Apa itu invoice? Ini adalah pertanyaan yang sering ditanyakan oleh orang-orang yang belum pernah melakukan bisnis sebelumnya. Secara sederhana, invoice adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai bukti pembelian atau penjualan barang dan jasa. Dalam invoice, terdapat daftar item atau produk yang dibeli beserta harga dan jumlahnya.
Namun, invoice tidak hanya sekadar menjadi bukti transaksi bisnis. Dokumen ini juga memiliki peran penting dalam proses pengiriman barang dan pembayaran. Dengan melampirkan invoice pada produk yang dikirim, maka penerima barang dapat dengan mudah mengecek pesanan dan melakukan pembayaran dengan tepat waktu. Karenanya, para pelaku bisnis harus memahami betul bagaimana membuat invoice yang akurat dan jelas.
Jangan remehkan peran invoice dalam bisnis Anda. Memahami apa itu invoice dan bagaimana cara membuatnya dengan benar dapat meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis Anda. Selain itu, invoice yang baik juga dapat membantu Anda menghindari masalah pembayaran yang sering terjadi di masa kini. Jadi, mau tahu lebih lanjut mengenai invoice? Simak terus artikel ini!
Definisi Invoice
Invoice adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak penjual sebagai bukti adanya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berisi informasi mengenai jumlah dan harga barang atau jasa yang telah diberikan, serta informasi lain terkait transaksi tersebut.
Invoice biasanya disertakan oleh penjual ketika mengirimkan barang atau meminta pembayaran dari pembeli. Dokumen ini sangat penting karena menjadi dasar pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan oleh penjual.
Keuntungan menggunakan invoice
Invoice merupakan dokumen penting dalam bisnis yang memudahkan Anda dalam mengelola keuangan dengan baik. Inilah alasan mengapa penggunaan invoice sangat direkomendasikan bagi Anda yang memiliki usaha atau sedang memulai usaha.
Keuntungan Menggunakan Invoice
- Memudahkan dalam Membuat Laporan Keuangan
Dengan adanya invoice maka pembukuan menjadi lebih rapi dan mudah dilakukan. Anda dapat mengetahui dengan jelas pendapatannya dan pengeluarannya. - Pembayaran yang Lebih Teratur
Dalam menggunakan invoice dengan jelas dijabarkan waktu pembayaran sehingga dapat menghindari keterlambatan dalam pembayaran. - Memperlihatkan Profesionalisme
Invoice juga dapat meningkatkan citra usaha Anda. Ini karena invoice menjadi bukti kejelasan dan keteraturan dalam berbisnis.
Keuntungan Menggunakan Invoice
Penggunaan invoice memudahkan Anda untuk bisa memantau detail dari setiap transaksi yang terjadi.
Dengan adanya invoice maka keluaran dan pendapatan dari suatu usaha lebih bisa dipantau dengan jelas, sehingga akan mempermudah dalam mengambil keputusan.
Invoice juga biasanya dilengkapi dengan detail informasi yang jelas seperti tanggal, nomor transaksi, jenis barang/jasa yang dipesan, harga, dan informasi pembayaran lainnya. Hal ini sangat memudahkan Anda dalam melakukan verifikasi atas setiap transaksi yang terjadi.
Keuntungan Menggunakan Invoice
Selain itu, invoice juga mempermudah dalam melakukan akuntansi. Dalam invoice biasanya sudah tersedia informasi tentang harga dan jumlah barang/jasa yang dipesan, termasuk pajak dan diskon yang diberikan. Sehingga hal ini akan mempermudahkan dalam menghitung keuntungan usaha dan juga penghasilan karyawan dalam suatu periode.
| Informasi dalam Invoice | Penjelasan |
|---|---|
| Tanggal | Tanggal dibuatnya invoice |
| Nomor Transaksi | Nomor transaksi atau kode transaksi |
| Jumlah Barang/Jasa | Jumlah barang/jasa yang dipesan |
| Harga Satuan | Harga satuan barang/jasa yang dipesan |
| Subtotal | Jumlah harga barang/jasa yang dipesan tanpa pajak |
| Diskon | Potongan harga yang diberikan |
| Total | Jumlah harga barang/jasa yang dipesan termasuk pajak dan diskon |
Dengan mengelola keuangan menggunakan invoice, bisnis Anda akan terasa lebih teratur dan memudahkan dalam memperoleh informasi akunting. Sehingga bisnis dapat lebih berkembang ke arah yang lebih baik.
Jenis-jenis Invoice
Invoice atau faktur adalah dokumen yang dipakai sebagai bukti adanya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dalam mencatat transaksi, invoice selalu dimasukkan menjadi catatan keuangannya pada sebuah bisnis. Akan tetapi, tahukah kamu bahwa invoice dibedakan menjadi beberapa jenis? Berikut adalah jenis-jenis invoice yang perlu kamu ketahui:
- Proforma Invoice
- Commercial Invoice
- Consular Invoice
Proforma invoice merupakan dokumen yang dipakai sebagai penjumlahan dari semua biaya yang harus dikeluarkan oleh pembeli untuk membeli suatu barang. Faktur ini sifatnya belum resmi, dan hanya sebagai penawaran harga.
Commercial invoice adalah faktur yang dibuat oleh penjual dan digunakan sebagai dokumen legal yang menginformasikan semua rincian yang terkait dengan transaksi termasuk harga, jumlah, kualitas, tipe pengiriman, dan instruksi pembayaran. Jenis invoice ini, sudah sangat resmi guna mengeksekusi transaksi pembayaran.
Consular invoice adalah faktur resmi yang dikeluarkan oleh konsulat negara asal penjual, berguna untuk memverifikasi dokumen transaksi pada negara tujuan, dan digunakan dalam permintaan impor atau ekspor suatu barang. Biasanya dokumen ini diperlukan untuk bisa mendapat izin masuk ke negara lain.
Electronic Invoice
Electronic Invoice atau e-invoice adalah faktur elektronik yang diterbitkan dan disampaikan secara elektronik. Seluruh proses pencatatan transaksi yang berkaitan dengan faktur elektronik ini diharapkan dapat lebih efisien dan mengurangi birokrasi. Biasanya e-invoice dapat diunduh di platform online, atau bahkan langsung diteruskan ke sistem keuangan bisnis.
Invoice Dalam Bentuk Tabel
Tabel Invoice digunakan untuk mencatat semua item yang tercakup dalam proses penjualan atau pembelian. Tabel invoice biasanya berisi kolom informasi produk seperti nama, harga, jumlah, diskon, total harga, dan metode pembayaran. Tabel. biasanya digunakan oleh pengguna Excel terutama pengusaha UKM.
| Nama Produk | Harga | Jumlah | Diskon | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| Produk A | 10.000 | 2 | 1000 | 19.000 |
| Produk B | 20.000 | 1 | 0 | 20.000 |
| Produk C | 15.000 | 3 | 2000 | 43.000 |
Dalam bisnis, invoice penting untuk mencatat transaksi penjualan dan pembelian. Mengetahui jenis-jenis invoice adalah suatu keharusan karena hal ini berkaitan dengan bagaimana kita menghadapi jenis transaksi dagang yang berbeda-beda. Dengan mengetahui hal ini, diharapkan dapat memudahkan proses bisnis kita.
Persyaratan Invoice yang Benar
Saat membuat invoice, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi agar invoice tersebut sah dan benar. Inilah beberapa persyaratan invoice yang benar.
- Nomor Invoice: Setiap invoice harus memiliki nomor yang berbeda dan urut sesuai dengan tanggal pembuatan invoice tersebut.
- Nama dan Alamat Pelanggan: Nama lengkap dan alamat pelanggan harus tertera dengan jelas pada invoice.
- Nama dan Alamat Perusahaan: Nama lengkap dan alamat perusahaan yang mengeluarkan invoice juga harus tercantum di dalam invoice.
Selain itu, terdapat juga beberapa detail penting lainnya yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan invoice. Detail ini meliputi:
- Tanggal Pembuatan Invoice: Invoice harus mencantumkan tanggal pembuatan yang jelas dan sesuai dengan tanggal faktur.
- Jatuh Tempo Pembayaran: Tanggal jatuh tempo pembayaran harus ditentukan agar pelanggan tahu batas waktu pembayaran.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Invoice harus mencantumkan deskripsi barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
Terakhir, dalam membuat invoice, biasanya terdapat beberapa informasi tambahan yang perlu dicantumkan seperti informasi pajak, jumlah potongan harga, dan jumlah total yang harus dibayarkan. Agar invoice sah dan benar, selalu pastikan untuk memenuhi persyaratan invoice yang benar dan teliti dalam mengecek setiap detail pada invoice.
| Nomor Invoice | Nama dan Alamat Pelanggan | Nama dan Alamat Perusahaan | Tanggal Pembuatan Invoice | Jatuh Tempo Pembayaran | Deskripsi Barang atau Jasa | Total Harga |
|---|---|---|---|---|---|---|
| INV-001 | Jane Doe, Jl. Merdeka No. 10, Jakarta Selatan | ABC Company, Jl. Asia Afrika No. 25, Jakarta Pusat | 1 Januari 2022 | 7 Januari 2022 | 10 buah baju wanita | Rp 500.000 |
Dalam contoh invoice di atas, terlihat bahwa semua persyaratan invoice yang benar telah terpenuhi. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Anda dalam membuat invoice yang benar dan sah.
Cara Pembuatan Invoice
Invoice adalah dokumen pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli dan mencantumkan rincian produk, harga, jumlah, dan jumlah yang harus dibayar. Berikut adalah cara pembuatan invoice:
- Pastikan informasi pelanggan lengkap dan akurat
- Rincian produk harus jelas, mencakup nama produk, jumlah, dan harga satuan
- Tentukan total harga dan jumlah yang harus dibayar
Setelah menyusun rincian yang diperlukan untuk invoice, langkah selanjutnya adalah memilih format invoice yang tepat. Format invoice yang umum digunakan adalah:
- Invoice dengan informasi dasar: mencakup informasi kontak penjual dan pembeli, nomor invoice, dan tanggal pembayaran
- Invoice dengan informasi rinci: mencakup rincian produk, jumlah, harga satuan, jumlah yang harus dibayar, dan informasi tambahan seperti tanggal pengiriman dan nomor pesanan
- Invoice kustom: disesuaikan sesuai kebutuhan penjual dan pembeli, namun tetap mencakup informasi penting seperti kontak dan rincian produk
Berikut adalah contoh format invoice sederhana:
| Nama Produk | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|
| Produk A | 2 | 100.000 | 200.000 |
| Produk B | 1 | 150.000 | 150.000 |
| Total | 350.000 | ||
Setelah memilih format yang tepat, pastikan invoice terlihat profesional dengan font yang mudah dibaca, warna yang konsisten, dan logo bisnis yang jelas. Anda juga dapat menambahkan detail seperti tanggal jatuh tempo, cara pembayaran, dan informasi pajak jika diperlukan.
Perbedaan antara invoice dengan kwitansi
Seringkali, invoice dan kwitansi dianggap sama oleh orang awam. Namun, kedua dokumen ini sebenarnya memiliki perbedaan yang mendasar. Berikut adalah beberapa perbedaan antara invoice dan kwitansi:
- Invoice merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi jual beli barang atau jasa. Sedangkan kwitansi merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti pembayaran dari pembeli.
- Invoice dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan, sedangkan kwitansi dikeluarkan setelah pembayaran dilakukan.
- Invoice biasanya berisi informasi terkait barang atau jasa yang dibeli, seperti jumlah, harga, jumlah total, dan metode pembayaran. Sementara itu, kwitansi berisi informasi terkait pembayaran yang telah dilakukan, seperti jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan nama pembeli.
- Invoice bermanfaat sebagai arsip transaksi dan digunakan untuk kepentingan pelaporan keuangan. Sedangkan kwitansi hanya sebagai bukti pembayaran dan tidak digunakan untuk tujuan pelaporan keuangan.
Dalam bisnis, memahami perbedaan antara invoice dan kwitansi sangatlah penting. Hal ini akan membantu pengusaha mengelola keuangannya dengan lebih efektif dan efisien serta memperlancar arus kas perusahaan.
Untuk menghindari kebingungan antara invoice dan kwitansi, pastikan Anda selalu memeriksa dokumen yang diterima dan mencari tahu kapan dokumen tersebut dikeluarkan serta informasi apa saja yang terdapat di dalamnya.
Contoh Invoice yang Tepat dan Terstruktur
Invoice adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Invoice juga berfungsi sebagai sarana untuk meminta pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan. Oleh karena itu, penting untuk membuat invoice yang tepat dan terstruktur agar transaksi menjadi lebih mudah dan rapi.
- Ketentuan yang harus dicantumkan dalam invoice antara lain:
- Nama dan alamat penjual
- Nama dan alamat pembeli
- Jumlah dan jenis barang atau jasa yang dibeli
- Harga satuan barang atau jasa yang dibeli
- Total harga barang atau jasa yang dibeli
- Tanggal terbitnya invoice
- Nomor faktur pajak
Untuk membuat invoice yang terstruktur, sebaiknya gunakan template yang sudah tersedia atau buatlah template sendiri. Template yang baik adalah template yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mudah untuk diisi.
Berikut ini adalah contoh invoice yang tepat dan terstruktur:
| Nama Perusahaan | : PT. ABCD |
|---|---|
| Alamat Perusahaan | : Jalan Jendral Sudirman 123, Jakarta |
| Nama Pembeli | : John Doe |
| Alamat Pembeli | : Jalan Diponegoro 456, Bandung |
| Tanggal | : 1 Januari 2022 |
| Nomor Faktur Pajak | : 1234567890 |
Daftar barang dan jasa yang dibeli:
| No. | Nama Barang atau Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produk A | 2 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
| 2 | Produk B | 1 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
| Total Harga | Rp 400.000 | |||
| PPN 10% | Rp 40.000 | |||
| Total yang Harus Dibayar | Rp 440.000 | |||
Dari contoh invoice di atas, dapat dilihat bahwa invoice tersebut sudah memenuhi ketentuan yang harus dicantumkan dalam invoice. Selain itu, invoice tersebut juga mudah dibaca dan dipahami oleh pembeli karena sudah terstruktur dengan baik.
Terima Kasih Sudah Membaca Tentang Apa Itu Invoice
Sudah siap untuk menggunakan invoice untuk bisnis kamu sendiri? Ingat bahwa dengan melakukan pengiriman invoice, kamu bisa memastikan bahwa kamu akan dibayar dengan benar dan tepat waktu. Semoga artikel ini bermanfaat untuk membantu kamu memahami dan menerapkan penggunaan invoice dengan baik. Jangan ragu untuk berkunjung kembali ke situs kami untuk artikel-artikel menarik lainnya seputar bisnis dan teknologi. Sampai jumpa lagi!