Sudah sering mendengar istilah deskripsi pekerjaan, tapi masih bingung dengan apa itu deskripsi pekerjaan? Jangan khawatir, artikel ini akan membantu kamu untuk memperjelas definisi dan fungsi dari deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan merujuk pada dokumen tertulis yang memuat informasi terkait tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh karyawan untuk memenuhi kebutuhan suatu posisi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Deskripsi pekerjaan merupakan bagian penting dari proses pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya deskripsi pekerjaan, perusahaan dapat merancang rekrutmen, seleksi, dan pengembangan karyawan secara lebih efektif dan efisien. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga membantu karyawan untuk memahami tugas dan tanggung jawab yang harus diemban serta memperjelas harapan dan standar kinerja dari perusahaan.
Proses pembuatan deskripsi pekerjaan melibatkan banyak pihak, seperti manajemen, HRD, dan karyawan yang menempati posisi tersebut. Tujuan dari pembuatan deskripsi pekerjaan adalah untuk menciptakan transparansi, konsistensi, dan akuntabilitas dalam tugas dan tanggung jawab yang harus diemban. Jadi, jangan meremehkan pentingnya deskripsi pekerjaan dalam menjalankan operasi perusahaan yang lebih baik dan efisien.
Pengertian Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan atau job description merujuk pada dokumen tertulis yang menjelaskan tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan persyaratan yang terkait dengan posisi pekerjaan di suatu perusahaan. Dokumen ini biasanya digunakan oleh pihak manajer sumber daya manusia dan karyawan yang ingin melakukan perubahan karir atau aplikasi pekerjaan baru.
Deskripsi pekerjaan membantu perusahaan dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja yang spesifik, menyeleksi pelamar yang sesuai, dan membantu karyawan dalam memahami tanggung jawab mereka.
Komponen Deskripsi Pekerjaan
- Informasi tentang perusahaan
- Judul posisi dan secara singkat menyatakan tugas pokok dan tanggung jawab
- Persyaratan pendidikan, keterampilan, dan pengalaman yang terkait dengan posisi tersebut
- Jumlah jam kerja dan waktu bekerja
- Deskripsi lingkungan kerja dan kondisi kesehatan
- Gaji dan manfaat lain yang terkait dengan posisi tersebut
Manfaat Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan memiliki beberapa manfaat seperti:
- Membuat karyawan memahami tugas dan kewajiban mereka
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja
- Membantu organisasi dalam menyusun struktur pekerjaan yang jelas dan terstruktur
- Membantu manajer sumber daya manusia untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja yang spesifik
- Membantu manajemen dalam menggelar pelatihan dan pengembangan karyawan
Cara Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Baik
Agar deskripsi pekerjaan efektif, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Deskripsi harus jelas dan terperinci
- Tujuan posisi harus dinyatakan dengan jelas
- Tugas yang terkait dengan posisi harus dijelaskan secara terperinci
- Memperhatikan persyaratan pendidikan, keterampilan, dan pengalaman yang terkait dengan posisi tersebut
- Mendeteksi kebutuhan tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh organisasi
| Keuntungan Membuat Deskripsi Pekerjaan Yang Bagus | Kerugian Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Buruk |
|---|---|
| Proses rekrutmen yang lebih efektif dan efisien | Karyawan baru yang mungkin tidak sesuai dengan posisi tersebut |
| Tanggung jawab dan wewenang yang jelas | Kinerja yang buruk karena karyawan tidak memahami tugas mereka |
| Peningkatan produktivitas kerja | Karyawan dengan kinerja buruk karena tidak memahami harapan dari organisasi |
| Peningkatan kualitas kerja | Biaya dan waktu yang terbuang dalam perekrutan dan pelatihan karyawan baru |
Membuat deskripsi pekerjaan yang baik membantu organisasi dalam mengembangkan karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan kewajiban mereka sebelum mulai bekerja, dan membantu mereka mengetahui kesempatan untuk pengembangan karir.
Fungsi Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah gambaran tugas, tanggung jawab, dan kriteria yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan tertentu di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Deskripsi pekerjaan sangat penting untuk memastikan setiap anggota tim memahami tugas yang dilakukan dan tanggung jawab yang diemban. Berikut adalah fungsi-fungsi dari deskripsi pekerjaan:
- Menjelaskan tugas dan tanggung jawab
- Memastikan konsistensi dan standar kualitas
- Mengidentifikasi kualifikasi dan keahlian yang diperlukan
Deskripsi pekerjaan membantu dalam memperjelas tugas dan tanggung jawab setiap posisi pekerjaan. Hal ini dapat menghindarkan terjadinya tumpang tindih tugas antar anggota tim dan menjaga agar setiap orang fokus pada pekerjaannya masing-masing.
Deskripsi pekerjaan membantu dalam memastikan konsistensi pekerjaan dan standar kualitas. Setiap anggota tim harus mengetahui apa yang diharapkan darinya dan kriteria penilaian yang digunakan. Dengan demikian, mereka dapat memastikan bahwa setiap tugas yang diselesaikan memenuhi standar yang ditetapkan.
Deskripsi pekerjaan membantu dalam mengidentifikasi kualifikasi dan keahlian yang diperlukan untuk posisi tertentu. Ini memastikan bahwa organisasi atau perusahaan hanya merekrut orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi tersebut.
Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Penulisan Deskripsi Pekerjaan
Menulis deskripsi pekerjaan tidak semudah memilih tugas dan tanggung jawab. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan agar deskripsi pekerjaan dapat memberikan gambaran yang akurat dan efektif:
- Klarifikasi dan spesifikasi tugas
- Penekanan pada hasil
- Penggunaan bahasa yang jelas dan mudah dipahami
Deskripsi pekerjaan harus menjelaskan tugas yang spesifik dan jelas. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga harus menyebutkan alasan mengapa tugas tersebut perlu dilakukan.
Deskripsi pekerjaan harus menekankan pada hasil yang diharapkan. Hal ini dapat membantu dalam meningkatkan motivasi dan fokus anggota tim.
Deskripsi pekerjaan harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak ambigu. Hindari mengggunakan jargon atau terminologi teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh seluruh anggota tim.
Contoh Deskripsi Pekerjaan
Contoh di bawah ini adalah deskripsi pekerjaan untuk posisi Human Resources Manager:
| Tugas | Tanggung Jawab | Kualifikasi |
|---|---|---|
| Melakukan rekrutmen karyawan | Menentukan kebutuhan tenaga kerja, menulis iklan lowongan kerja, melakukan seleksi awal, mengatur jadwal wawancara dan menjalankannya, menjalankan proses onboarding dan orientasi | Sarjana Psikologi atau Management Sumber Daya Manusia, memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang yang sama, mampu bekerja dengan target dan deadline yang ketat |
| Mengelola payroll dan kesejahteraan karyawan | Memastikan gaji karyawan dibayarkan tepat waktu, mengatur program kesejahteraan karyawan seperti asuransi kesehatan dan asuransi jiwa, mengatasi masalah-masalah terkait tunjangan karyawan | Sarjana Keuangan atau Manajemen SDM, memiliki pengetahuan tentang peraturan dan kebijakan terkait gaji dan tunjangan, mampu menggunakan software payroll dan menghitung pajak |
| Melakukan evaluasi kinerja karyawan | Mendesain dan menyelenggarakan program evaluasi kinerja, memberikan umpan balik dan membantu dalam penyusunan rencana pengembangan karyawan | Sarjana Psikologi atau Management Sumber Daya Manusia, memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang yang sama, mampu melaksanakan penilaian kinerja yang obyektif dan memahami teknik-teknik pemberian umpan balik |
Dalam contoh tersebut, deskripsi pekerjaan memberikan gambaran tugas dan tanggung jawab, serta kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi Human Resources Manager. Dengan deskripsi pekerjaan yang jelas dan komprehensif, organisasi atau perusahaan dapat memastikan bahwa mereka merekrut orang yang tepat dan mengelola setiap pekerjaan dengan efektif.
Jenis-jenis Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah ringkasan tugas penting dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seorang karyawan yang membantunya dalam memenuhi tujuan perusahaan. Ada berbagai jenis deskripsi pekerjaan yang dapat digunakan dalam beberapa konteks organisasi, berikut ini adalah beberapa di antaranya:
- Deskripsi Pekerjaan Fungsional: Merupakan deskripsi pekerjaan yang paling umum dan memberikan detail tentang fungsi pekerjaan dalam perusahaan.
- Deskripsi Pekerjaan Tugas: Merupakan deskripsi yang melibatkan spesifikasi tugas-tugas khusus yang harus dijalankan oleh seorang karyawan, serta tugas lain yang terkait.
- Deskripsi Pekerjaan Kualifikasi: Merupakan deskripsi yang memfokuskan pada keahlian dan kualifikasi pelamar yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menentukan kandidat terbaik untuk pekerjaan tersebut.
Deskripsi Pekerjaan Fungsional
Deskripsi pekerjaan fungsional termasuk deskripsi pekerjaan yang paling umum digunakan oleh perusahaan. Deskripsi ini memberikan rincian tentang fungsi pekerjaan yang harus dijalankan oleh karyawan dan tugas-tugas mereka dalam organisasi. Deskripsi pekerjaan fungsional menggambarkan tanggung jawab, tugas dan wewenang secara rinci. Deskripsi pekerjaan fungsional umumnya mencakup:
- Nama Jabatan
- Judul Pekerjaan
- Ikhtisar Pekerjaan
- Tanggung Jawab Utama
- Tugas Harian Standar
- Persyaratan Kualifikasi
- Pelatihan dan Pengembangan
| Judul Pekerjaan | Ikhitsar Pekerjaan | Tanggung Jawab Utama |
|---|---|---|
| Manager Pemasaran | Menjaga hubungan dengan klien, Meningkatkan penjualan, dan Mengembangkan strategi pemasaran |
|
Deskripsi pekerjaan fungsional harus selalu diperbarui dan ditingkatkan untuk memastikan bahwa deskripsi tersebut selalu mencakup perubahan-perubahan yang terjadi dan kesesuaian dengan prioritas bisnis terbaru. Hal ini juga dapat membantu dalam menarik karyawan berkualitas tinggi dan memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari kinerja karyawan.
Proses Pembuatan Deskripsi Pekerjaan
Proses pembuatan deskripsi pekerjaan adalah salah satu tahapan penting dalam manajemen sumber daya manusia. Deskripsi pekerjaan menjadi dasar bagi perusahaan dalam merekrut karyawan dan menentukan standar kinerja yang harus dipenuhi oleh karyawan. Berikut adalah proses lengkap dalam membuat deskripsi pekerjaan.
- Identifikasi Kebutuhan Pekerjaan
- Mendefinisikan Tugas dan Tanggung Jawab
- Menyusun Rincian Kualifikasi
Proses pertama adalah mengenali kebutuhan pekerjaan yang akan dideskripsikan. Hal ini meliputi memahami jenis pekerjaan, tanggung jawab, keterampilan, dan pengetahuan yang dibutuhkan.
Setelah kebutuhan pekerjaan dipahami, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan tugas dan tanggung jawab yang akan diemban oleh pekerja. Hal ini harus dicantumkan secara jelas dan terperinci.
Setelah tugas dan tanggung jawab terdefinisi, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar kualifikasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Kualifikasi meliputi pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang wajib dimiliki oleh calon karyawan.
Selanjutnya, deskripsi pekerjaan harus disusun dalam format yang mudah dimengerti dan memuat informasi terperinci tentang tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Adapun format yang umum digunakan adalah tabel yang terdiri dari kolom-kolom sebagai berikut:
| Tugas | Tanggung Jawab | Kualifikasi |
|---|---|---|
| Contoh tugas | Contoh tanggung jawab | Contoh kualifikasi |
| Contoh tugas | Contoh tanggung jawab | Contoh kualifikasi |
Jika deskripsi pekerjaan telah dihasilkan, pastikan untuk sering melakukan evaluasi dan penyesuaian sesuai dengan perkembangan bisnis. Pembaruan deskripsi pekerjaan secara teratur akan membantu memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab mereka di lingkungan kerja yang selalu berubah.
Keuntungan Membuat Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan dapat memberi banyak keuntungan bagi perusahaan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari membuat deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut:
- Memudahkan Seleksi Karyawan
- Dengan adanya deskripsi pekerjaan yang jelas, perusahaan dapat memilih karyawan yang tepat dan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Hal ini dapat mengurangi kesalahan dalam merekrut karyawan yang kurang sesuai dengan pekerjaan yang tersedia.
- Menentukan Gaji yang Tepat
- Dengan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus ditangani oleh karyawan, perusahaan dapat menentukan gaji yang tepat untuk posisi tersebut. Hal ini membantu perusahaan menghindari underpay atau overpay pada karyawan.
- Meningkatkan Efisiensi Pekerja
- Dengan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus ditangani, karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien dan produktif. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai target yang ditentukan dengan lebih mudah.
Untuk mendapatkan keuntungan tersebut, perusahaan harus membuat deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci. Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan untuk posisi Marketing:
| Tugas | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Mendesain strategi pemasaran | Menetapkan target pasar, melakukan riset pasar, dan mengembangkan kampanye pemasaran yang efektif |
| Mengkoordinasikan tim marketing | Memimpin tim marketing, membagi tugas, dan memastikan semua anggota tim bekerja dengan efektif |
| Mengelola anggaran pemasaran | Membuat anggaran pemasaran, mengontrol pengeluaran, dan menyusun laporan keuangan pemasaran |
Dengan membuat deskripsi pekerjaan yang seperti contoh di atas, perusahaan dapat memberikan panduan yang jelas bagi karyawan dan mendapatkan keuntungan dari efisiensi kerja dan seleksi karyawan yang tepat.
Hubungan Deskripsi Pekerjaan dengan Manajemen Sumber Daya Manusia
Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen sumber daya manusia. Hal ini karena deskripsi pekerjaan dapat membantu karyawan dalam memahami tugas dan tanggung jawab mereka di perusahaan. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga membantu manajemen dalam memilih karyawan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang tertera dalam deskripsi pekerjaan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diketahui tentang hubungan deskripsi pekerjaan dengan manajemen sumber daya manusia.
- Memudahkan dalam Proses Seleksi Karyawan
- Memudahkan dalam Proses Evaluasi Kinerja Karyawan
- Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Deskripsi pekerjaan dapat membantu manajemen dalam memilih karyawan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang tertera dalam deskripsi pekerjaan. Dengan adanya deskripsi pekerjaan, manajemen bisa lebih mudah dalam menyeleksi karyawan yang memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang tertera dalam deskripsi pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu dalam proses evaluasi kinerja karyawan. Manajemen dapat membandingkan kinerja karyawan dengan tugas dan tanggung jawab yang tertera dalam deskripsi pekerjaan. Dengan memperhatikan hal ini, manajemen bisa mengetahui apakah karyawan sudah menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik atau harus ada perbaikan dalam pelaksanaannya.
Dengan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang tertera dalam deskripsi pekerjaan, karyawan bisa lebih fokus dan berkonsentrasi dalam menjalankan tugasnya. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan karena mereka sudah memiliki panduan yang jelas dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Contoh Deskripsi Pekerjaan
Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan untuk posisi HR Generalist di perusahaan XYZ:
| Tugas | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Mengatur dan melaksanakan rekrutmen | Menjalankan proses seleksi karyawan dengan memastikan kualifikasi dan skill yang dibutuhkan, kerjasama dengan tim untuk seleksi yang efektif |
| Program Manajemen Talenta | Menjalin kerjasama dengan leader dalam perusahaan, mengatur program pelatihan dan pengembangan untuk karyawan, membantu karyawan dalam pengembangan karir |
| Pengaturan Kebijakan Sumber Daya Manusia | Mengatur dan menyebarkan kebijakan perusahaan terkait sumber daya manusia, membantu pemahaman dan pengawasan kebijakan perusahaan oleh karyawan. |
Dari contoh deskripsi pekerjaan di atas, dapat dilihat bahwa deskripsi pekerjaan memberikan panduan yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh karyawan posisi HR Generalist di perusahaan XYZ.
Contoh Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah serangkaian tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seseorang dalam suatu posisi di perusahaan atau organisasi. Dalam menciptakan deskripsi pekerjaan, biasanya dilakukan sebuah analisis pekerjaan untuk menentukan tugas-tugas apa saja yang harus dikerjakan. Berikut adalah beberapa contoh deskripsi pekerjaan yang bisa memberikan gambaran tentang bagaimana sebuah deskripsi pekerjaan dibuat.
-
Posisi: Sales Executive
Tanggung Jawab:- Mengembangkan strategi penjualan untuk meningkatkan pemasaran produk
- Memperluas jaringan pelanggan dengan melakukan kunjungan ke klien secara rutin
- Melakukan presentasi produk dan memberikan saran yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan
- Menjalin kerja sama yang baik dengan departemen internal, khususnya dengan tim produksi dan distribusi
-
Posisi: Content Writer
Tanggung Jawab:- Menulis dan mengedit konten website dan media sosial
- Mengembangkan ide-ide konten baru untuk meningkatkan popularitas website
- Menjaga konsistensi gaya dan penggunaan kata kunci pada setiap konten yang dihasilkan
- Bekerja sama dengan tim desain grafis untuk mengembangkan gambar dan video yang sesuai dengan konten yang dibuat
-
Posisi: IT Support
Tanggung Jawab:- Memberikan dukungan teknis untuk berbagai jenis perangkat keras dan lunak yang digunakan di perusahaan
- Menganalisis dan memecahkan masalah teknis yang berhubungan dengan jaringan dan sistem
- Memastikan keamanan data perusahaan melalui backup rutin dan kontrol akses
- Memberikan pelatihan teknis untuk pengguna di perusahaan
Tabel Deskripsi Pekerjaan
| Posisi | Tanggung Jawab | Kualifikasi |
|---|---|---|
| Manager Keuangan | Mengelola dan melaporan keuangan perusahaan | Sarjana keuangan atau akuntansi, pengalaman minimal 5 tahun di bidang keuangan |
| Analyst Pemasaran | Membuat salinan iklan dan penelitian perilaku konsumen | Sarjana pemasaran, statistik, atau bidang terkait, keterampilan analitis yang kuat |
| Supervisor Produksi | Mengawasi pemeliharaan fasilitas produksi dan memimpin tim produksi | Pengalaman minimal 3 tahun di bidang manufaktur, keterampilan kepemimpinan yang kuat |
Dalam pembuatan deskripsi pekerjaan, penting untuk mempertimbangkan tugas dan tanggung jawab yang tepat, kemampuan yang diperlukan, dan karakteristik personal yang bisa membuat seseorang sukses dalam posisi tersebut. Deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik dapat membantu perusahaan menarik kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan memastikan bahwa karyawan baru memahami apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja.
Terima Kasih Telah Membaca!
Itulah apa yang bisa kami sampaikan mengenai deskripsi pekerjaan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda yang sedang mencari pekerjaan atau ingin mengetahui lebih lanjut mengenai suatu pekerjaan tertentu. Jangan lupa kunjungi kembali situs kami untuk mendapatkan informasi menarik lainnya seputar karir dan dunia kerja. Salam sukses!