Bagi pekerja kantoran, membuat surat resmi merupakan suatu keharusan. Surat resmi adalah cara untuk berkomunikasi dengan sesama karyawan, rekan bisnis, atau pelanggan dengan memperhatikan etika dan sopan santun yang tepat. Namun, tidak semua orang mengetahui caranya membuat surat resmi yang baik dan benar.
Nah, dalam artikel ini kami akan memberikan contoh membuat surat resmi yang dapat digunakan sebagai referensi dan juga tips terkait. Yuk simak!
Contoh Membuat Surat Resmi: Permohonan Izin Cuti
Assalamualaikum Wr. Wb.
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD PT ABCD
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Tasya Aulia
Jabatan : Staff Administrasi
Bagian : Keuangan
Dengan ini bermaksud untuk mengajukan permohonan izin cuti selama 3 (tiga) hari kerja, mulai dari tanggal 2 Agustus 2021 s.d 4 Agustus 2021. Adapun alasan permohonan cuti saya adalah untuk menghadiri pernikahan saudara di luar kota.
Demikian permohonan izin cuti ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijakan Bapak/Ibu HRD diucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Hormat saya,
Tasya Aulia
Contoh Membuat Surat Resmi: Pengajuan Proposal Kerjasama
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
Dengan hormat,
Bersamaan dengan ini, kami dari PT ABCD ingin mengajukan proposal kerjasama dalam rangka meningkatkan penjualan produk-produk dari kedua belah pihak.
Adapun proposal yang kami ajukan antara lain adalah:
– Penyediaan promo khusus bagi pelanggan dari kedua belah pihak
– Kerjasama dalam penyelenggaraan event atau seminar
– Penyediaan fasilitas khusus untuk pemesanan dalam jumlah besar
Kami meyakini bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua belah pihak sesuai dengan tujuan masing-masing perusahaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan tanggapan positif dari Bapak/Ibu Pimpinan.
Demikianlah surat pengajuan proposal kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABCD
CEO
Contoh Membuat Surat Resmi: Pemberitahuan Perubahan Alamat
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD
Dengan hormat,
Sehubungan dengan relokasi kantor, kami dari PT XYZ memberitahukan bahwa kami telah melakukan perubahan alamat kantor dari:
Jl. Raya A No. 10, Jakarta Pusat
Menjadi:
Jl. Raya B No. 20, Jakarta Selatan
Perubahan alamat ini mulai berlaku efektif pada tanggal 1 Agustus 2021. Oleh karena itu, kami harapkan dapat diinformasikan kepada seluruh karyawan dan rekan bisnis untuk keperluan administrasi dan komunikasi selanjutnya.
Demikian pemberitahuan perubahan alamat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Manager Marketing
Contoh Membuat Surat Resmi: Undangan Seminar Webinar
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti seminar webinar dengan tema “Strategi Pemasaran Digital untuk Meningkatkan Penjualan”. Acara ini akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 9 Agustus 2021
Waktu: 14.00 – 16.00 WIB
Tempat: Online (Zoom Meeting)
Adapun narasumber yang akan hadir pada acara ini adalah:
– Bapak Ali Akbar (Pakar Pemasaran Digital)
– Bapak Budi Cahyono (Digital Marketing Manager PT XYZ)
Kami meyakini bahwa acara ini akan memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan Bapak/Ibu dalam mengembangkan strategi pemasaran digital yang efektif. Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
Demikian undangan seminar webinar ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Manager Marketing
Contoh Membuat Surat Resmi: Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD
Dengan hormat,
Bersamaan dengan surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami telah melakukan pengiriman barang sesuai dengan pesanan PT ABCD pada tanggal 4 Agustus 2021. Adapun rincian barang yang dikirim adalah:
– 50 unit laptop ASUS X550JK
– 10 unit printer HP DeskJet 2135
– 5 unit scanner Epson Perfection V39
Barang telah dikemas dengan baik dan juga telah dilengkapi dengan faktur yang terlampir pada surat ini. Kami akan berusaha untuk memastikan agar barang dapat tiba di alamat PT ABCD dengan aman dan tepat waktu.
Demikian pemberitahuan pengiriman barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Manager Logistik
Contoh Membuat Surat Resmi: Pemberitahuan Kenaikan Gaji
Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan PT ABCD
Dengan hormat,
Bersamaan dengan ini, kami dari PT XYZ ingin memberitahukan bahwa terdapat kenaikan gaji sebesar 15% bagi seluruh karyawan mulai dari bulan Agustus 2021. Kenaikan gaji ini diberikan sebagai bentuk apresiasi atas kontribusi dan kerja keras seluruh karyawan PT ABCD.
Adapun rincian kenaikan gaji adalah sebagai berikut:
– Kenaikan gaji sebesar 15% dari gaji pokok bulan Juli 2021
– Pemberian tunjangan kesehatan dan asuransi kesehatan
– Pemberian bonus kinerja bulanan
Kami berharap dengan adanya kenaikan gaji ini, dapat memotivasi seluruh karyawan dalam meningkatkan kinerja dan kontribusinya untuk perusahaan.
Demikian pemberitahuan kenaikan gaji ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
CEO
Tips Membuat Surat Resmi
Agar surat resmi yang dibuat terlihat profesional dan dapat memberikan kesan yang baik, berikut adalah beberapa tips yang dapat diikuti:
- Perhatikan format penulisan surat resmi yang benar, seperti penggunaan kop surat, nomor surat, tanggal surat, serta penulisan alamat penerima dan pengirim
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan
- Gunakan huruf dan jenis kertas yang jelas dan mudah dibaca
- Perhatikan kesalahan tata bahasa dan ejaan
- Sertakan informasi yang relevan dan jelas
- Gunakan kalimat yang singkat dan padat
- Periksa kembali surat sebelum dikirimkan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara mengetahui alamat penerima surat resmi?
Alamat penerima surat resmi biasanya tersedia dalam data perusahaan atau instansi yang ingin dituju. Jika tidak diketahui, dapat mencari informasi tersebut melalui situs resmi atau melalui panggilan telepon ke nomor yang tertera di situs tersebut.
Apakah surat resmi harus ditulis tangan?
Tidak. Surat resmi dapat ditulis menggunakan komputer dan dicetak menggunakan printer.
Apakah surat resmi harus menggunakan materai?
Tergantung kebijakan dan aturan yang berlaku di wilayah masing-masing. Namun, dalam beberapa kasus, penggunaan materai pada surat resmi dapat menjadi syarat agar surat tersebut dianggap sah dan resmi.
Apa yang harus dilakukan jika surat resmi tidak mendapat balasan?
Jika surat resmi yang telah dikirimkan tidak mendapat balasan, dapat melakukan tindakan untuk memastikan bahwa surat tersebut telah diterima oleh pihak yang dituju. Salah satunya adalah dengan melakukan panggilan telepon atau kunjungan langsung ke alamat pihak yang dituju.
Bagaimana menulis salam dalam surat resmi?
Salam dalam surat resmi dapat ditulis dengan menggunakan kata-kata seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” yang diikuti dengan nama atau jabatan penerima surat.
Apakah surat resmi harus menggunakan kop surat?
Tergantung kebijakan dan aturan yang berlaku di masing-masing perusahaan atau instansi. Namun, penggunaan kop surat dapat memberikan kesan profesional dan memudahkan pihak yang membaca untuk mengenali pengirim surat.
Kesimpulan
Membuat surat resmi dapat menjadi suatu hal yang mudah jika kita mengetahui cara yang benar. Dalam membuat surat resmi, perlu memperhatikan etika dan sopan santun serta format penulisan yang benar agar dapat memberikan kesan yang baik. Dengan adanya contoh membuat surat resmi dan juga tips terkait, semoga dapat membantu dalam pembuatan surat resmi yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau instansi yang dituju.