Banyak sekali jenis-jenis surat yang dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan. Salah satunya adalah surat resmi, yang ditulis untuk keperluan formal dan biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi atau perusahaan. Berikut ini adalah 10 contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi:
1. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji
Salam sejahtera,
Bersama ini kami sampaikan bahwa terhitung tanggal 1 Januari 2022, seluruh karyawan PT ABC akan mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%. Hal ini dikarenakan peningkatan hasil kerja yang telah dicapai selama tahun 2021.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT ABC
2. Surat Permohonan Izin Cuti
Kepada Bapak/Ibu HRD,
Dengan hormat, saya bermaksud untuk mengajukan izin cuti selama 2 minggu terhitung mulai tanggal 10 Februari 2022. Hal ini dikarenakan ada keperluan keluarga yang harus saya hadiri di luar kota.
Saya telah mengkoordinasikan tugas dan pekerjaan saya dengan rekan kerja yang lain agar tidak mengganggu jalannya pekerjaan selama saya tidak berada di kantor.
Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu HRD, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Nama Lengkap
3. Surat Pernyataan Pengunduran Diri
Kepada Bapak/Ibu HRD,
Dengan ini saya menyampaikan pengunduran diri saya sebagai karyawan PT XYZ yang efektif pada tanggal 1 Maret 2022. Hal ini dikarenakan alasan pribadi yang memaksa saya untuk keluar dari pekerjaan ini.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan atas bantuan yang diberikan selama saya bekerja di PT XYZ. Saya berharap segala aktivitas dan pekerjaan di PT XYZ terus berjalan dengan baik dan sukses.
Hormat saya,
Nama Lengkap
4. Surat Pemesanan Barang
Kepada Bagian Penjualan,
Saya bermaksud untuk memesan barang sebagai berikut:
- Nama Barang 1 – 5 buah
- Nama Barang 2 – 10 buah
- Nama Barang 3 – 3 buah
Mohon konfirmasi ketersediaan barang, harga, dan biaya pengiriman. Pembayaran akan dilakukan setelah barang diterima dan sesuai dengan faktur yang diberikan.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Nama Lengkap
5. Surat Penawaran Kerjasama
Kepada Yth. Direktur PT ABC,
Kami dari PT XYZ bermaksud untuk menawarkan kerjasama dalam bidang marketing dan promosi produk. Kami memiliki tenaga ahli dan pengalaman yang cukup untuk menjalankan proyek ini dengan baik.
Kami siap mengadakan pertemuan untuk membahas lebih lanjut mengenai proyek ini. Jika Bapak/Ibu berminat, mohon konfirmasi untuk jadwal pertemuan yang dibuat.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat menjalin hubungan kerjasama yang baik dan saling menguntungkan.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
6. Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Kepada Seluruh Karyawan,
Bersama ini kami informasikan bahwa jadwal kerja selama bulan Maret 2022 akan mengalami perubahan. Berikut ini adalah jadwal kerja yang baru:
- Senin – Kamis: 08.00 – 17.00 WIB
- Jumat: 08.00 – 16.00 WIB
- Sabtu dan Minggu: Libur
Perubahan ini dilakukan untuk kepentingan perusahaan dan untuk menyesuaikan dengan jadwal kerja yang lebih efektif.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT ABC
7. Surat Undangan Rapat
Kepada Seluruh Karyawan,
Bersama ini kami undang seluruh karyawan untuk menghadiri rapat pada:
- Hari/Tanggal: Senin, 21 Februari 2022
- Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
- Tempat: Ruang Rapat Utama
Rapat ini diadakan untuk membahas perkembangan perusahaan dan program-program yang akan dilaksanakan selama tahun 2022. Mohon kehadirannya tepat waktu dan mempersiapkan segala hal yang diperlukan.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT ABC
8. Surat Perjanjian Kerja
Kepada Bapak/Ibu Karyawan Baru,
Bersama ini kami sampaikan perjanjian kerja yang telah disepakati antara PT XYZ dan nama karyawan baru:
- Jabatan: Marketing Executive
- Tanggal mulai kerja: 1 Maret 2022
- Gaji: Rp 5.000.000,- per bulan
- Waktu kerja: Senin – Jumat, 08.00 – 17.00 WIB
- Lokasi kerja: Kantor PT XYZ
Mohon untuk membaca dan memahami isi perjanjian kerja ini dengan baik. Jika ada hal yang perlu ditanyakan atau diklarifikasi, silakan hubungi bagian HRD.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
9. Surat Permintaan Maaf
Kepada Bapak/Ibu Pelanggan,
Kami dari PT XYZ ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami oleh Bapak/Ibu selama menggunakan produk kami. Kami berjanji akan memperbaiki dan meningkatkan kualitas produk kami agar tidak terjadi hal serupa di masa depan.
Sekali lagi, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami oleh Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
10. Surat Pengumuman Penerimaan Karyawan Baru
Kepada Seluruh Karyawan,
Bersama ini kami informasikan bahwa PT XYZ telah menerima karyawan baru untuk posisi Marketing Executive. Nama karyawan baru adalah:
- Nama: Nama Lengkap
- Jabatan: Marketing Executive
- Tanggal mulai kerja: 1 Maret 2022
Kami harap seluruh karyawan dapat memberikan sambutan yang baik dan membantu karyawan baru dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya di PT XYZ.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
Tips dalam Menulis Surat Resmi
Menulis surat resmi membutuhkan ketelitian dan kehati-hatian agar surat yang dibuat dapat dipahami oleh penerimanya dan sesuai dengan tujuannya. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam menulis surat resmi:
- Pahami tujuan dan isi surat yang akan ditulis
- Pilih kata-kata yang tepat dan jelas
- Gunakan format surat resmi yang standar
- Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat
- Buat salinan surat sebagai arsip dan bukti pengiriman
Pertanyaan yang Sering Diajukan Mengenai Surat Resmi
Bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar?
Untuk membuat surat resmi yang baik dan benar, perhatikan format yang digunakan, gunakan kata-kata yang sopan dan jelas, periksa tata bahasa dan ejaan, serta buat salinan surat sebagai arsip dan bukti pengiriman.
Apakah surat resmi harus menggunakan kop surat?
Tidak harus. Namun, penggunaan kop surat dapat memberikan kesan formal dan memudahkan identifikasi instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
Apakah surat resmi harus ditandatangani?
Ya, surat resmi harus ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
Apakah ada aturan mengenai panjang surat resmi?
Secara umum, surat resmi sebaiknya dijaga agar tidak terlalu panjang dan berlebihan. Usahakan untuk menyampaikan pesan yang ingin disampaikan secara singkat dan jelas.
Apakah surat resmi harus diketik?
Idealnya, surat resmi harus diketik menggunakan komputer untuk memastikan tata bahasa dan ejaan yang benar. Namun, jika tidak memungkinkan, surat resmi juga dapat ditulis tangan dengan tulisan yang rapi dan jelas.
Bagaimana jika terdapat kesalahan pada surat resmi yang sudah terkirim?
Jika terdapat kesalahan pada surat resmi yang sudah terkirim, segera hubungi pihak yang dituju dan minta maaf atas kesalahan tersebut. Sampaikan juga surat resmi yang benar atau perbaikan atas kesalahan yang terjadi.
Kesimpulan
Menulis surat resmi memang membutuhkan ketelitian dan kehati-hatian agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami oleh penerima surat. Dengan menggunakan contoh surat resmi di atas dan tips dalam menulis surat resmi, diharapkan dapat membantu dalam membuat surat resmi yang baik dan benar.