Apa itu staff purchasing? Bagi beberapa orang, istilah ini mungkin terdengar asing dan tidak familiar di telinga. Namun, bagi sebagian besar karyawan dan pegawai di suatu perusahaan, staff purchasing adalah bagian dari program karyawan yang sangat penting. Staff purchasing merupakan suatu bentuk kebijakan dari perusahaan untuk memberikan kemudahan dan keuntungan bagi para karyawannya dalam melakukan pembelian produk-produk tertentu.
Dalam staff purchasing, karyawan memiliki hak istimewa untuk membeli produk-produk dengan harga yang lebih murah dari pada harga normalnya di pasaran. Hal ini tentu menjadi keuntungan tersendiri bagi karyawan, khususnya bagi mereka yang mempunyai kebutuhan tertentu seperti membeli peralatan, gadget, dan produk-produk kebutuhan sehari-hari. Namun, tidak semua perusahaan menawarkan program staff purchasing, dan untuk melihat apakah perusahaan tempat Anda bekerja menyediakan program ini ataupun tidak, Anda dapat menanyakan langsung pada manajemen perusahaan tempat Anda bekerja.
Dalam waktu yang sangat singkat, staff purchasing telah menjadi salah satu fitur penting dalam program karyawan pada suatu perusahaan. Dari segi keuntungan, tidak hanya memberikan kemudahan bagi karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka, tapi juga dapat menambah motivasi dan kebahagiaan di tempat kerja. Jadi, jika Anda belum memperoleh informasi tentang staff purchasing dari perusahaan tempat Anda bekerja, sebaiknya Anda segera menanyakan hal ini pada manajemen perusahaan agar dapat memanfaatkan program ini secara maksimal.
Pengertian Staff Purchasing
Staff purchasing adalah sebuah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh karyawan perusahaan untuk kepentingan kerja. Dalam konteks ini, karyawan yang membeli barang atau jasa disebut sebagai staff purchaser. Tugas seorang staff purchaser meliputi mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, mencari vendor yang tepat, menegosiasikan harga, membeli barang atau jasa, serta memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
- Staff purchasing adalah bagian penting dari proses pengadaan di perusahaan. Tanpa staff purchaser, perusahaan tidak dapat membeli barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasinya.
- Staff purchaser bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli berkualitas baik dan sesuai dengan spesifikasi yang telah diatur. Selain itu, staff purchaser juga harus mempertimbangkan harga dan waktu pengiriman.
- Seorang staff purchaser harus memiliki pengetahuan yang baik tentang produk atau jasa yang dibutuhkan, serta pasar dan vendor yang tersedia. Hal ini memberikan keuntungan dalam bernegosiasi dengan vendor dan memilih opsi terbaik untuk perusahaan.
Dalam beberapa perusahaan, staff purchasing merupakan sebuah tugas yang dilakukan oleh banyak karyawan. Namun, dalam perusahaan yang lebih besar, biasanya terdapat departemen khusus yang bertanggung jawab untuk melakukan staff purchasing.
Melakukan staff purchasing yang efektif sangat penting bagi perusahaan untuk menghemat biaya dan memastikan bahwa kebutuhan operasional terpenuhi. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan untuk memiliki strategi pengadaan yang baik dan melatih karyawan dalam melakukan staff purchasing yang baik.
Fungsi Staff Purchasing
Staff Purchasing atau pembelian staf adalah salah satu departemen penting di setiap perusahaan. Tugas inti dari staf pembelian adalah untuk membeli barang, jasa, dan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Selain tugas pokoknya, staf pembelian juga memiliki beberapa fungsi lain yang sangat penting bagi perusahaan.
- Penghematan Biaya: Tugas utama staf pembelian adalah memastikan bahwa barang dan bahan yang dibeli memiliki kualitas yang baik dan harga yang terjangkau. Mereka harus mencari supplier yang dapat memberikan harga terbaik dengan kualitas terbaik. Dalam mengelola pengadaan barang, staf pembelian harus memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan secara efektif sehingga dapat mengurangi biaya bagi perusahaan.
- Peningkatan Kualitas Produk: Beberapa jenis produk atau layanan memerlukan serangkaian bahan yang berkualitas untuk menghasilkan produk berkualitas. Staf pembelian bertanggung jawab untuk membeli bahan berkualitas tinggi untuk memastikan produk yang dihasilkan atau layanan yang diberikan berkualitas dan memenuhi standar baik itu dari sisi kuantitas maupun kualitas.
- Menjaga Hubungan dengan Supplier: Staf pembelian harus bekerja sama dengan para supplier untuk memastikan bahwa barang, jasa, dan bahan yang dibutuhkan selalu tersedia. Staf pembelian harus membangun hubungan kerja yang baik dengan para supplier, sehingga ketika perusahaan membutuhkan sesuatu, perusahaan dapat memperoleh dengan cepat dan mudah.
Kriteria Memilih Supplier
Memilih supplier yang tepat sangat penting untuk keberhasilan perusahaan. Oleh karena itu, staf pembelian harus mempertimbangkan beberapa kriteria yang mereka gunakan untuk memilih supplier:
| Kriteria | Keterangan |
|---|---|
| Kualitas barang/jasa | Supplier harus dapat memberikan produk atau layanan berkualitas. |
| Harga | Supplier harus menawarkan harga yang terjangkau dan wajar. |
| Pengiriman | Supplier harus dapat mengirimkan barang tepat waktu dan sesuai dengan permintaan. |
| Keandalan | Supplier harus dapat diandalkan dalam hal kualitas, pengiriman, dan pelayanan. |
| Lokasi | Supplier harus berlokasi dekat dengan perusahaan untuk memudahkan dalam pengiriman dan komunikasi. |
Dalam memilih supplier, staf pembelian harus melakukan analisis yang cermat dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria tersebut agar dapat memilih supplier terbaik untuk perusahaan.
Tugas Staff Purchasing
Staff purchasing adalah satu divisi yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tugas-tugas yang dilakukan oleh staff purchasing antara lain:
- Mencari dan menyeleksi vendor atau supplier yang dapat memberikan harga dan kualitas terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Membuat pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan
- Mengawasi dan memastikan bahwa barang dan jasa yang telah dibeli sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang dicantumkan
- Memastikan bahwa harga yang dibayar untuk barang dan jasa tersebut sesuai dengan harga pasar yang berlaku
- Mengurus dokumentasi dan administrasi yang terkait dengan pembelian barang dan jasa
Tugas-tugas tersebut harus dilakukan dengan menyeluruh dan teliti agar pengadaan barang dan jasa dapat berjalan lancar dan efektif. Oleh karena itu, staff purchasing harus mempunyai kemampuan yang baik dalam bernegosiasi, berkomunikasi, dan mengelola data.
Di samping itu, staff purchasing juga harus terus menerus mengikuti perkembangan di pasar sehingga dapat memilih vendor atau supplier yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan menghadiri pameran-pameran atau acara yang berkaitan dengan bisnis perusahaan.
Contoh Tugas Staff Purchasing
Untuk memahami lebih jelas mengenai tugas-tugas staff purchasing, berikut adalah contoh tugas yang harus dijalankan oleh divisi staff purchasing:
| No | Tugas |
|---|---|
| 1 | Mencari dan menyeleksi vendor yang menjual bahan baku sesuai dengan kebutuhan perusahaan |
| 2 | Membuat permintaan pembelian bahan baku kepada vendor |
| 3 | Mengirimkan pesanan pembelian bahan baku ke vendor |
| 4 | Menerima barang bahan baku dari vendor dan memeriksa kualitas dan kuantitasnya |
| 5 | Mengelola dokumen pembelian bahan baku |
Dari contoh tugas tersebut, dapat dilihat bahwa staff purchasing bertanggungjawab atas pengadaan bahan baku yang digunakan oleh perusahaan. Tugas-tugas tersebut meliputi mencari vendor, melakukan pembelian, mengawasi kualitas barang yang diterima, dan mengurus dokumen pembelian. Semua tugas tersebut harus dilakukan oleh staff purchasing dengan penuh tanggung jawab dan teliti.
Proses Staff Purchasing
Staff purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh staff perusahaan. Dalam melakukan staff purchasing, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses staff purchasing:
- Pemilihan vendor atau penyedia layanan – Staff purchasing dimulai dengan mencari dan memilih vendor atau penyedia layanan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pemilihan vendor yang tepat akan menjadi faktor penting dalam kesuksesan proses staff purchasing.
- Pengajuan permintaan pembelian – Setelah vendor atau penyedia layanan dipilih, staff perusahaan harus mengajukan permintaan pembelian kepada departemen yang berwenang untuk mengeluarkan anggaran. Permintaan pembelian dapat berupa surat pemesanan, email, atau formulir permintaan pembelian.
- Penyelesaian pembayaran- Setelah permintaan pembelian disetujui, staff purchasing akan melakukan pembayaran kepada vendor atau penyedia layanan yang telah dipilih. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank, kartu kredit atau metode pembayaran lainnya yang telah disepakati sebelumnya.
Dalam proses staff purchasing, penting untuk memperhatikan faktor risiko yang mungkin terjadi seperti keterlambatan pengiriman, cacat produk, atau pembayaran yang tidak sesuai dengan persetujuan awal. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki kebijakan pengadaan yang jelas dan prosedur pengaturan kontrak dengan vendor atau penyedia layanan.
Perusahaan juga harus mengikuti standar etika pengadaan, termasuk memastikan bahwa vendor atau penyedia layanan yang dipilih memiliki sertifikasi dan lisensi yang diperlukan dan menghindari konflik kepentingan atau korupsi dalam proses staff purchasing.
Dalam menjalankan staff purchasing, sistem manajemen pembelian yang efektif dapat membantu perusahaan memastikan pengumpulan dan penggunaan data yang akurat, efisiensi proses pengadaan, serta penyederhanaan alur kerja. Selain itu, perusahaan juga dapat mengimplementasikan teknologi terbaru seperti e-procurement dan e-purchasing untuk mempercepat dan mempermudah proses staff purchasing.
| Tahapan | Keterangan |
|---|---|
| Pemilihan vendor | Memilih vendor atau penyedia layanan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. |
| Pengajuan permintaan pembelian | Mengajukan permintaan pembelian kepada departemen yang berwenang untuk mengeluarkan anggaran. |
| Penyelesaian pembayaran | Melakukan pembayaran kepada vendor atau penyedia layanan yang telah dipilih. |
Dengan memahami tahapan-tahapan dalam proses staff purchasing dan mengikuti standar etika pengadaan, perusahaan dapat mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses pembelian dan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi.
Kompetensi Staff Purchasing
Staff Purchasing atau Pembelian Staff adalah posisi yang penting di departemen pengadaan di suatu perusahaan. Seorang Staff Purchasing bertanggung jawab untuk mengatur pembelian barang dan jasa dalam suatu perusahaan, sehingga dia harus memiliki keterampilan dan kompetensi khusus dalam pekerjaannya.
Berikut beberapa kompetensi staff purchasing yang diperlukan.
- Negosiasi – seorang staff purchasing harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok. Negosiasi yang baik dapat menghasilkan harga yang lebih rendah serta kualitas barang yang lebih baik.
- Kreatifitas – seorang staff purchasing harus bisa berpikir kreatif untuk mencari sumber daya alternatif dan mencari cara untuk mengurangi biaya pembelian.
- Komunikasi – seorang staff purchasing harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan departemen lain di perusahaan untuk menentukan kebutuhan dan kebutuhan perusahaan serta untuk berkomunikasi dengan pemasok.
Ketika melamar pekerjaan di bidang pembelian, sebaiknya mempertimbangkan setiap kompetensi yang diperlukan untuk sukses di industri ini.
Berikut merupakan beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk melamar posisi sebagai staff purchasing:
- Memiliki kemampuan analitis dan kritis.
- Mampu bekerja secara independen dan dalam tim.
- Mempunyai kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.
- Sangat terorganisir, dapat mengatur waktu dan proyek dengan baik.
- Bisa bekerja di bawah tekanan dan deadline yang ketat.
Terkadang, sebagai seorang staff purchasing, Anda dapat diberi tanggung jawab tambahan untuk mengelola kontrak dan mengevaluasi performa pemasok. Hal-hal ini membutuhkan keterampilan lain seperti kemampuan analitis dan keuangan, kepemimpinan, dan kemampuan manajemen proyek.
| Keterampilan yang Dibutuhkan | Keterangan |
|---|---|
| Negosiasi | Keterampilan negosiasi yang baik diperlukan untuk mendapatkan harga terbaik dan kualitas barang dan jasa yang lebih baik. |
| Kreatifitas | Keterampilan kreatifitas sangat penting untuk mencari sumber daya alternatif dan cara untuk mengurangi biaya pembelian. |
| Komunikasi | Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting untuk berkomunikasi dengan departemen lain di perusahaan untuk menentukan kebutuhan dan kebutuhan perusahaan. |
| Analis | Keterampilan analitis digunakan untuk memahami banyak data dan menentukan penghematan biaya dan keuntungan strategis dalam membeli. |
| Manajemen proyek | Keterampilan manajemen proyek digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan batas waktu yang ketat, serta pemikiran strategis dan kemampuan mengatur prioritas tugas. |
Peran Staff Purchasing sangatlah penting dalam memastikan operasional suatu perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Staff purchasing yang kompeten membantu perusahaan menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Etika Kerja Staff Purchasing
Staff Purchasing merupakan jabatan yang bertanggung jawab dalam melakukan transaksi pembelian bahan dan barang pada perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, Staff Purchasing harus patuh kepada etika kerja yang berlaku dan berperilaku profesional dalam setiap keputusannya.
- Keterbukaan dan Kejujuran: Staff Purchasing harus selalu terbuka dengan informasi dan transaksi yang dilakukan. Mereka juga harus bersikap jujur dalam merespon pertanyaan atau permintaan dari pihak lain.
- Pemilihan Vendor yang Baik: Staff Purchasing harus memilih vendor yang baik dan dapat dipercaya. Pemilihan vendor yang baik akan membantu perusahaan dalam mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang sesuai.
- Bersikap Adil: Staff Purchasing harus bersikap adil dan objektif dalam mempertimbangkan setiap penawaran dari vendor. Mereka harus memastikan bahwa setiap penawaran dinilai berdasarkan kualitas dan harga yang sama.
Untuk menjalankan tugas pembelian, Staff Purchasing seringkali diberi wewenang untuk menandatangani kontrak pembelian atau menyetujui tagihan pembayaran. Oleh karena itu, penting bagi Staff Purchasing untuk mematuhi etika kerja sebagai jabatan profesional.
Di bawah ini adalah contoh etika kerja bagi Staff Purchasing:
| Etika Kerja | Keterangan |
|---|---|
| Menilai setiap vendor dengan adil | Staff Purchasing tidak boleh memilih vendor hanya karena faktor personal atau hubungan bisnis tertentu. |
| Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan | Staff Purchasing harus memastikan bahwa setiap informasi yang diperoleh dari perusahaan atau vendor harus dijaga keamanannya dan tidak dibagikan kepada pihak lain tanpa persetujuan yang jelas. |
| Melakukan pembelian sesuai dengan kebijakan perusahaan | Staff Purchasing harus memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan dan aturan yang berlaku di perusahaan. Mereka juga harus memastikan bahwa setiap dokumentasi terkait pembelian harus dilakukan dengan benar. |
Dalam menjalankan tugasnya, Staff Purchasing harus memastikan bahwa mereka mematuhi etika kerja serta berperilaku profesional. Hal ini akan memberikan manfaat dalam jangka panjang bagi perusahaan, seperti pemilihan vendor yang baik dan transaksi yang menjadi nilai tambah bagi perusahaan. Semoga artikel ini dapat membantu anda untuk lebih memahami apa itu etika kerja Staff Purchasing.
Pengembangan Karir Staff Purchasing
Staff purchasing adalah bagian penting dari perusahaan, dan mereka bertanggung jawab untuk menyediakan bahan baku dan barang yang diperlukan untuk menjalankan operasi perusahaan. Karir staff purchasing terus berkembang dan memiliki banyak kesempatan untuk naik ke posisi manajemen dengan pengalaman dan keterampilan yang tepat. Berikut adalah beberapa cara untuk mengembangkan karir staff purchasing:
- Belajar terus-menerus: Seiring dengan perkembangan zaman, tuntutan akan staff purchasing juga terus meningkat. Oleh karena itu, penting untuk terus belajar dan mengikuti perkembangan terbaru di bidang ini. Menjadi ahli dalam teknologi yang dipakai dalam proses pembelian dan manajemen persediaan, serta menjadi ahli dalam daftar dan penyebutan merek-merek produk, dapat meningkatkan kemampuan seseorang untuk mengevaluasi, membeli dan mengelola produk yang dibutuhkan.
- Bekerja dalam tim: Dalam pekerjaan purchasing, kerja sama tim sangatlah penting, terutama ketika sedang berurusan dengan vendor atau supplier. Belajar cara bekerja dalam tim dengan baik dapat membantu staff purchasing memperoleh sifat kepemimpinan yang baik dan mampu memaksimalkan potensi dalam suatu proyek.
- Mendapatkan sertifikasi: Ada banyak sertifikasi yang tersedia untuk staff purchasing. Hal tersebut dapat menjadi dasar dalam pengembangan karir mereka. Sertifikasi ini dapat memperkuat kemampuan dan kredibilitas mereka di bidang purchasing.
Selain itu, penting untuk mengembangkan kemampuan interpersonal dan komunikasi dalam lingkungan bisnis. Mampu berbicara dengan jelas, memberikan alternatif solusi, serta negosiasi yang baik merupakan kemampuan penting yang dimiliki oleh seorang staff purchasing. Hal tersebut dapat meluaskan kesempatan karir mereka di dalam perusahaan, dan bahkan membuka jalan ke banyak karier lain di sekujur industri.
Peningkatan Gaji
Karir staff purchasing dapat menjanjikan pengembangan gaji yang menarik. Menurut PayScale, gaji staff purchasing di Indonesia sekitar 92 juta rupiah per tahun. Gaji tersebut tentu dapat bertambah dengan meningkatkan pengalaman, keterampilan dan pendidikan.
| Pengalaman | Gaji Rata-rata |
|---|---|
| Kurang dari 1 tahun | 60 juta rupiah per tahun |
| 1-4 tahun | 86 juta rupiah per tahun |
| 5-9 tahun | 131 juta rupiah per tahun |
| 10-19 tahun | 175 juta rupiah per tahun |
| 20 tahun atau lebih | 199 juta rupiah per tahun |
Dalam rangka peningkatan gaji, staff purchasing dapat mempertimbangkan untuk memperoleh sertifikasi terkait dengan profesi mereka atau mengejar gelar sarjana dalam manajemen supply chain atau bisnis.
Terakhir, Apa Itu Staff Purchasing?
Bagi perusahaan, staff purchasing adalah suatu kegiatan yang sangat penting dalam menjaga keseimbangan keuangan dan kebutuhan operasional. Staff purchasing adalah pengadaan barang dan jasa yang harus memenuhi beberapa persyaratan tertentu. Sebagai konsumen atau calon pelanggan, penting bagi kita untuk mengetahui kegiatan staff purchasing demi menentukan keputusan atau opsi terbaik saat memilih produk. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda semua, terima kasih sudah membaca dan jangan lupa untuk kunjungi kembali situs ini untuk mendapatkan informasi menarik lainnya.