Apa itu staff administrasi? Staff administrasi adalah salah satu posisi penting di setiap perusahaan yang bertanggung jawab mengelola administrasi dan operasional sehari-hari perusahaan. Dalam bahasa Inggris, posisi ini biasa disebut administrative staff. Perannya sangat vital, sebab ia harus mampu mengatur semua aspek dalam berjalannya roda bisnis perusahaan.
Posisi staff administrasi bukan hanya tingkat entry-level yang diperuntukan bagi lulusan SMA atau SMK, melainkan juga bisa untuk lulusan S1, S2, bahkan S3. Staff administrasi berperan dalam melakukan tugas operasional, seperti penerimaan dan pengarsipan dokumen, mengatur janji temu, mengelola telepon, dan masih banyak lainnya. Selain itu, staff administrasi juga bertanggung jawab menjaga hubungan antara pihak internal dan eksternal perusahaan.
Sebenarnya, bagaimana cara mencari dan menemukan posisi sebagai staff administrasi? Ada berbagai situs web atau agen pencari kerja yang menyediakan posisi lowongan staf administrasi, hingga tempat kursus yang membekali kemampuan administrasi. Namun, perlu dipahami juga bahwa menjadi staf administrasi tidak hanya melulu tentang kemampuan administrasi, melainkan juga membutuhkan kemampuan interpersonal, bahasa, organisasi, dan etika kerja yang baik.
Pengertian Staff Administrasi
Staff administrasi adalah karyawan yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi dan pengelolaan data di sebuah organisasi. Tugas utama staff administrasi adalah membantu manajer dan departemen lainnya dalam menjalankan operasi hariannya dengan efektif dan efisien. Mereka bertanggung jawab untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan informasi penting seperti data karyawan, laporan keuangan, dan surat menyurat. Dalam banyak kasus, staff administrasi juga bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas seperti pemrosesan penggajian, memanajemen dokumen, serta menyusun agenda dan jadwal untuk rapat.
Tanggung Jawab Staff Administrasi
- Memastikan bahwa dokumen penting telah dikumpulkan dan tersimpan dengan baik untuk memastikan efisiensi operasional;
- Mengelola korespondensi antara berbagai departemen dan mendistribusikan dokumen kepada mereka yang memerlukannya;
- Memproses penggajian karyawan dan menjaga catatan karyawan yang akurat;
Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk Menjadi Staff Administrasi
Staff administrasi biasanya membutuhkan setidaknya gelar sarjana di bidang administrasi bisnis atau bidang terkait. Selain itu, mereka juga harus memiliki keterampilan teknis dalam penggunaan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint. Kemampuan interpersonal dan keterampilan komunikasi juga sangat penting dalam pekerjaan staff administrasi, karena mereka akan berinteraksi dengan berbagai level karyawan dan departemen dalam organisasi.
Gaji Staff Administrasi
| Pangkat | Gaji Bulanan |
|---|---|
| Staff Administrasi Junior | Rp. 3.000.000 – Rp. 5.000.000 |
| Staff Administrasi Senior | Rp. 6.000.000 – Rp. 10.000.000 |
| Staff Administrasi Manajer | Rp. 12.000.000 – Rp. 20.000.000 |
Gaji staff administrasi bervariasi tergantung pada pangkat dan pengalaman kerja sebelumnya. Biasanya, staff administrasi junior akan menerima upah yang lebih rendah daripada staff administrasi senior atau manajer. Ada juga perbedaan gaji antara perusahaan yang berbeda tergantung pada lokasi, ukuran perusahaan, dan jenis industri.
Fungsi Staff Administrasi
Staff administrasi merupakan bagian penting dari setiap organisasi, karena mereka bertanggung jawab dalam mengoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan operasional dalam organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi yang dijalankan oleh staff administrasi:
Mengatur Jadwal dan Mengkoordinasikan Pertemuan
- Staff administrasi bertanggung jawab dalam mengatur jadwal pertemuan dan membuat aransemen perjalanan bisnis.
- Mereka juga bekerja sama dengan departemen lain dalam mengorganisir acara perusahaan seperti seminar atau konferensi.
- Selain itu, staff administrasi juga memastikan bahwa semua persyaratan untuk pertemuan dan acara dipenuhi dengan tepat waktu.
Menangani Komunikasi Internal dan Eksternal
Sebagai penghubung antara departemen dan karyawan, staff administrasi bertanggung jawab dalam menangani komunikasi internal dan eksternal.
- Mereka menerima dan meneruskan pesan antara manajemen, karyawan, dan mitra bisnis.
- Selain itu, staff administrasi juga mengelola email dan panggilan telepon untuk memastikan tanggapan yang tepat dan efisien terhadap setiap masalah atau permintaan.
- Dalam menjalankan tugas ini, staff administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan etika bisnis yang kuat.
Memimpin Pengelolaan Data dan Dokumen
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam pengelolaan data dan dokumen organisasi.
- Mereka harus menjaga keamanan dan integritas data dengan menggunakan sistem manajemen dokumen yang aman dan terstruktur.
- Staff administrasi juga harus mampu membuat presentasi bisnis dengan menggunakan aplikasi pengolah kata dan presentasi.
- Mereka juga harus mampu mengoperasikan sistem manajemen informasi untuk memastikan aksesibilitas data yang mudah dan cepat.
Mengelola Fasilitas dan Inventaris
Staff administrasi bertanggung jawab dalam mengelola fasilitas dan inventaris organisasi.
| Fungsi | Kegiatan |
|---|---|
| Inventaris | Merekap dan memperbarui inventaris organisasi secara teratur |
| Fasilitas | Mengelola peralatan, perangkat lunak, dan infrastruktur teknis lainnya |
Staff administrasi juga perlu memastikan bahwa fasilitas berfungsi dengan optimal dan melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan.
Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi
Staff administrasi memiliki peran penting dalam menjalankan operasional suatu perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas pengolahan data, pengarsipan, dan administrasi perkantoran.
Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab staff administrasi:
- Menerima dan menyampaikan informasi yang diberikan oleh karyawan atau tamu dengan baik dan benar
- Mengatur jadwal pertemuan dan janji temu
- Mempersiapkan dan mengirimkan surat atau email dengan benar dan tepat waktu
- Mengatur atau menyediakan peralatan kantor
- Mempertahankan data atau dokumen yang relevan dengan baik dan teratur
- Melakukan penelitian, pengumpulan data, dan pelaporan secara tepat waktu dan akurat
Selain itu, staff administrasi juga harus memiliki kemampuan komunikasi dan hubungan interpersonal yang baik untuk dapat bekerja sama dengan baik dengan karyawan lain di perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab staff administrasi ini seringkali membawa tantangan tersendiri, terutama jika harus menangani masalah yang tidak terduga atau menghadapi tekanan yang tinggi. Oleh karena itu, staff administrasi yang unggul harus memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat serta mampu membuat keputusan yang baik dalam situasi sulit.
Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi: Contoh Tabel
Berikut ini adalah contoh tugas dan tanggung jawab staff administrasi beserta deskripsi singkatnya:
| Tugas dan Tanggung Jawab | Deskripsi Singkat |
|---|---|
| Menerima dan menyampaikan informasi dengan baik dan benar | Menangani komunikasi secara efektif agar informasi dapat disampaikan dengan tepat |
| Mengatur jadwal dan janji temu | Menyusun jadwal dengan baik dan melakukan koordinasi untuk menyelaraskan waktu pertemuan |
| Mengatur atau menyediakan peralatan kantor | Menyediakan dan mengelola peralatan yang diperlukan oleh karyawan |
Tabel tersebut memberikan gambaran tentang beberapa tugas dan tanggung jawab staff administrasi beserta deskripsi singkatnya. Tabel semacam ini dapat membantu dalam memahami tanggung jawab staff administrasi dengan lebih jelas dan tersusun secara sistematis.
Kualifikasi Staff Administrasi yang Dibutuhkan
Staff administrasi adalah salah satu posisi penting di suatu perusahaan. Tugasnya tidak hanya terbatas pada mengelola administrasi, tetapi juga harus mampu mengkoordinasikan area tugasnya dengan departemen lain. Dalam artikel ini, dicontohkan 4 jenis kualifikasi staff administrasi yang dibutuhkan suatu perusahaan.
- Pendidikan yang relevan: Pendidikan adalah faktor penting yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi. Pendidikan yang relevan akan memberi pengaruh yang positif dalam usaha mengoptimalkan tugas dan tanggung jawab staff administrasi.
- Kemampuan Komunikasi yang Baik: Salah satu keterampilan penting yang harus dimiliki oleh staff administrasi adalah kemampuan komunikasi yang baik. Keterampilan ini sangat penting dalam menangani klien dan pelanggan, serta dalam berkomunikasi dengan rekan kerja.
- Kemampuan Analisis: Kemampuan analisis adalah faktor penting yang harus dimiliki oleh staff administrasi. Seorang staff administrasi harus mampu menganalisis laporan keuangan, pencapaian tujuan, hasil survey, dan daftar pengeluaran. Kemampuan ini akan membantu dalam membuat keputusan yang baik dan tepat.
- Keterampilan Teknis: Staff Administrasi harus memahami dan terbiasa menggunakan program seperti Microsoft Office, Google Suite, dan produk software lainnya yang relevan. Keterampilan teknis tersebut akan sangat membantu dalam penyelesaian tugas dan tanggung jawab sebagai staff administrasi.
Kualifikasi Staff Administrasi lainnya yang Dibutuhkan
Selain keempat kualifikasi yang telah disebutkan, terdapat beberapa kualifikasi lainnya yang harus dimiliki oleh seorang staff administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Kualifikasi tersebut adalah:
Kerja Tim – Seorang staff administrasi harus dapat bekerja sama dalam tim baik dengan klien, rekan kerja maupun pihak internal dan eksternal.
Etika Kerja – Seorang staff administrasi harus memiliki etika kerja yang baik dan komitmen terhadap pekerjaan, termasuk mempengaruhi efektivitas diri dan produktivitas organisasi.
Manajemen Waktu – Seorang staff administrasi dituntut untuk mampu mengatur waktu dan menentukan prioritas dalam penyelesaian tugas-tugasnya.
| Kualifikasi | Penjelasan |
|---|---|
| Keterampilan Komunikasi | Meliputi kemampuan untuk mengirim pesan secara efektif, mendengarkan dengan baik, menjaga kerjasama dengan rekan kerja, dan membangun relasi yang baik dengan klien. |
| Kemampuan Manajemen | Meliputi kemampuan untuk melakukan pengaturan waktu dengan baik, mengorganisir, membuat rencana dengan tepat, dan mengelola pekerjaan dalam tim. |
| Keterampilan Teknis | Meliputi kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Office dan Google Suite, mampu membuat laporan dan presentasi, serta mengelola data dengan baik. |
Kualifikasi staff administrasi mencakup berbagai aspek yang harus dipenuhi agar mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Dengan memenuhi kualifikasi yang ditentukan, maka seorang staff administrasi akan mampu memberikan kontribusi positif pada perusahaan.
Struktur Organisasi Staff Administrasi
Dalam suatu organisasi, Staff Administrasi memiliki peran penting dalam menjalankan operasional sehari-hari. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam mengelola Staff Administrasi adalah struktur organisasinya. Berikut ini adalah penjelasan terkait dengan struktur organisasi Staff Administrasi.
- Lini dan staf: Struktur organisasi Staff Administrasi terdiri dari garis lini dan staf. Garis lini meliputi posisi-posisi yang bertanggung jawab langsung dalam menjalankan operasional perusahaan. Sedangkan staf adalah posisi-poisinya yang bertanggung jawab dalam memberikan dukungan dan layanan pada garis lini.
- Departemen Proses Bisnis: Departemen Proses Bisnis bertanggung jawab untuk membuat kebijakan perusahaan dan memastikan semua proses bisnis berjalan dengan lancar. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia perusahaan, seperti rekrutmen dan pelatihan karyawan, hingga pengelolaan gaji dan cuti.
- Departemen Keuangan dan Administrasi: Departemen Keuangan dan Administrasi memiliki tugas untuk mengelola keuangan perusahaan, seperti pembukuan, laporan keuangan, hingga pengelolaan anggaran perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengelola administrasi perusahaan, seperti pengelolaan surat menyurat dan pengarsipan dokumen.
Selain itu, Struktur Organisasi Staff Administrasi juga sering kali dibagi menjadi beberapa level, seperti level manajemen dan level staf. Level manajemen biasanya meliputi posisi-posisi yang memiliki tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar dalam mengambil keputusan, sedangkan level staf adalah posisi-posisi yang menjalankan tugas di bawah manajemen.
Berikut ini adalah contoh struktur organisasi Staff Administrasi:
| Level Manajemen | Level Staf |
|---|---|
| General Manager | Administrasi |
| HR Manager | Keuangan |
| Finance Manager | Pemasaran dan Penjualan |
| Marketing Manager | Departemen Teknologi Informasi |
| IT Manager |
Dalam struktur organisasi Staff Administrasi, setiap posisi memiliki peran dan tanggung jawab yang penting dalam menjalankan operasional perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memperhatikan dan mengelola struktur organisasi Staff Administrasi dengan baik agar semua tugas dan tanggung jawab dapat dijalankan secara efektif dan efisien.
Prospek Karir Staff Administrasi
Dalam setiap perusahaan, staff administrasi memegang peran yang sangat penting, karena mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan operasional yang harus diselesaikan. Namun, seberapa besar prospek karir staff administrasi?
- Kemajuan Karir
- Pengetahuan yang Diperoleh
- Kompensasi Finansial
Banyak staff administrasi yang memiliki kemampuan untuk maju ke posisi yang lebih tinggi di perusahaan. Mulai dari menjadi supervisor departemen administrasi, manajer operasi atau manajer umum, hingga menjadi direktur perusahaan. Tingkat kemajuan karir ini biasanya tergantung pada lama pengalaman kerja dan kemampuan administrasi yang dimiliki oleh setiap individu.
Menjadi staff administrasi memungkinkan individu untuk belajar tentang manajemen perusahaan, organisasi, dan sumber daya manusia. Hal ini dapat membuka peluang bagi mereka untuk mengambil kursus atau sekolah bisnis yang dapat meningkatkan pengetahuan mereka dalam bidang tersebut. Dalam jangka panjang, ini dapat membuka jalan bagi mereka untuk maju ke posisi manajerial yang lebih tinggi.
Secara finansial, staff administrasi biasanya menerima kompensasi yang adil dan stabil. Gaji yang diberikan untuk posisi administratif sangat bervariasi tergantung pada bidang industri, ukuran perusahaan, dan tanggung jawab pekerjaan. Namun, jika individu berhasil menunjukkan kemampuan yang baik dalam menyelesaikan tugas-tugas administratif, mereka dapat dinilai lebih tinggi dan dapat menerima kenaikan gaji yang signifikan.
Persyaratan untuk Menjadi Staff Administrasi
Agar dapat menjadi staff administrasi yang sukses, seseorang harus memenuhi persyaratan tertentu, seperti memiliki keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik, kemampuan multitasking, keakuratan, dan kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan. Sebagai tambahan, persyaratan pendidikan yang diperlukan biasanya mencakup setidaknya pendidikan menengah atas. Namun, di beberapa industri, khususnya di bidang administrasi medis atau hukum, persyaratan pendidikan bisa menjadi lebih tinggi seperti sarjana atau magister.
Peluang Pekerjaan untuk Staff Administrasi
Menjadi staff administrasi merupakan karir yang sangat dibutuhkan di berbagai industri, mulai dari perusahaan besar hingga perusahaan kecil. Setiap perusahaan membutuhkan staff administrasi untuk mengelola semua aspek administratif perusahaan mereka. Peluang pekerjaan di bidang ini mencakup posisi administrasi keuangan, administrasi bisnis, administrasi medis, dan administrasi hukum. Selain itu, peluang pekerjaan untuk staff administrasi meningkat dengan perkembangan teknologi, saat ini banyak perusahaan membutuhkan staff administrasi untuk mengelola sistem dan database.
Gaji Rata-rata Staff Administrasi
| Bidang Kerja | Gaji Rata-rata per Bulan |
|---|---|
| Administrasi Keuangan | Rp 4 juta – Rp 7 juta |
| Administrasi Bisnis | Rp 4 juta – Rp 8 juta |
| Administrasi Medis | Rp 4 juta – Rp 6,5 juta |
| Administrasi Hukum | Rp 4,5 juta – Rp 8 juta |
Sumber: Payscale.com
Etika Kerja bagi Staff Administrasi
Bekerja di sebuah institusi, kantor, atau perusahaan harus dituntut profesional dan memiliki etika kerja yang baik. Ini berlaku juga bagi staff administrasi yang menjadi garda terdepan pada awal interaksi dengan klien atau pengunjung. Sebagai staff administrasi, seorang individu harus memiliki etika kerja yang baik, sehingga dapat menimbulkan kesan yang baik pada pengunjung yang datang.
- Menjaga tampilan dan penampilan yang baik adalah kunci untuk membuat kesan positif pada klien dan pengunjung. Ini bisa dimulai dari cara berpakaian, berbicara, dan bertindak dengan sopan.
- Kejujuran merupakan hal utama yang harus dimiliki oleh staff administrasi. Dalam melakukan tugasnya, staff administrasi harus selalu jujur dalam melayani klien atau pengunjung. Kepercayaan harus selalu dijaga dengan menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan oleh klien atau pengunjung.
- Komitmen dalam bekerja juga menjadi hal yang harus dimiliki oleh staff administrasi. Setiap tugas harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan tepat waktu.
Etika kerja yang baik juga mencakup kemampuan dalam berkomunikasi, baik secara lisan maupun tulisan. Sebagai staff administrasi, seharusnya mampu memahami kebutuhan klien atau pengunjung kemudian memberikan solusi dan jawaban yang memuaskan.
Selain itu, staff administrasi harus bersikap ramah dan sopan dalam melayani klien, tidak memandang latar belakang atau status sosial mereka. Staff administrasi harus profesional dalam mengatasinya, tidak terpancing atau terbawa emosi saat menghadapi klien atau pengunjung yang tidak menyenangkan.
| Etika Kerja | Keterangan |
|---|---|
| Berpenampilan Menarik dan Bersih | Selalu menjaga penampilan yang rapi dan bersih. |
| Kejujuran | Menjaga kerahasiaan informasi klien atau pengunjung, serta tidak memberikan informasi yang salah atau menyesatkan. |
| Komitmen | Menyelesaikan tugas dengan penuh tanggung jawab dan pada waktu yang tepat. |
| Berkomunikasi dengan Baik | Mampu memahami kebutuhan klien atau pengunjung, dan memberikan solusi atau jawaban yang memuaskan. |
| Menjaga Sikap Professional | Bersikap ramah dan sopan dalam melayani klien atau pengunjung, tidak terpancing atau terbawa emosi saat menghadapi klien atau pengunjung yang tidak menyenangkan. |
Secara keseluruhan, etika kerja bagi staff administrasi sangat penting dalam memberikan impresi yang baik pada klien dan pengunjung. Selain itu, etika kerja yang baik juga akan menjadi dasar dalam membangun hubungan kerja yang baik dengan rekan kerja di sebuah institusi atau perusahaan.
Sampai jumpa lagi!
Nah, itulah penjelasan tentang staff administrasi. Semoga kamu sudah lebih paham dengan tugas dan tanggung jawab dari staff administrasi. Jangan lupa untuk terus kunjungi website ini ya, karena kami akan selalu menyediakan informasi menarik seputar perkuliahan dan karir di masa depan. Terima kasih sudah membaca, sampai jumpa lagi!