Apa itu surat resmi? Sudahkah kamu pernah dibuat bingung saat harus menulis surat resmi untuk suatu instansi atau perusahaan? Mungkin kamu sempat merasa kebingungan dengan format yang harus digunakan atau bahkan tidak tahu harus menulis apa saja di surat tersebut.
Surat resmi menjadi salah satu elemen penting dalam komunikasi formal antara individu atau organisasi dengan pihak lainnya. Meski terkesan kaku dan formal, surat resmi harus diolah dengan baik agar dapat memberikan kesan yang baik pada pihak yang membacanya.
Namun, tidak semua orang mampu menulis surat resmi dengan baik dan benar. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk belajar tentang apa itu surat resmi dan bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang apa itu surat resmi dan bagaimana menulisnya dengan tepat.
Definisi Surat Resmi
Surat resmi adalah sebuah dokumen tertulis yang harus memenuhi standar formalitas dan etika. Secara keseluruhan, surat resmi haruslah dianggap serius dan harus memenuhi standar etiket dan kesopanan yang ditetapkan. Surat resmi pada umumnya digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, atau organisasi resmi lainnya.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi merujuk pada surat yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dan dikirimkan kepada individu atau organisasi lainnya. Surat ini mempunyai berbagai fungsi, di antaranya:
- Sebagai sarana komunikasi resmi
- Surat resmi digunakan untuk berkomunikasi secara resmi antar perusahaan, organisasi, atau individu yang memiliki hubungan yang saling terikat. Biasanya, surat ini digunakan dalam konteks bisnis dan berisikan informasi yang penting dalam membuat keputusan bisnis yang berdampak pada masing-masing pihak.
- Sebagai alat legitimasi
- Surat resmi bisa digunakan sebagai alat legitimasi atau bukti tertulis tentang suatu keputusan yang diambil oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Sebagai contoh, surat ini dapat digunakan untuk memberikan izin atau menyetujui sebuah proposal.
- Sebagai referensi
- Surat resmi digunakan sebagai referensi untuk memastikan fakta dan informasi yang terkait dengan peristiwa atau kejadian yang telah terjadi. Sebagai contoh, surat ini dapat digunakan sebagai bukti untuk memberikan keterangan tentang sebuah transaksi bisnis atau urusan hukum.
Bentuk Surat Resmi
Agar sebuah surat dapat dianggap sebagai surat resmi, harus memenuhi persyaratan tertentu dalam hal format dan penaampilan. Bentuk surat resmi biasanya terdiri dari:
- Heading
- Bagian ini mengandung informasi tentang perusahaan atau organisasi serta informasi tentang siapa penerima surat. Heading juga mengandung informasi tentang tanggal surat dan nomor surat.
- Salutation
- Pada surat resmi, salam pembukaan ditujukan kepada orang yang dituju. Dalam konteks bisnis, digunakan formulasi salam pembukaan yang sesuai dengan posisi jabatan atau kepentingan bisnis antara pengirim dan penerima surat.
- Body
- Pada bagian ini, terdapat isi surat yang berisi informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat harus jelas, singkat, dan menyampaikan informasi dengan tepat.
- Close
- Setelah bagian isi surat, penulis harus menutup surat dengan menuliskan salam penutup. Pada surat resmi, salam penutup mencakup kata-kata sopan seperti “Sekian, terima kasih” atau “Hormat saya”.
- Signature
- Biasanya, pada surat resmi terdapat tanda tangan dari pengirim surat sebagai tanda persetujuan dan keseriusan untuk melaksanakan isi surat.
Setelah memahami fungsi surat resmi, maka selanjutnya adalah memahami bentuk surat yang tepat agar surat tersebut dapat dianggap sebagai surat resmi.
Struktur Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang biasanya digunakan dalam lingkungan pekerjaan untuk berbagai keperluan, seperti mengirimkan surat permintaan, surat penawaran, atau surat izin. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami struktur surat resmi agar surat yang kita tulis dapat disampaikan dengan jelas dan mudah dimengerti oleh penerima. Berikut ini adalah struktur standar surat resmi:
Bagian-bagian Surat Resmi
- Kepala surat
- Alamat surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Pembukaan surat
- Isi surat
- Penutup surat
- Tanda tangan
- Lampiran
Berbagai Bagian dalam Surat Resmi
Setiap bagian dalam surat resmi memiliki fungsinya masing-masing yang harus diperhatikan dengan baik dalam penulisannya:
Kepala surat: Bagian kepala surat berisi informasi perusahaan atau institusi yang mengirimkan surat, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Bagian ini penting untuk memudahkan penerima dalam mengenali pengirim.
Alamat surat: Bagian ini berisi alamat penerima surat. Pastikan alamat yang ditulis benar dan lengkap agar surat dapat sampai ke tangan yang tepat.
Tanggal surat: Tanggal surat menandakan kapan surat itu dikirimkan dan ditulis. Tanggal harus diketik dengan jelas dan lengkap.
Perihal surat: Bagian ini berisi judul atau perihal surat. Judul harus dijelaskan dengan singkat dan padat agar penerima dapat mengerti tujuan surat tersebut.
Pembukaan surat: Bagian ini berisi kalimat pembukaan seperti “Dengan hormat” atau “Salam sejahtera”. Kalimat pembukaan harus sesuai dengan konteks surat yang ditulis.
Isi surat: Bagian ini berisi isi dari surat yang disampaikan. Isi surat harus diorganisir dengan baik agar mudah dimengerti oleh penerima. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dimengerti dan gunakan kalimat yang singkat dan padat.
Penutup surat: Bagian ini berisi kata-kata penutup seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”. Penutup harus sesuai dengan konteks surat yang ditulis.
Tanda tangan: Bagian ini berisi nama dan tanda tangan pengirim surat. Selain itu, biasanya tertulis juga jabatan atau posisi dari pengirim surat.
Lampiran: Jika ada dokumen atau informasi yang harus disertakan, informasikan pada penerima dalam bagian lampiran.
Contoh Tabel Kepala Surat
Berikut ini adalah contoh tabel kepala surat yang dapat digunakan sebagai referensi:
| Nama Perusahaan/Institusi | : | Kementerian Lingkungan Hidup |
| Alamat Perusahaan/Institusi | : | Jl. Dewi Sartika No.174, Tebet, Jakarta Selatan 11730 |
| Nomor Telepon/Fax | : | (021) 2938 9679/ (021) 2938 9649 |
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa kepala surat harus mencantumkan beberapa informasi penting seperti nama perusahaan/institusi, alamat, dan nomor telepon. Informasi ini harus jelas dan lengkap agar mudah dihubungi oleh penerima surat.
Contoh Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat dengan format tertentu dan digunakan untuk kepentingan resmi seperti surat izin, surat pengunduran diri, surat keterangan, dan sebagainya. Berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi yang sering digunakan:
- Surat Permohonan
- Surat Pemberitahuan
- Surat Undangan
Surat permohonan adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta atau memohon sesuatu dari sebuah lembaga atau individu. Contoh surat permohonan yang sering digunakan adalah surat permohonan izin, surat permohonan sponsor, dan sebagainya.
Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi penting kepada pihak yang berkepentingan. Contoh surat pemberitahuan adalah surat pemberitahuan perubahan jam kerja, surat pemberitahuan pelaksanaan acara, dan sebagainya.
Surat undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri acara atau pertemuan tertentu. Contoh surat undangan adalah surat undangan rapat, surat undangan pernikahan, dan sebagainya.
Selain itu, terdapat juga contoh surat resmi yang menggunakan format tabel seperti contoh surat pernyataan berikut:
Contoh Surat Pernyataan
Yang bertanda tangan di bawah ini,
| Nama | : | [Nama Anda] |
| Tempat, Tanggal lahir | : | [Tempat, Tanggal lahir Anda] |
| Alamat | : | [Alamat Anda] |
| KTP | : | [Nomor KTP Anda] |
| Menyatakan | : | [Isi Pernyataan Anda] |
Demikian pernyataan ini saya buat dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab.
Jenis-jenis Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan formal seperti urusan bisnis atau pekerjaan. Jenis surat resmi beragam sesuai dengan kebutuhan pengirimannya. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi yang sering digunakan:
- Surat Permintaan Informasi – Surat ini digunakan untuk meminta informasi tertentu dari pihak lain seperti informasi produk atau pelayanan.
- Surat Penawaran – Surat ini berisi penawaran produk atau jasa kepada pihak tertentu sebagai upaya memperoleh kontrak kerja.
- Surat Pemesanan – Surat ini digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dengan mengisi form yang sudah tersedia.
- Surat Pengajuan – Surat ini disusun sebagai permohonan suatu kebutuhan tertentu, seperti pengajuan izin atau pengajuan dana.
- Surat Undangan – Surat ini berisi undangan resmi untuk menghadiri acara penting atau rapat.
Contoh Surat Resmi: Surat Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk meminta suatu kebutuhan tertentu. Berikut adalah contoh surat permohonan:
| No. | Perihal | Keterangan |
| 1. | Perihal | Pengajuan Dana Kegiatan Mahasiswa |
| 2. | Kepada | Ketua Bidang Kemahasiswaan Universitas XYZ |
| 3. | Dari | Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas XYZ |
| 4. | Tanggal | 20 November 2021 |
| 5. | Perihal | Pengajuan Dana Kegiatan Mahasiswa |
| 6. | Isi Surat | … |
| 7. | Lampiran | Syarat dan Ketentuan Kegiatan |
Pada bagian isi surat, dijelaskan secara rinci tujuan dan kebutuhan pengajuan dana kegiatan mahasiswa. Selain itu, terdapat lampiran syarat dan ketentuan kegiatan yang wajib dilampirkan bersama surat permohonan tersebut. Dengan adanya surat permohonan ini, diharapkan pihak universitas dapat mempertimbangkan permohonan dana kegiatan mahasiswa yang diajukan dan memberikan persetujuannya.
Etika dalam Penulisan Surat Resmi
Surat resmi atau surat bisnis adalah jenis surat yang digunakan untuk urusan bisnis atau resmi dalam perusahaan atau organisasi tertentu. Karena bersifat resmi, maka penulisan surat harus memperhatikan etika dan aturan yang berlaku. Berikut adalah beberapa etika dalam penulisan surat resmi:
- Pakailah bahasa yang baku dan jelas, hindari penggunaan bahasa daerah atau slang yang kurang sopan.
- Jangan gunakan kata-kata yang kasar atau tidak sesuai norma dan budaya yang berlaku.
- Perhatikan format penulisan surat resmi yang sesuai dengan aturan, seperti letak tanggal, nomor surat, dan penggunaan huruf kapital.
Selain itu, terdapat beberapa hal penting yang juga harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi, seperti :
Pertama, perkenalkanlah diri atau perusahaan Anda dengan jelas pada awal surat. Ketika Anda menulis surat resmi, pastikan bahwa pembaca dapat mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut dan mengapa mereka menerima surat itu. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan pembaca pada perusahaan atau organisasi Anda.
Kedua, pastikan bahwa Anda memberikan informasi yang akurat. Selalu periksa kembali isi surat sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan sudah benar dan tepat.
Ketiga, jangan lupa untuk menyatakan permohonan atau maksud surat dengan jelas. Tujuan penulisan surat harus ditulis secara eksplisit dan ringkas, sehingga pembaca dapat memahami apa yang dimaksud dengan surat tersebut.
Terakhir, jangan lupa untuk menulis salam pembuka dan penutup dari surat dengan sopan. Sebuah surat yang baik harus mencakup elemen yang dipertimbangkan dalam etika penulisan surat resmi. Dengan memperhatikan etika ini, Anda dapat menyusun surat resmi yang efektif dan dapat meningkatkan citra perusahaan atau organisasi Anda di mata pembaca.
Cara menulis surat resmi yang baik dan benar
Surat resmi merupakan salah satu komunikasi resmi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Oleh karena itu, penting bagi penulis untuk mengetahui cara menulis surat resmi yang baik dan benar agar dapat berhasil menyampaikan pesan yang diinginkan secara jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman. Berikut adalah beberapa tips dalam menulis surat resmi yang baik dan benar:
Tips dalam Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar
- Sesuaikan format surat dengan jenis surat yang akan ditulis. Terdapat berbagai jenis surat resmi seperti surat pribadi, surat dinas, surat izin, surat permohonan, dan sebagainya. Pastikan untuk memilih format surat yang tepat sesuai dengan jenis surat yang akan ditulis.
- Perhatikan alamat tujuan surat. Cantumkan alamat dengan jelas dalam surat, termasuk nama penerima, jabatan, dan alamat lengkap kantor atau instansi tempat mereka bekerja.
- Gunakan bahasa yang sopan dan formal. Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa yang informal, seperti bahasa gaul atau bahasa sehari-hari.
Bagian-bagian dalam Surat Resmi
Setiap surat resmi memiliki bagian-bagian yang harus diisi dengan benar, sehingga dapat menghasilkan surat yang efektif dan profesional. Berikut adalah beberapa bagian dalam surat resmi:
- Heading atau kepala surat yang berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Pembukaan atau opening yang berisi salam pembuka, seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Salam Sejahtera”.
- Isi surat atau body of letter yang berisi informasi yang ingin disampaikan, seperti permohonan, pengajuan, penawaran, dan sebagainya.
- Penutup atau closing yang berisi salam penutup, seperti “Hormat Saya”, “Terima Kasih”, atau “Salam Hormat”.
- Daftar lampiran atau attachment yang berisi daftar dokumen yang dilampirkan dalam surat.
- Tanda tangan atau signature yang menandakan siapa penulis surat.
Contoh Format Surat Resmi
Berikut adalah contoh format surat resmi yang dapat dipakai sebagai acuan dalam menulis surat resmi:
| Heading | : | Nama Instansi atau Perusahaan |
|---|---|---|
| Alamat Instansi atau Perusahaan | ||
| No. Telepon Instansi atau Perusahaan | ||
| Hal | : | Judul atau Isi Surat |
Pembukaan,
Isi Surat,
Penutup,
Lampiran:
– Daftar Lampiran atau Attachment
Hormat Saya,
[Tanda Tangan atau Signature]
Terima Kasih Telah Membaca!
Nah, itulah yang dimaksud dengan surat resmi. Gampang kan? Jangan lupa, kirimlah surat resmi jika kamu ingin mengirimkan surat ke pihak yang lebih formal agar terlihat profesional. Terima kasih sudah membaca artikel ini, jangan lupa untuk berkunjung lagi di website kami untuk baca artikel menarik lainnya! Sampai jumpa!