Pernahkah kamu bingung dalam membaca job advertisement yang kamu temukan di situs lowongan kerja? Ada istilah job description dan job specification yang sering kali tercantum di dalamnya. Tapi apakah kamu yakin bisa membedakan keduanya? Jangan khawatir, saya akan membahas secara detail perbedaan antara job description dan job specification agar tidak ada lagi kebingungan di kemudian hari.
Pertama-tama, mari kita bahas mengenai job description. Job description adalah sebuah dokumen yang menjelaskan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seseorang dalam posisi tertentu. Dokumen ini biasanya meliputi deskripsi umum mengenai pekerjaan yang akan dilakukan termasuk kualifikasi, pengalaman kerja, dan kemampuan interpersonal.
Sedangkan job specification adalah dokumen yang menjelaskan kualifikasi, pendidikan, dan pengalaman kerja yang dibutuhkan oleh calon pekerja dalam posisi tertentu. Job specification biasanya digunakan untuk menyeleksi calon pekerja yang sesuai dengan kualifikasi yang telah diatur. Pengetahuan mengenai perbedaan job description dan job specification sangat penting untuk memahami persyaratan yang diperlukan oleh perusahaan sehingga kamu bisa mempersiapkan diri dengan baik untuk mengikuti proses seleksi tersebut.
Pengertian dan Konsep Job Description
Job description atau deskripsi pekerjaan adalah dokumen formal yang memuat informasi mengenai tugas, tanggung jawab, persyaratan, dan karakteristik yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dokumen tersebut sering dibuat oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pekerjaan yang akan dijalankan oleh karyawan.
Secara konsep, job description dirancang untuk membantu perusahaan menentukan orang yang tepat dan memilih karyawan yang cocok dengan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan. Selain itu, dokumen ini juga digunakan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai tanggung jawab dan tugas-tugas yang diharapkan dari karyawan yang ditunjuk.
Pengertian dan Konsep Job Specification
Jika dalam artikel sebelumnya kita membahas tentang job description, maka pada kesempatan ini kita akan membahas tentang job specification. Job specification merupakan dokumen yang berisi persyaratan tertentu yang harus dimiliki oleh kandidat yang ingin mengisi posisi tertentu di perusahaan. Dokumen ini digunakan dalam proses perekrutan dan seleksi karyawan. Dokumen ini biasanya dibuat oleh departemen sumber daya manusia dan diberikan kepada calon karyawan sehingga mereka dapat mempersiapkan diri untuk mencari atau mengisi posisi tersebut.
- Job specification dibuat berdasarkan job description yang telah dibuat terlebih dahulu.
- Dokumen ini mencakup persyaratan seperti keterampilan, pengalaman, pendidikan dan persyaratan lain yang harus dipenuhi oleh kandidat.
- Job specification selalu dikembangkan oleh tim sumber daya manusia dengan mempertimbangkan posisi tertentu secara detail.
Pada umumnya job specification dibuat berdasarkan pada apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam waktu dekat atau jangka panjang, serta jenis posisi yang dibutuhkan untuk mendukung operasional perusahaan. Secara umum, job specification bertujuan untuk mencari kandidat yang memiliki kemampuan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan posisi yang akan diisi.
Dalam perkembangannya, ada beberapa perusahaan yang lebih cenderung mengembangkan job specification yang lebih menekankan pada keterampilan kepribadian kandidat yang dibutuhkan, seperti kemampuan bekerja sama, komunikasi, dan sikap kerja yang baik. Hal ini dikarenakan keterampilan non-teknis ini juga memiliki peran penting dalam lingkungan kerja yang produktif dan harmonis.
| Informasi yang terdapat pada job specification | Keterangan |
|---|---|
| Nama posisi | Nama posisi yang ingin diisi |
| Persyaratan pendidikan | Minimal kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh kandidat |
| Pengalaman kerja | Pengalaman kerja yang dibutuhkan oleh kandidat |
| Keterampilan khusus | Keterampilan khusus yang dibutuhkan oleh kandidat |
| Keterampilan kepribadian | Keterampilan kepribadian yang dibutuhkan oleh kandidat |
| Gaji | Range gaji untuk posisi yang ditawarkan |
Job specification sangat penting dalam proses perekrutan dan seleksi karyawan. Dokumen ini membantu tim sumber daya manusia menentukan orang yang paling sesuai untuk posisi tertentu, sehingga perusahaan dapat memperoleh kandidat terbaik untuk dijadikan bagian dari tim mereka.
Tujuan dan Manfaat Job Description dan Job Specification
Job Description dan Job Specification adalah dua elemen penting dalam rekruitmen dan manajemen sumber daya manusia. Tujuan utama dari Job Description adalah untuk menguraikan tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tertentu di perusahaan. Dalam hal ini, Job Specification digunakan untuk menguraikan kualifikasi yang diperlukan seperti keterampilan teknis, pengalaman kerja, dan pendidikan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu.
Sementara itu, manfaat dari Job Description dan Job Specification adalah sebagai berikut:
- Memperjelas harapan dan tugas karyawan: Dengan mengeksplisitkan tugas dan tanggung jawab yang diharapkan dari karyawan, Job Description membantu menyediakan ekspektasi yang jelas dan mengurangi konflik di tempat kerja.
- Memudahkan pemilihan karyawan: Job Specification memungkinkan perusahaan untuk menyeleksi kandidat yang sesuai dengan kriteria tertentu untuk posisi tertentu.
- Membantu dalam Evaluasi Karyawan: Job Description membantu manajer menilai kinerja karyawan dengan membandingkan tugas dan tanggung jawab yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan dengan tujuan dan tugas yang dijelaskan dalam Job Description.
Jenis-jenis Job Description dan Job Specification
Terdapat beberapa jenis Job Description dan Job Specification, di antaranya:
- Job Description berdasarkan tugas: Metode ini memperinci tugas karyawan pada level yang sangat terperinci sehingga memudahkan karyawan dalam mengetahui apa yang diharapkan dari posisinya.
- Job Description berdasarkan kompetensi: Berkaitan dengan kualitas dan kemampuan yang dibutuhkan dalam posisi tertentu. Ini termasuk keterampilan teknis, keterampilan interpersonal dan keterampilan manajerial.
- Job Description berdasarkan perilaku: Menjelaskan tipe kepribadian dan perilaku yang diharapkan dari karyawan.
Sementara itu, Job Specification dapat dibagi menjadi beberapa jenis seperti:
- Kualifikasi pendidikan: menguraikan tingkat pendidikan dan jurusan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu.
- Keterampilan teknis: memerinci kemampuan teknis yang diperlukan untuk posisi tertentu, seperti penggunaan perangkat lunak atau bahasa pemrograman.
- Pengalaman kerja: Menguraikan jenis dan durasi pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk posisi tertentu.
Tabel Perbandingan Job Description dan Job Specification
| Job Description | Job Specification |
|---|---|
| Uraikan tugas dan tanggung jawab yang diharapkan dari karyawan | Uraikan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu |
| Menguraikan tugas dan tanggung jawab secara rinci | Menguraikan kualifikasi, pengalaman, dan pendidikan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu |
| Membantu dalam mengevaluasi kinerja karyawan | Membantu dalam pemilihan kandidat yang tepat untuk posisi tertentu |
Secara umum, Job Description dan Job Specification adalah alat yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan menjelaskan secara rinci tugas, tanggung jawab, dan kriteria kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tertentu, Job Description dan Job Specification memudahkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan menyeleksi kandidat yang tepat untuk posisi tertentu.
Perbedaan Job Description dan Job Specification dalam Proses Seleksi Karyawan
Bagi perusahaan yang ingin merekrut karyawan baru, penting untuk memastikan bahwa mereka memahami perbedaan antara job description dan job specification. Kedua konsep ini menjadi dasar dalam proses seleksi karyawan, dimana job description menggambarkan pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh karyawan, sedangkan job specification menggambarkan kualifikasi apa yang harus dimiliki oleh karyawan yang sesuai untuk pekerjaan tersebut.
-
Job Description
Job description adalah dokumen tertulis yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan kewenangan yang harus diemban oleh seorang karyawan untuk pekerjaan tertentu. Dokumen ini biasanya memuat informasi tentang posisi yang harus diisi, seperti nama pekerjaan, lokasi, dan lama kerja. Selain itu, job description harus menjelaskan tugas spesifik yang harus dilakukan, termasuk kemampuan yang diperlukan dan tujuan akhir perusahaan yang harus dicapai.
-
Job Specification
Job specification adalah dokumen tertulis yang menjelaskan kualifikasi yang dibutuhkan untuk seorang karyawan yang mengisi posisi tertentu. Dokumen ini mencakup pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas yang dijelaskan dalam job description. Job specification membantu perusahaan memilih kandidat yang paling cocok untuk posisi tersebut dan memastikan bahwa kandidat memiliki keterampilan yang sesuai untuk pekerjaan itu.
Job description dan job specification harus ditulis secara spesifik dan jelas, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi yang akurat pada karyawan yang melamar posisi tertentu. Dalam proses seleksi karyawan, job description dan job specification akan membantu perusahaan menemukan kandidat yang paling cocok untuk pekerjaan tersebut.
| Job Description | Job Specification |
|---|---|
| Menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan kewenangan | Menjelaskan kualifikasi yang dibutuhkan |
| Menentukan tujuan akhir perusahaan yang harus dicapai | Mencakup pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan |
| Menjelaskan secara spesifik tugas spesifik yang harus dilakukan | Membantu perusahaan memilih kandidat yang paling cocok |
Dalam kesimpulannya, job description dan job specification memiliki peran yang krusial dalam proses seleksi karyawan. Job description mendefinisikan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan, sedangkan job specification menggambarkan kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut. Dalam membuat job description dan job specification, perusahaan harus cermat dan akurat agar dapat menemukan kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan tersebut.
Cara Membuat Job Description dan Job Specification yang Efektif.
Job description dan job specification adalah dua hal yang wajib dipahami oleh perusahaan. Job description memaparkan secara rinci tentang tugas yang diemban oleh seorang karyawan. Sementara itu, job specification menjelaskan tentang kualifikasi dan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang karyawan untuk dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik.
- Gunakan format yang jelas dan terstruktur
- Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Sertakan detail tentang tugas utama karyawan
Saat membuat job description dan job specification, gunakan format yang jelas dan terstruktur. Pemilihan kata-kata yang tepat juga menjadi hal yang sangat penting. Sebaiknya, jelaskan secara singkat dan jelas tentang tugas yang harus dilakukan serta kompetensi yang dibutuhkan.
Pastikan job description dan job specification disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini akan membantu dalam mencari karyawan yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Sertakan detail tentang tugas utama karyawan yang berkaitan dengan jabatannya. Misalnya, jika karyawan diharapkan untuk membuat laporan keuangan perusahaan, sebaiknya jelaskan secara rinci tentang tugas dan tanggung jawab yang diemban.
Jika perlu, gunakan tabel atau grafik untuk memudahkan pemahaman dan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh karyawan.
Job description dan job specification yang efektif akan sangat membantu perusahaan dalam mencari karyawan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, disarankan untuk mengikuti panduan di atas saat membuat job description dan job specification.
Terima Kasih Telah Membaca!
Jadi, sekarang kamu telah mengetahui perbedaan antara job description dan job specification. Ingatlah bahwa keduanya memiliki peran yang penting dalam mencari pekerjaan yang tepat untukmu. Jangan lupa untuk selalu membaca dan mempertimbangkan baik-baik job description dan job specification sebelum melamar pekerjaan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kamu! Jangan lupa untuk selalu mengunjungi website kami lagi untuk artikel menarik lainnya. Sampai jumpa!