Apa itu purchasing? Secara sederhana, purchasing adalah proses membeli barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan sebuah perusahaan atau organisasi. Namun, purchasing sebenarnya merupakan salah satu bidang yang sangat penting di dalam dunia bisnis. Tanpa adanya purchasing, perusahaan tidak akan mampu memenuhi kebutuhan operasionalnya, seperti pembelian bahan baku, alat produksi, perlengkapan kantor, dan sebagainya.
Dalam praktiknya, purchasing merupakan salah satu bidang yang cukup kompleks. Terdapat banyak faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan pembelian, seperti kualitas barang atau jasa, harga, waktu pengiriman, kondisi pasar, dan masih banyak lagi. Oleh karena itu, seorang purchasing manager harus memiliki kemampuan analisis yang baik serta keterampilan negosiasi yang tinggi agar mampu memilih vendor yang tepat dan memperoleh harga terbaik untuk perusahaan.
Bagi para pengusaha atau pelaku bisnis, memahami apa itu purchasing menjadi sangat penting. Dengan memahami proses purchasing yang benar, maka perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran serta meningkatkan efisiensi dalam operasionalnya. Melalui artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang purchasing serta mengungkapkan strategi-strategi penting yang perlu dilakukan oleh seorang purchasing manager. Yuk, simak bersama-sama!
Pengertian Purchasing
Pembelian atau purchasing merupakan suatu proses dari awal hingga akhir dalam aktivitas pengadaan barang atau jasa. Proses ini melibatkan beberapa tahapan, seperti identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, dan pembayaran.
Seiring dengan berkembangnya teknologi dan jaringan bisnis global, pengertian purchasing menjadi semakin kompleks. Tugas seorang purchasing juga semakin berperan penting dalam kesuksesan operasional sebuah perusahaan.
Tahapan dalam Proses Purchasing
- Identifikasi kebutuhan – tahap awal dalam proses purchasing di mana purchasing department identifikasi apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Pemilihan supplier – tahap di mana purchasing department mencari dan memilih supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.
- Pembelian barang atau jasa – proses pembelian barang atau jasa dari supplier yang dipilih oleh purchasing department.
- Penerimaan barang atau jasa – tahap di mana perusahaan menerima barang atau jasa yang telah dibeli dari supplier.
- Pembayaran – proses pembayaran untuk barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan.
Tantangan dalam Proses Purchasing
Tugas seorang purchasing memerlukan keterampilan dalam negosiasi dengan supplier, pemilihan strategi sourcing yang tepat, dan pengelolaan risiko yang efektif. Terdapat beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh purchasing department, di antaranya:
- Kualitas produk – memastikan bahwa produk yang dibeli berkualitas tinggi sesuai dengan standar perusahaan.
- Biaya – mempertimbangkan biaya dari berbagai faktor, seperti bahan baku, pengiriman, dan kualitas produk.
- Waktu – memastikan bahwa produk atau jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu.
- Supplier – pemilihan supplier yang tepat dan memantau kinerja supplier secara terus menerus.
Pentingnya Proses Purchasing dalam Suatu Perusahaan
Proses purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam operasional sebuah perusahaan. Dengan melakukan proses purchasing yang efektif dan efisien, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti:
| Manfaat | Penjelasan |
|---|---|
| Menjaga kualitas produk | Dengan memilih supplier yang tepat, produk yang dibeli akan berkualitas tinggi sesuai dengan standar perusahaan. |
| Menghemat biaya | Dengan melakukan negosiasi dengan supplier dan memilih strategi sourcing yang tepat, perusahaan dapat menghemat biaya pembelian barang atau jasa. |
| Meningkatkan efisiensi operasional | Dengan mengelola risiko dan memastikan ketersediaan barang atau jasa tepat waktu, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional. |
| Memperkuat hubungan dengan supplier | Dengan memantau kinerja supplier dan melakukan komunikasi yang efektif, perusahaan dapat memperkuat hubungan dengan supplier. |
Fungsi Purchasing dalam Bisnis
Purchasing atau pembelian adalah aktivitas yang sangat penting dalam bisnis. Pembelian bukan hanya sekedar membeli barang, namun juga menjadi bagian penting dari strategi dan operasi perusahaan. Fungsi purchasing dalam bisnis adalah:
Manajemen Persediaan
- Purchasing bertanggung jawab dalam mengatur persediaan barang yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan. Hal ini mencakup pengadaan, pengecekan kualitas, dan penyimpanan barang. Melalui manajemen persediaan yang efektif, purchasing dapat menghindari berbagai masalah yang dapat terjadi, seperti kekurangan atau kelebihan persediaan, serta barang yang kadaluwarsa atau rusak.
- Membuat Perjanjian dengan Supplier
- Purchasing juga bertanggung jawab dalam membuat perjanjian dengan supplier, mulai dari negosiasi harga hingga proses pengiriman barang. Perjanjian ini memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang yang berkualitas dan tepat waktu.
- Mengoptimalkan Biaya
- Purchasing juga berperan penting dalam mengoptimalkan biaya pengadaan barang. Dengan melakukan riset pasar, purchasing dapat menemukan supplier yang menawarkan harga yang lebih kompetitif. Selain itu, purchasing juga perlu mengevaluasi kualitas barang dan menimbang risiko yang mungkin terjadi sebelum melakukan pembelian.
Proses Purchasing
Proses purchasing meliputi beberapa tahapan, seperti pengajuan permintaan pembelian, evaluasi supplier, negosiasi harga, pembuatan perjanjian, pengiriman barang, dan pengecekan kualitas barang yang diterima. Selain itu, purchasing juga perlu memastikan bahwa semua transaksi dilakukan dengan prosedur yang benar dan mengikuti aturan perusahaan sehingga terhindar dari masalah hukum atau keuangan di kemudian hari.
Tabel Fungsi Purchasing dalam Bisnis
| Fungsi Purchasing | Penjelasan |
|---|---|
| Manajemen Persediaan | Mengelola persediaan barang yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan |
| Membuat Perjanjian dengan Supplier | Negosiasi harga dan pengiriman barang untuk memastikan kualitas dan tepat waktu |
| Mengoptimalkan Biaya | Menemukan supplier dengan harga yang lebih kompetitif serta menimbang risiko pembelian |
| Proses Purchasing | Serangkaian tahapan pengadaan barang yang meliputi evaluasi supplier, negosiasi harga, pembuatan perjanjian, pengiriman barang, dan pengecekan kualitas barang yang diterima |
Sebagai bagian penting dari operasional perusahaan, purchasing perlu dikelola dengan efektif dan efisien. Dengan memahami fungsi dan proses purchasing yang baik, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan menghasilkan keuntungan yang berkelanjutan.
Proses Purchasing
Purchasing adalah proses pembelian yang dilakukan dalam sebuah bisnis atau organisasi. Berikut adalah beberapa tahapan dalam proses purchasing:
- Identifikasi kebutuhan – Tahap awal dalam proses purchasing adalah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan barang atau jasa. Bisa berupa kebutuhan untuk memperbaiki alat, meningkatkan kualitas produksi, atau kebutuhan lainnya.
- Pencarian supplier – Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari supplier atau vendor yang siap menyediakan barang atau jasa yang diperlukan.
- Pilih supplier – Dalam tahap ini, perusahaan akan memilih supplier yang sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Kriteria tersebut bisa berupa harga yang bersaing, jaminan kualitas, reliabilitas, dan lain sebagainya.
- Negosiasi – Setelah perusahaan memilih supplier tertentu, langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi harga dan persyaratan lainnya.
- Pembelian – Setelah negosiasi selesai, perusahaan akan melakukan pembelian barang dan jasa.
- Penerimaan barang – Setelah pembelian, perusahaan harus melakukan pemeriksaan pada barang atau jasa yang telah diterima untuk memastikan semua sesuai dengan pesanan.
- Pembayaran – Setelah proses penerimaan barang atau jasa selesai, perusahaan harus melakukan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati sebelumnya.
Pentingnya Proses Purchasing dalam Bisnis
Proses purchasing sangat penting dalam bisnis karena memiliki peran yang signifikan dalam menentukan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan. Sangat penting bagi perusahaan untuk memilih supplier yang handal dan memiliki kualitas barang atau jasa yang baik dengan harga yang sesuai.
Proses purchasing yang efektif juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya dan menghindari risiko pengadaan barang atau jasa yang tidak memenuhi persyaratan dan kualitas yang diinginkan.
Kesimpulan
Proses purchasing merupakan salah satu bagian penting dari operasi bisnis. Tahap-tahap dalam proses purchasing harus dilakukan secara hati-hati dan efektif untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang berkualitas dengan harga yang sesuai.
| Keuntungan | Kerugian |
|---|---|
| Menentukan kriteria yang jelas dapat membantu perusahaan dalam memilih supplier yang handal dan berkualitas. | Proses purchasing yang tidak efektif dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian. |
| Proses purchasing yang efektif dapat membantu perusahaan menghemat biaya dalam pengadaan barang atau jasa. | Memilih supplier yang tidak handal dan berkualitas buruk dapat merusak reputasi perusahaan. |
| Proses purchasing yang efektif memastikan bahwa perusahaan hanya membeli barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan. | Proses purchasing yang lambat dapat menunda proses produksi dan menghambat pertumbuhan bisnis. |
Jenis-jenis Purchasing
Purchasing atau pembelian adalah salah satu kegiatan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Tanpa kegiatan ini, perusahaan tidak akan bisa mendapatkan bahan baku, barang jadi atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasinya. Purchasing bisa dilakukan dengan berbagai cara dan metode tergantung pada jenis barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah beberapa jenis purchasing yang biasa dilakukan oleh perusahaan:
-
Spot Buying
Jenis purchasing ini dilakukan ketika perusahaan membutuhkan barang atau jasa secara mendadak tanpa perencanaan sebelumnya. Perusahaan akan membeli barang tersebut di pasar terbuka atau dari supplier yang tersedia di pasar. -
Strategic Sourcing
Jenis purchasing ini dilakukan dengan melakukan perencanaan dan analisa terhadap pasar dan supplier yang tersedia. Tujuan utama dari strategic sourcing adalah untuk mendapatkan harga yang lebih baik, kualitas yang lebih baik dan risiko yang lebih rendah dalam pembelian barang atau jasa. -
E-Procurement
Jenis purchasing ini dilakukan dengan menggunakan teknologi internet, dimana perusahaan akan mencari supplier atau melakukan pembelian secara online melalui situs web atau platform e-procurement.
Framework Purchasing
Selain jenis-jenis purchasing yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat masih banyak jenis-jenis purchasing lainnya yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Untuk memudahkan proses purchasing, perusahaan bisa menggunakan sebuah framework purchasing yang terdiri dari beberapa proses berikut:
-
Identify Requirements
Proses pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan atau persyaratan untuk pembelian. Perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas, harga, lead time delivery, dan lain-lain. -
Conduct Market Research
Proses kedua adalah melakukan riset pasar untuk menemukan supplier yang tepat. Perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti reputasi supplier, ketersediaan barang atau jasa, harga, dll. -
Develop Strategy
Dalam proses ini, perusahaan akan merancang strategi untuk pembelian barang atau jasa. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah bagaimana memperoleh harga terbaik, kualitas terbaik, dan manajemen risiko yang efektif. -
Negotiate and Select
Proses ini melibatkan negosiasi dengan supplier dan memilih yang terbaik di antara mereka. Perusahaan harus mempertimbangkan semua hal yang telah disebutkan sebelumnya untuk membuat keputusan yang tepat. -
Execute
Setelah memilih supplier yang tepat, perusahaan harus melakukan pembelian barang atau jasa tersebut dengan efektif dan efisien. -
Manage
Proses terakhir adalah manajemen pembelian barang atau jasa untuk memastikan bahwa semua persyaratan terpenuhi dan risiko terkendali.
Pengaruh Purchasing terhadap Keuangan Perusahaan
Secara umum, purchasing atau pembelian barang dan jasa memang memiliki pengaruh yang besar terhadap keuangan perusahaan. Departemen purchasing bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik dan dalam jumlah yang tepat. Berikut ini adalah beberapa pengaruh purchasing terhadap keuangan perusahaan:
- Membantu mengatur anggaran perusahaan: Dengan memiliki rencana pembelian yang baik, departemen purchasing dapat membantu perusahaan dalam mengatur anggaran. Hal ini dapat membantu perusahaan menghindari pembelian yang tidak perlu atau berlebihan.
- Meningkatkan efisiensi: Jika purchasing membeli barang yang tepat dengan harga yang tepat, maka akan meningkatkan efisiensi perusahaan. Perusahaan dapat menghemat waktu dan uang dengan membeli barang yang dibutuhkan dengan harga terbaik.
- Menjaga kelangsungan bisnis: Pembelian yang baik dapat membantu perusahaan dalam menjaga kelangsungan bisnis. Jika perusahaan mampu membeli barang yang dibutuhkan pada saat yang tepat, maka perusahaan dapat menjaga produksi dan memenuhi permintaan pelanggan.
Selain itu, purchasing juga dapat memiliki pengaruh negatif terhadap keuangan perusahaan. Jika purchasing tidak berfungsi dengan baik, maka dapat terjadi pemborosan atau pembelian yang tidak perlu. Berikut ini adalah beberapa pengaruh negatif purchasing terhadap keuangan perusahaan:
- Pembelian berlebihan: Jika purchasing tidak terkoordinasi dengan baik, maka dapat terjadi pembelian berlebihan yang tidak diperlukan. Hal ini dapat mengurangi arus kas perusahaan dan meningkatkan biaya operasional.
- Pembelian dengan harga yang tidak sesuai: Jika purchasing tidak melakukan riset harga yang baik, maka dapat membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi. Hal ini dapat mengurangi laba perusahaan dan meningkatkan biaya operasional.
Secara keseluruhan, purchasing memang memiliki pengaruh yang besar terhadap keuangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa departemen purchasing berfungsi dengan baik dan membeli barang dan jasa dengan harga terbaik dan dalam jumlah yang tepat.
| Fungsi Purchasing | Pengaruh terhadap Keuangan Perusahaan |
|---|---|
| Mencari dan memilih vendor | Memastikan perusahaan membeli barang dan jasa dengan harga terbaik |
| Mengevaluasi kinerja vendor | Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional |
| Menjalin hubungan dengan vendor | Membantu perusahaan mempertahankan keuntungan dan menjaga kelangsungan bisnis |
Peran purchasing memang penting dalam menjaga keuangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa departemen purchasing berfungsi dengan baik dan membeli barang dan jasa dengan harga terbaik dan dalam jumlah yang tepat.
Tantangan dalam purchasing
Meskipun purchasing adalah salah satu fungsi penting dalam operasi bisnis, ada banyak tantangan yang harus dihadapi oleh departemen dan profesional purchasing. Berikut adalah enam dari tantangan terbesar dalam purchasing:
- Perubahan permintaan: Perubahan dalam permintaan bisa menjadi tantangan besar bagi departemen purchasing, terutama ketika perubahan tersebut terjadi dengan cepat dan tidak terduga. Hal ini dapat menyebabkan kekurangan bahan baku atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi jadwal produksi dan mengganggu ketersediaan produk di pasar.
- Fluktuasi harga: Fluktuasi harga adalah salah satu tantangan besar yang dihadapi oleh departemen purchasing. Perubahan harga bahan baku dan komponen yang digunakan dalam proses produksi dapat mempengaruhi kualitas produk dan laba perusahaan. Itulah mengapa penting untuk memiliki sistem pengelolaan risiko harga yang efektif.
- Penyaluran supplier yang tidak stabil: Ketidakstabilan penyalur dapat menjadi masalah serius dalam purchasing. Ketika supplier mengalami kesulitan finansial atau pengiriman tidak stabil, perusahaan dapat kehilangan kepercayaan pelanggan dan keuntungan.
Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, departemen purchasing harus memiliki strategi yang efektif dalam pengelolaan risiko dan pengambilan keputusan. Tim Ferriss menyarankan pengelolaan risiko yang efektif dengan melibatkan penyedia, melakukan diversifikasi penyalur, dan mempertimbangkan outsourcing untuk beberapa komponen.
Di samping itu, melakukan audit keamanan supplier dan membangun hubungan jangka panjang dengan supplier juga akan membantu mengurangi risiko ketidakstabilan penyalur. Semua hal ini harus dipertimbangkan ketika merencanakan strategi purchasing dan memperhatikan setiap perubahan dalam pasar dan kebutuhan perusahaan.
Tantangan dalam purchasing
Selain tantangan-tantangan yang telah disebutkan di atas, ada juga beberapa tantangan lain yang harus dihadapi oleh departemen purchasing, di antaranya adalah:
- Penjadwalan produksi: Penjadwalan produksi yang efektif membutuhkan pengaturan yang tepat dan penentuan waktu bahan yang tepat. Departemen purchasing harus bekerja sama dengan departemen produksi untuk memastikan bahan yang tepat tersedia jika dibutuhkan.
- Ketersediaan bahan baku: Ketersediaan bahan baku adalah faktor kunci dalam purchasing. Ketiadaan bahan dalam stok menyebabkan keterlambatan produksi, sementara terlalu banyak bahan dalam stok dapat menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi.
- Perbedaan standar kualitas: Perbedaan standar kualitas dapat menjadi tantangan dalam purchasing ketika perusahaan bekerja dengan beberapa supplier. Hal ini dapat mempengaruhi produk akhir dan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Untuk mengatasi tantangan ini, departemen purchasing harus memiliki dasar pengetahuan terkait seluruh proses produksi. Seperti dikatakan oleh Tim Ferriss, pahami produk yang dibeli, tinjau kembali kontrak dengan penyedia, serta pertahankan hubungan dengan produsen senior. Dalam sumber daya manusia, terdapat seorang spesialis pembelian yang dapat membantu dalam hal mengenali proses produksi serta mengevaluasi kondisi supply yang tersedia.
Tantangan dalam purchasing
Salah satu tantangan utama dalam purchasing adalah pengelolaan kendali kualitas. Ketika terdapat masalah kualitas pada bahan yang dibeli, ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam produksi, tekanan pada anggaran, dan kerusakan reputasi merek. Dalam hal ini, pengelolaan kendali kualitas sangatlah penting.
| Kendali Kualitas | Cara Mengatasi |
|---|---|
| Memastikan materi yang dipesan berkualitas. | Melakukan audit kualitas untuk setiap supplier sebelum bersedia untuk mengadakan kontrak kerjasama. |
| Mendeteksi cacat bahan yang dihasilkan dan dikirimkan. | Melakukan pemeriksaan kualitas pada setiap bola produk yang dikirimkan oleh supplier. |
| Identifikasi Masalah Kualitas | Membangun ruang kerja yang memiliki sistem sertifikasi dan standar operasi dari pihak supplier, untuk meminimalkan kesalahan kualitas. |
| Pengembangan Kualitas | Menjamin eksistensi prosedur pengembangan dan pengawasan kualitas di tempat kerja. Sehingga produk yang dihasilkan selalu berkualitas terbaik. |
Dalam pengelolaan kendali kualitas, penting untuk memastikan bahan yang dibeli memiliki kualitas yang sesuai. Sebagai pengelola, kita dapat melakukan audit pada supplier sebelum melakukan kerjasama, memeriksa setiap produk sebelum menggunakannya dalam proses produksi, serta memiliki persyaratan spesifik terkait dengan kualitas produk tersebut. Melakukan audit berkala serta pengembangan kualitas secara berkelanjutan dapat memperkuat pengelolaan kendali kualitas dan mengurangi risiko masalah kualitas pada produk yang dihasilkan.
Aspek Global dalam Purchasing
Dalam era globalisasi, purchasing juga memiliki aspek yang global yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa aspek global dalam purchasing:
- Pembelian barang dari luar negeri
- Peluang untuk mencari supplier di luar negeri
- Pengaruh fluktuasi mata uang dan perubahan suku bunga internasional terhadap purchasing
Salah satu aspek global dalam purchasing adalah pembelian barang dari luar negeri. Hal ini bisa menjadi pilihan yang lebih murah dan efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Namun, pembelian dari luar negeri juga memiliki risiko yang harus diperhatikan, seperti perbedaan dalam bahasa dan budaya, hambatan perdagangan, dan biaya transportasi yang lebih tinggi.
Untuk mencari supplier di luar negeri, kita perlu memahami perbedaan bahasa dan budaya yang mungkin menjadi hambatan. Sebagai contoh, di beberapa negara Asia, negosiasi harga bisa menjadi permainan psikologis yang lebih kompleks.
Fluktuasi mata uang dan perubahan suku bunga internasional juga bisa mempengaruhi purchasing, karena hal tersebut bisa mempengaruhi harga barang. Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan bisa menggunakan kontrak berjangka (forward contract) untuk mengunci nilai tukar mata uang sebelum melakukan pembelian.
Berikut adalah tabel yang menunjukkan top 10 negara asal impor dan ekspor Indonesia pada tahun 2020:
| Negera Asal Impor | Nilai Impor (dalam US$) |
|---|---|
| Tiongkok | 47,6 Miliar |
| Jepang | 16,4 Miliar |
| Singapura | 14,1 Miliar |
| Thailand | 10,5 Miliar |
| Malaysia | 8,7 Miliar |
| Australia | 8,1 Miliar |
| India | 7,5 Miliar |
| Korea Selatan | 6,1 Miliar |
| Uni Emirat Arab | 5,2 Miliar |
| AS | 4,7 Miliar |
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa Tiongkok menjadi negara asal impor terbesar bagi Indonesia.
Sampai Jumpa Lagi!
Nah, itu dia penjelasan tentang apa itu purchasing. Sudah lebih paham kan sekarang? Penting banget, lho! Saya doakan semoga artikel ini bermanfaat bagi kamu yang sedang mencari tahu tentang purchasing. Jangan lupa terus kunjungi situs ini ya, karena akan ada banyak informasi menarik lainnya yang akan dibagikan di sini. Kalau ada pertanyaan atau kritik, silakan tulis di kolom komentar. Terima kasih sudah membaca!