dapat segera ditindaklanjuti. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Pemberitahuan Jadwal Pelatihan Karyawan
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin memberitahukan bahwa akan diadakan pelatihan karyawan pada tanggal 15-17 Juni 2022 di ruang rapat. Pelatihan ini akan membahas pengembangan kompetensi dan keterampilan karyawan. Mohon agar dapat menghadiri pelatihan tersebut. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Perubahan Jadwal Kerja Karyawan
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin memberitahukan bahwa terjadi perubahan jadwal kerja karyawan efektif mulai tanggal 1 Juli 2022. Jam kerja akan berubah menjadi pukul 08.00-17.00. Mohon agar dapat memperhatikan perubahan ini. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Permintaan Penggunaan Ruang Rapat
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin meminta penggunaan ruang rapat pada tanggal 20 Juni 2022 pukul 10.00-12.00 untuk keperluan rapat departemen. Mohon agar dapat segera ditindaklanjuti. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Pemberitahuan Kenaikan Gaji Karyawan
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin memberitahukan bahwa terjadi kenaikan gaji karyawan mulai tanggal 1 Juli 2022. Kenaikan gaji diberikan berdasarkan penilaian kinerja selama setahun terakhir. Mohon agar dapat memperhatikan perubahan ini. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Peringatan Terlambat Datang Kerja
Kepada seluruh karyawan,
Kami ingin memberikan peringatan terkait terlambat datang kerja yang terjadi beberapa hari terakhir. Mohon agar dapat memperhatikan jam kerja yang telah ditetapkan dan datang tepat waktu. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Permintaan Penyerahan Laporan Keuangan
Kepada seluruh karyawan bagian keuangan,
Kami ingin meminta penyerahan laporan keuangan triwulan 2 tahun 2022 segera setelah periode berakhir. Hal ini untuk keperluan evaluasi dan perencanaan keuangan perusahaan. Mohon agar dapat segera ditindaklanjuti. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen
Tips Membuat Memo Resmi
Berikut adalah beberapa tips dalam membuat memo resmi:
- Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat.
- Tulis subjek atau topik memo yang spesifik dan jelas.
- Gunakan bahasa formal dan hindari bahasa slang atau kasual.
- Jangan lupa mencantumkan tanggal dan nomor memo.
- Sertakan penandaan “untuk” dan “dari” pada memo.
- Cetak memo pada kertas surat perusahaan dengan logo perusahaan.
- Masukkan tanda tangan dan jabatan pengirim memo.
- Periksa kembali tulisan memo sebelum mengirimkannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu memo resmi?
Memo resmi adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang digunakan untuk memberikan instruksi, informasi, atau komunikasi singkat antara sesama karyawan atau antar departemen di sebuah perusahaan.
Bagaimana cara menulis memo resmi yang baik?
Beberapa tips dalam membuat memo resmi yang baik antara lain menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat, menulis subjek atau topik memo yang spesifik dan jelas, menggunakan bahasa formal, mencantumkan tanggal dan nomor memo, serta mencetak memo pada kertas surat perusahaan dengan logo perusahaan.
Apakah memo resmi harus ditandatangani?
Sebaiknya memo resmi ditandatangani oleh pengirim dan mencantumkan jabatan. Hal ini untuk memperkuat keabsahan memo sebagai dokumen resmi bisnis.
Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan pada memo resmi yang sudah terkirim?
Jika terdapat kesalahan pada memo resmi yang sudah terkirim, segera kirimkan memo pengganti dengan mencantumkan keterangan perbaikan dan nomor memo yang baru.
Apakah memo resmi bisa dikirim melalui email?
Ya, memo resmi dapat dikirim melalui email dengan format dan tata cara yang sama seperti memo resmi yang dikirim melalui surat.
Bagaimana cara memastikan memo resmi sudah diterima oleh penerima?
Setelah mengirimkan memo resmi, minta konfirmasi penerimaan kepada penerima. Hal ini untuk memastikan memo sudah sampai dan dibaca oleh penerima.
Kesimpulan
Memorandum resmi merupakan bentuk komunikasi bisnis yang penting dalam sebuah perusahaan. Memo resmi harus dibuat dengan aturan dan format yang benar agar memperkuat keabsahan memo sebagai dokumen resmi. Dengan contoh memo resmi dan tips membuatnya di atas, diharapkan dapat membantu dalam membuat memo resmi yang efektif dan efisien.