Mengenal Lebih Dekat Apa Itu Job Description dan Fungsinya

Apakah kamu sedang mencari pekerjaan baru atau ingin memperbaiki produktivitasmu di tempat kerja saat ini? Salah satu hal yang penting untuk dilakukan adalah memahami apa itu job description. Job description adalah sebuah dokumen yang berisi detail tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan lainnya untuk posisi tertentu di suatu perusahaan. Dalam dunia kerja, job description sangatlah penting karena membantu karyawan untuk memahami tugas dan tanggung jawab mereka, serta membantu atasan dalam memilih karyawan yang tepat untuk pekerjaan tertentu.

Tapi, seringkali job description diabaikan oleh perusahaan atau karyawan. Banyak perusahaan yang tidak memiliki job description yang jelas dan mudah dipahami oleh karyawan, sehingga seringkali terjadi kebingungan dan ketidakjelasan dalam tugas dan tanggung jawab. Sebaliknya, banyak karyawan yang tidak memperhatikan job description sama sekali dan melakukan tugas yang tidak sesuai dengan posisi mereka, atau bahkan melakukan tugas yang bukan tanggung jawabnya. Hal ini dapat mengakibatkan gangguan dalam produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan dan karyawan untuk memahami dan mempertimbangkan job description dengan serius. Sebagai karyawan, kamu dapat menggunakan job description sebagai panduan untuk memperbaiki kinerjamu dan mengetahui target yang harus dicapai. Sedangkan, sebagai atasan atau HRD, kamu dapat menggunakan job description sebagai alat untuk memilih karyawan yang tepat untuk pekerjaan tertentu dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Jadi, apa itu job description? Simpelnya, job description adalah panduan penting dalam dunia kerja yang harus dipertimbangkan oleh semua pihak.

Pengertian Job Description

Job description adalah sebuah dokumen yang memberikan gambaran tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan sebuah posisi atau pekerjaan di sebuah organisasi. Setiap posisi di sebuah perusahaan biasanya memiliki job description yang berbeda-beda. Dokumen ini merupakan salah satu bagian penting dari manajemen sumber daya manusia (SDM) karena dapat membantu perusahaan dalam berbagai hal seperti dalam penyeleksian karyawan baru, penilaian kinerja, pengembangan karir dan lain sebagainya.

Job description harus akurat dan jelas menggambarkan posisi atau pekerjaan yang ditawarkan.
Dalam job description harus tercantum tugas-tugas yang harus dilakukan, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan.
Job description diharapkan dapat membantu perusahaan dalam merekrut, menjaga, dan mengembangkan karyawan yang tepat.

Sebagai contoh, seorang HR (human resources) manager dapat memiliki job description yang mencakup tanggung jawab untuk merekrut, menyeleksi, dan mengembangkan karyawan. Job description tersebut harus juga mencakup kualifikasi yang diperlukan seperti pengalaman kerja, keterampilan, dan pendidikan yang diperlukan untuk posisi tersebut. Selain itu, job description tersebut juga harus mencakup informasi tentang kondisi kerja dan jam kerja yang harus dipenuhi oleh karyawan yang mengambil posisi tersebut.

Dalam job description, perusahaan juga dapat menambahkan informasi tentang lingkungan kerja dan penghargaan yang diberikan kepada karyawan yang berhasil. Dengan properti job description, karyawan dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang posisi dan apa yang diinginkan oleh perusahaan. Hal ini memudahkan karyawan dalam memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta memberikan visi yang jelas tentang pertumbuhan karir mereka di perusahaan tersebut.

Poin penting dalam job description	Keterangan
Tugas dan tanggung jawab	Dokumen ini harus mencakup tugas yang akan dilakukan dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut.
Kualifikasi yang diperlukan	Dipersyaratkan mencantumkan kualifikasi, seperti pengalaman, pendidikan, dan keterampilan yang diperlukan.
Waktu kerja	Dipersyaratkan mencantumkan waktu kerja, seperti jam kerja dan hari kerja.
Peluang karir	Job description harus memberikan gambaran tentang peluang karir yang ada di perusahaan tersebut.

Dalam menjalankan bisnis, perusahaan harus mengambil tindakan yang tepat dalam memilih, menjaga, dan mengembangkan karyawan. Job description dapat menjadi alat yang diberikan oleh perusahaan untuk membantu mencapai tujuannya. Dibuat secara jelas dan terperinci, job description dapat memberikan kejelasan bagi karyawan tentang tugas, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan mereka, sehingga membantu perusahaan dalam mencapai visi dan tujuan yang diinginkan.

Fungsi Job Description

Job Description adalah sebuah dokumen yang berisi tentang deskripsi pekerjaan yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan dalam perusahaan. Dokumen ini memuat informasi terkait tanggung jawab, tugas, kualifikasi, jenjang karir, dan persyaratan lain yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.

Adapun fungsi Job Description antara lain:

Sebagai acuan bagi pengelola dalam memberikan penugasan kepada karyawan.
Sebagai alat untuk mengukur kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Sebagai media untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan.

Manfaat Job Description

Manfaat dari adanya Job Description dalam sebuah perusahaan antara lain:

Meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan adanya Job Description yang jelas, karyawan akan lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Membantu pencarian dan seleksi karyawan. Dokumen Job Description dapat digunakan sebagai dasar dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja.
Membantu penetapan penggajian dan jenjang karir karyawan. Dengan adanya Job Description yang jelas, perusahaan dapat menentukan gaji dan jenjang karir karyawan berdasarkan pengalaman, kualifikasi, dan keahlian mereka.
Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara karyawan dan pengelola dalam organisasi. Dengan adanya Job Description, karyawan dan pengelola akan memiliki pemahaman yang sama tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh karyawan.

Contoh Job Description

Berikut merupakan contoh Job Description untuk posisi Marketing Specialist:

Judul Pekerjaan	Marketing Specialist
Tanggung Jawab	Merancang dan melaksanakan strategi pemasaran untuk produk perusahaan. Mengkoordinasikan tim pemasaran dalam mencapai target penjualan. Mengembangkan konten dan materi promosi untuk meningkatkan brand awareness perusahaan.
Tugas	Menganalisa pasar dan bersaing untuk mengembangkan strategi dan rencana pemasaran yang kompetitif dan efektif. Membentuk dan memimpin tim pemasaran dalam manajemen pelaksanaan kegiatan pemasaran perusahaan. Melakukan riset pasar dan mengumpulkan data untuk memahami profil pelanggan dan tren pasar. Bertanggung jawab atas pengembangan dan penerapan kebijakan promosi dan iklan. Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan klien dan pelanggan.
Kualifikasi	Lulusan sarjana jurusan pemasaran, komunikasi, administrasi bisnis, atau bidang terkait. Pengalaman minimal 3 tahun di bidang pemasaran atau sales. Menguasai teknik analisis pasar dan memiliki kemampuan untuk merancang strategi pemasaran yang efektif. Mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tulisan. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

Dokumen Job Description sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan. Selain itu, Job Description juga membantu dalam penilaian kinerja dan penentuan insentif karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus membuat dan memelihara dokumen Job Description dengan baik agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Tujuan Job Description

Job Description adalah dokumen yang merupakan deskripsi pekerjaan yang dijabarkan dengan jelas dan rinci. Tujuannya adalah untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab dan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang karyawan dari perusahaan. Berikut adalah beberapa tujuan dari Job Description dalam suatu perusahaan:

Menjelaskan posisi dan tanggung jawab karyawan.
Membantu mengembangkan standar kinerja yang jelas dan terukur.
Mengidentifikasi keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk posisi.
Menentukan tingkat gaji yang sesuai untuk posisi tersebut.
Menjaga konsistensi dan akuntabilitas dalam organisasi.

Tujuan Job Description

Job Description bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas dan komprehensif tentang tanggung jawab dan tugas-tugas dari suatu posisi dalam perusahaan. Tanpa Job Description, karyawan dan manajer dapat menjadi bingung tentang apa yang diharapkan dari mereka, mengakibatkan ketidakjelasan dalam melakukan pekerjaan mereka. Job Description juga memainkan peran penting dalam menetapkan standar kinerja yang jelas, menentukan keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk setiap posisi, dan membantu dalam menetapkan tingkat gaji yang sesuai.

Selain itu, Job Description juga membantu dalam menjaga konsistensi dan akuntabilitas dalam organisasi, menghindari keharmonisan dan membuat lebih mudah untuk melakukan evaluasi kinerja staf. Dengan memberikan gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tertentu, karyawan dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi harapan pekerjaan, memperoleh keterampilan yang diperlukan, dan mengukur keberhasilan mereka.

Tujuan Job Description

Job Description adalah elemen penting dalam sumber daya manusia di setiap perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberikan deskripsi yang jelas tentang tanggung jawab dan tugas-tugas yang harus mereka lakukan. Job Description dapat membantu perusahaan untuk mengembangkan standar kinerja yang jelas dan terukur, membantu untuk menemukan pelamar yang tepat untuk posisi tertentu, menghilangkan kebingungan tentang responsibilitas pekerjaan, dan membantu perusahaan untuk membangun perencanaan karyawan dan kebijakan pelatihan.

Dalam struktur organisasi yang baik, Job Description juga dapat membantu untuk menjaga konsistensi dan akuntabilitas. Job Description memastikan bahwa setiap karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaan mereka dan kemudian membuat komunikasi dengan manajemen tentang performa karyawan menjadi lebih mudah.

Keuntungan Job Description	Kerugian Job Description
Memberikan acuan yang jelas untuk pekerjaan	Tidak disukai oleh karyawan yang ingin fleksibilitas
Memperjelas tanggung jawab karyawan dan penilaian kinerja	Cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk dirancang
Membantu dalam pengembangan pelatihan spesifik untuk pekerjaan	Tidak fleksibel dalam situasi pekerjaan yang serba cepat

Job Description juga memiliki manfaat dan kerugian, dan perlu disadari oleh manajemen di setiap perusahaan. Namun, manfaatnya jelas jauh lebih banyak dari kerugiannya jika diimplementasikan secara tepat dan efektif, ajarkanlah karyawan pentingnya Job Description, dan berikan kesempatan untuk memberikan masukan tentang deskripsi pekerjaan yang mereka lakukan.

Jenis-jenis Job Description

Job description adalah penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab, persyaratan, dan kualifikasi dari suatu pekerjaan di sebuah perusahaan. Jenis-jenis job description adalah:

Job description teknis: menjelaskan tugas-tugas teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang dijelaskan.
Job description administratif: memberikan detail mengenai tugas administratif dan rutin yang perlu diselesaikan sebagai bagian dari pekerjaan tersebut.
Job description fungsional: menjelaskan fungsi-fungsi spesifik dari pekerjaan tersebut dalam konteks perusahaan.
Job description kompetensi: memberikan daftar kompetensi yang dibutuhkan oleh karyawan untuk berhasil di dalam peran pekerjaan tersebut.

Job Description Kompetensi

Job description kompetensi menjelaskan kemampuan dan karakteristik yang dibutuhkan oleh karyawan untuk melebihi standar kinerja pekerjaan mereka. Ini dapat meliputi keterampilan teknis dan non-teknis, seperti kemampuan berkomunikasi dengan baik, kemampuan untuk mengorganisir tugas dengan baik, atau kemampuan untuk memecahkan masalah secara efektif.

Job description kompetensi berguna untuk perusahaan yang ingin memastikan bahwa karyawan yang mereka pilih memiliki keterampilan dan karakteristik yang dibutuhkan untuk berhasil di pekerjaan mereka. Ini juga dapat membantu karyawan dalam merencanakan pengembangan karir mereka dengan jelas.

Job Description Teknis

Job description teknis membahas tugas yang sangat spesifik dalam pekerjaan yang sedang dijelaskan. Misalnya, untuk seorang insinyur, job description teknis mungkin berisi tugas-tugas seperti merancang dan mengembangkan produk, serta menguji bagiannya. Job description ini juga dapat mencakup kemampuan teknis yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini dengan sukses.

Contoh Job Description Fungsional

JUDUL PEKERJAAN	Manajer Proyek
TANGGUNG JAWAB	Mengatur dan merencanakan proyek, termasuk budget dan timeline Membuat jadwal tugas dan mengatur tim yang terlibat Melakukan analisis risiko dan menyusun rencana pemulihan Memastikan kepatuhan dengan persyaratan kontrak dan peraturan perusahaan Menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu, anggaran, dan kualitas yang ditetapkan
PERSYARATAN	Pengalaman sebagai Manajer Proyek atau posisi serupa Pengalaman dalam manajemen proyek skala besar Kemampuan untuk mengatur dan mengkoordinasikan anggota tim Kemampuan memecahkan masalah dan mengambil keputusan dengan cepat Bachelor’s degree in Engineering or a related field

Job description fungsional menjelaskan fungsi dan tanggung jawab dari pekerjaan secara umum, yang sering kali berlaku untuk beberapa posisi yang berbeda dalam organisasi. Job description ini membantu perusahaan memperjelas ekspektasi peran karyawan dan memudahkan untuk mengevaluasi kinerja karyawan tersebut.

Menyusun Job Description

Job description atau deskripsi pekerjaan memainkan peranan penting dalam mengakomodasi kebutuhan perusahaan untuk calon pekerja yang ideal. Job description juga membantu calon pekerja memahami tanggung jawab dan tugas yang harus dilakukan di pekerjaan itu. Namun, dalam menyusun job description, hal-hal apa saja yang harus diperhatikan?

Pelajari pekerjaan – Pelajari pekerjaan secara mendalam agar dapat menyusun job description dengan detail yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Yang penting di sini adalah menyajikan deskripsi pekerjaan dengan jelas, termasuk keterampilan, karakteristik, dan tugas-tugas khusus.
Komitmen – Job description harus mencerminkan komitmen perusahaan untuk mendukung karyawan. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan transparan membantu menumbuhkan kepercayaan dan hubungan yang sehat antara perusahaan dan karyawan.
Kreativitas – Menyusun job description tidak hanya tentang membuat daftar dari tugas-tugas yang harus dilakukan. Cobalah untuk menuliskannya dengan kreatif dan menarik agar calon pekerja tertarik dengan posisi tersebut.

Berikut adalah beberapa hal penting dalam menyusun job description:

Poin	Deskripsi
Tugas dan Tanggung Jawab	Rincian tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh posisi tersebut.
Kualifikasi	Kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, atau sertifikasi yang dibutuhkan oleh posisi tersebut.
Karakteristik Personal	Kemampuan interpersonal, kepemimpinan, dan lain-lain yang dibutuhkan untuk sukses dalam posisi tersebut.
Kondisi Kerja	Jam kerja, lokasi, kondisi lingkungan yang harus dihadapi dalam posisi tersebut.

Melalui poin-poin tersebut, job description yang dibuat akan memberikan pemahaman yang jelas mengenai posisi tersebut dan apa yang diharapkan dari calon pekerja. Dengan demikian, job description dapat digunakan sebagai alat untuk menarik dan merekrut karyawan yang tepat untuk perusahaan.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Job Description

Job description atau deskripsi pekerjaan merupakan bagian penting dari sebuah perusahaan dalam menentukan tanggung jawab serta tugas karyawan. Namun sering kali kita temui kesalahan dalam menyusun job description yang dapat berdampak pada pencarian karyawan yang salah atau bahkan pengunduran diri karyawan yang baru.

Tidak Jelas: Job description yang tidak jelas atau tidak terstruktur dengan baik dapat menimbulkan kebingungan bagi karyawan tentang tugas-tugas yang diharapkan. Sehingga mereka mungkin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik atau bahkan mengalami overload pekerjaan.
Tidak Spesifik: Saham yang kurang spesifik tentang kriteria pekerjaan dapat menimbulkan kesalahan dalam pemilihan karyawan, sehingga perusahaan kemungkinan besar akan memiliki karyawan yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.
Terlalu Singkat atau Panjang: Job description yang terlalu singkat mungkin tidak akan cukup untuk memberi tahu karyawan tentang pekerjaan yang diperlukan, namun secara bertentangan deskripsi yang terlalu panjang mungkin akan membingungkan dan meresahkan karyawan baru.

Selain itu, kadang-kadang perusahaan membuat kesalahan dalam menyusun deskripsi pekerjaan dengan memasukkan siapa yang disukai atau tidak disukai oleh perusahaan. Ini mungkin termasuk diskriminasi jenis kelamin, usia, ras, agama, atau diskriminasi lainnya.

Semua kesalahan ini dapat bermanfaat dan perlu diperbaiki agar perusahaan dapat memiliki karyawan terbaik untuk setiap pekerjaan, dan menjaga tidak adanya diskriminasi dalam proses pengangkatan karyawan. Oleh karenanya, penting bagi perusahaan untuk menyusun job description dengan baik dan dapat dipahami oleh semua pihak.

Berikut adalah daftar lain dari kesalahan dalam menyusun job description:

Kesalahan	Berpotensi Merugikan
Tidak memasukkan tugas-tugas yang paling penting atau memasukkan tugas-tugas yang tidak relevan	Karyawan tidak mengetahui tugas-tugas yang penting dan membuang waktu pada yang tidak relevan.
Tidak memasukkan kemampuan atau kualifikasi khusus yang diperlukan	Perusahaan dapat memiliki karyawan yang tidak memenuhi kriteria tertentu dan mungkin tidak mampu melakukan pekerjaan dengan baik.
Tidak memasukkan tujuan dan target yang diharapkan dari karyawan	Karyawan tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka dan mungkin tidak akan bekerja keras untuk mencapai tujuan tersebut.

Pentingnya Job Description dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Job description adalah dokumentasi tertulis mengenai tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan kinerja yang diharapkan dari seorang karyawan dalam suatu jabatan atau posisi di suatu perusahaan atau organisasi. Job description merupakan alat yang penting dalam manajemen sumber daya manusia karena memberikan berbagai manfaat. Berikut adalah beberapa manfaat penting dari job description:

Meningkatkan efektivitas seleksi karyawan – Job description membantu manajer sumber daya manusia menentukan kualifikasi dan keahlian yang sesuai untuk jabatan atau posisi yang sedang digelar. Dengan demikian, job description memudahkan manajer sumber daya manusia untuk melakukan seleksi karyawan yang lebih efektif dan meminimalkan kesalahan dalam memilih karyawan yang tidak sesuai.
Menyediakan panduan kerja untuk karyawan – Job description memberikan panduan kerja yang jelas dan terperinci bagi setiap karyawan. Dalam job description, terdapat deskripsi tugas dan tanggung jawab karyawan, serta standar kinerja yang diharapkan. Dengan memahami job description, karyawan akan lebih mudah menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka, serta dapat memenuhi harapan manajemen.
Memudahkan pengembangan karir karyawan – Job description juga membantu karyawan memahami kualifikasi, pengalaman, dan keahlian yang dibutuhkan untuk naik jabatan atau pindah ke posisi baru. Dalam job description, terdapat kriteria untuk promosi dan perkembangan karir, serta panduan untuk mengembangkan keahlian yang dibutuhkan. Dengan demikian, job description mendorong karyawan untuk mengembangkan diri dan mempersiapkan diri untuk kesempatan promosi atau pindah posisi.

Tujuan Job Description

Job description memiliki tujuan yang sangat penting bagi suatu perusahaan atau organisasi. Berikut adalah beberapa tujuan utama job description:

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab karyawan – Job description menjelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab karyawan dalam suatu jabatan atau posisi. Dengan demikian, job description memudahkan karyawan untuk memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Menjelaskan hubungan kerja – Job description menjelaskan hubungan kerja karyawan dengan rekan kerja, manajemen, dan pelanggan. Dengan demikian, job description memudahkan karyawan dalam berinteraksi di tempat kerja.
Menentukan kualifikasi dan keahlian karyawan – Job description menentukan kualifikasi dan keahlian yang dibutuhkan untuk suatu jabatan atau posisi. Dengan demikian, job description memudahkan manajer sumber daya manusia dalam melakukan seleksi karyawan yang sesuai.
Menentukan standar kinerja – Job description menentukan standar kinerja yang diharapkan dari setiap karyawan. Dengan demikian, job description memudahkan manajemen dalam mengevaluasi kinerja karyawan dan mengukur keberhasilan kerja.

Contoh Job Description

Berikut adalah contoh job description untuk posisi marketing:

Judul Pekerjaan:	Marketing Manager
Tugas dan Tanggung Jawab:	Mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan produk perusahaan. Mengelola kampanye iklan dan promosi untuk produk perusahaan. Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis. Merencanakan dan mengelola anggaran pemasaran untuk produk perusahaan. Mengembangkan laporan pemasaran untuk manajemen.
Kualifikasi :	Sarjana pemasaran atau bidang terkait. Pengalaman minimal 5 tahun dalam pemasaran atau fungsi terkait. Pengalaman memimpin tim pemasaran. Kemampuan analitis yang kuat dan kemampuan dalam membuat presentasi. Kemampuan berkomunikasi dengan baik.

Dalam job description ini, terlihat jelas tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, dan kriteria kinerja yang diharapkan dari seorang marketing manager di suatu perusahaan. Dengan job description yang lengkap dan jelas seperti ini, manajemen perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola karyawan dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Closing

Itulah yang dimaksud dengan job description. Sekarang kamu sudah paham tentang arti penting dari deskripsi pekerjaan dalam sebuah organisasi kan? Jangan berhenti di sini ya, teruslah belajar tentang topik-topik menarik lainnya di sini. Terima kasih sudah membaca, sampai jumpa lagi!